RÓWNIEŻ NA BLOGU:

Bilans godzin, który pozwala określić poziom pracochłonności poświęconej dotychczas na projekt, jest jednym z elementów niezbędnych do prowadzenia prawidłowego nadzoru nad realizacją projektu. Podkreślam jednak po pierwsze, że nie jedynym i po drugie, jest parametrem bardzo istotnym tylko w takich sytuacjach, w których w relacji z inwestorem projektant decyduje się wziąć odpowiedzialność za wykonanie w dużej mierze, ale nie w całości, dookreślonego zadania projektowego, za co otrzyma kreśloną w umowie kwotę. Jest to forma ryczałtu w relacji z inwestorem i bez względu na to ile będzie kosztowało wykonanie prac projektowych, to generalnie wynagrodzenie (poza oczywistymi przypadkami rozszerzenia zakresu) pozostanie niezmienne. Pozornie osoba czytająca ten wpis i realizujące prace projektowe w oparciu o cykliczne raporty godzinowe może uznać, że w treści nie znajdzie nic interesującego, ale to przedwczesna konkluzja.

Często spotykam się z tym, że elastyczne przechodzenie z wymiaru godzinowego na finansowy stanowi problem. Praca projektowa, która finalnie zawsze sprowadza się do poświęcenia czasu przez inżynierów używających specjalistycznych programów komputerowych i wykonujących dodatkowe czynności angażujące ich czas jak na przykład inwentaryzacje, wizje lokalne itp. może być przedstawiana zawsze z dwóch perspektyw, perspektywy finansowej, w której dążymy do tego by strumień przychodów przewyższał wydatki i perspektywy godzinowej, w której zaplanowana ilość godzin stanowi punkt odniesienia w trakcie realizacji projektu i jest w sposób ciągły porównywana z bieżącym zużyciem godzin pracowników realizujących prace projektowe.

Kontynuując rozważania o kwestiach podstawowych muszę wspomnieć także o kwestii pomiaru zaawansowania merytorycznego realizowanych prac. Czy zaraportowanie w narzędziu do zbierania godzin połowy godzin jakie miał do dyspozycji projektant oznacza automatycznie, że wykonana zastała połowa zakresu opracowania i czy po upływie takiego samego czasu w jakim zaraportowano pierwszą połowę dostępnych godzin projekt zostanie zakończony? Czy analogicznie to wygląda po stronie finansowej? Czy zafakturowanie połowy wartości umowy oznacza, że połowa projektu została zakończona? Wiem, że wszystko jest możliwe i mogę sobie wyobrazić sytuację, w której jakiś projektant będzie tkwił w błędnym przekonaniu, że zaraportowanie połowy godzin to wykonanie połowy zakresu projektu, jednak w drugim przypadku, grono managerów firm projektowych, którzy będą zdania, że zafakturowanie połowy wartości kontraktu jest tożsame z wykonaniem połowy pracy będzie zapewne większe. Oczami wyobraźni już widzę długie listy rysunków z pieczołowicie potworzonymi wagami, powiązane w pakiety lub tomy, których przekazanie określane jest mianem kamieni milowych i stanowi uwidocznione w harmonogramie rzeczowo finansowym powiązanie z kolejnymi płatnościami. Tego typu modele nie odzwierciedlają rzeczywistości, są jedynie kompromisem pomiędzy rozbieżnymi oczekiwaniami projektantów i inwestorów odnoście kwot i terminów płatności. To element gry, którego skuteczności nie kwestionuję, wskazuję jednak, że nie ma on zbyt wiele wspólnego z rzeczywistym zaawansowaniem prac projektowych poza krótkimi okresami występującymi najczęściej jakiś czas po dokonaniu zapłaty kolejnej raty przez inwestora (który z definicji powinien generalnie przedpłacać wykonanie prac projektowych), kiedy to wartość procentowa zaawansowania finansowego jest równa  wartości procentowej zaawansowania merytorycznego (a dokładniej odchylenie między tymi wartościami jest pomijalne).

W treści wspomniałem dotychczas o trzech parametrach, procentowe zaawansowanie finansowe, procentowe zaawansowanie godzinowe i procentowe zaawansowanie merytoryczne. Jedyną prawidłową metodą zarządzania firmą projektowa, portfelem projektów i każdym projektem jest równoległa, jednoczesna i ciągła ocena wszystkich trzech wspomnianych wyżej parametrów. Monitorowanie budżetu godzinowego, uzupełnionego dodatkowo o prognozy pracochłonności pozwala na projekcję przyszłości w ujęciu terminowym i wykrycie z odpowiednim wyprzedzeniem wszystkich sytuacji, w których nie tylko budżety godzinowe, ale w konsekwencji także i terminy realizacji zadań są zagrożone. Skoncentrowanie się jednak tylko i wyłącznie na godzinach niesie z sobą albo zagrożenie utracenie aspektu finansowego, bo przecież godzina pracy wysoko wykfalifikowanego i świetnie opłacanego eksperta ma inny wpływ na wynik finansowy projektu niż godzina asystenta, to bardzo trywialny ale jednocześnie oczywisty przykład, który oddaje istotę sprawy. Myśląc o zaawansowaniu merytoryczny, od razu pojawia się okazja do akademickiej dyskusji o tym jak właściwie określać procentowe zaawansowanie merytoryczne, kto ma to robić i że w sumie, to jest to bardzo subiektywna kwestia. W Wayman mamy autorskie rozwiązanie tego problemu, dedykowane dla sektora firm projektowych, chętnie o tym porozmawiamy w trakcie wdrożenia, natomiast w tym wpisie chciałbym stwierdzić tylko, jeszcze raz i bardzo zdecydowanie, że monitorowanie wszystkich trzech typów zaawansowania procentowego (merytorycznego, finansowego, godzinowego) uzupełnione o nadzór nad planowanymi i rzeczywistymi terminami rozpoczęcia i zakończenia realizacji zadań przez pracowników, dostosowaną do rzeczywistości firm projektowych kontrolą jakości i analizą wpływu delegowanych pracownikom zadań na ich globalne obciążenie i realne możliwości wykonywania pracy to w dzisiejszych czasach podstawa funkcjonowania firmy projektowej.

Przez wiele lat gromadzenie danych ich przetwarzanie i analizowanie było na tyle pracochłonne, że powstawały liczne metody i modele pozwalające na przedstawianie wyniku firmy i poszczególnych projektów w uproszczony sposób. Dzisiaj, dostępne narzędzia i systemy umożliwiają monitorowanie rzeczywistości w sposób ciągły. Oczywiście, jeśli jest to konieczne, na przykład z uwagi na wrażliwość danych,  obraz sytuacji na projektach może zostać zanimizowany (możemy używać stawek średnich, lub udostępnić dostęp do wybranych danych tylko dla wybranej grupy użytkowników, istotne jest jednak to, by osoby realizujące swoje zadania uzyskiwały z systemu wiarygodne dane, które są przedstawiane w zrozumiały i przejrzysty sposób, tak by łatwiej było zorientować się w sytuacji i podejmować decyzje mając komplet informacji. Dedykowana dla sektora projektowo-inżynierskiego metodologia Wayman umożliwia bardzo elastyczne zbudowanie dopasowanego do rzeczywistości poszczególnych sektorów inżynierii i partykularnych potrzeb firm, które mogą być rozbieżne w poszczególnych jednostkach organizacyjnych. Inne cele i sposoby zarzadzania pracą ma zespół nadzoru, inne dział R&D, inny architekt projektujący obiekty kubaturowe, a inny wielobranżowy zespół projektujący obiekty infrastrukturalne, liniowe albo przemysłowe.

Dla wielu klientów, z racji wieloletniego doświadczenia Wayman, możemy rekomendować i dostarczać rozwiązania typu „plug and play”, w których system w 80-90% swojej docelowej funkcjonalności jest dostępny od pierwszego dnia i zadania wdrożeniowe sprowadzają się do „doszlifowania” szczegółów, integracji z systemami księgowymi, konfiguracji raportów i powiadomień lub zaspokojenia zupełnie nietypowych potrzeb, zazwyczaj w obszarze sprawozdawczym. Ta opcja dotyczy zazwyczaj firm skoncentrowanych na konkretnej branży, firm konstrukcyjnych, wyspecjalizowanych w projektowaniu fasad, instalacji, architektów. W większych przedsiębiorstwach, w których funkcjonują równolegle różne sektory przemysłu i wiele branż o zróżnicowanej specyfice rekomendujemy przeprowadzanie analiz przedwdrożeniowych,  których efektem jest nie tyle zrozumienie procesu i przygotowanie specyfikacji technicznej, bo to jest niejako produktem ubocznym analizy, ale dokładne zobrazowanie tego w jaki sposób potrzeby użytkowników w poszczególnych zespołach będą zaspokojone i ocena przez firmę, czy rozwiązanie to przyniesie zyski przekraczające nakłady na wdrożenie i utrzymanie oprogramowania. Nasze doświadczenia pokazują, że przeprowadzenie w każdym przypadku, w którym nie ma pewności co do zasadności wdrożenia rozwiązania plug and play wykonanie analizy przedwdrożeniowej jest wskazane i przynosi bardzo dobre rezultaty dla wszystkich stron zaangażowanych we wdrożenie.

Autor: Piotr Bilon

Projekt i realizacja Spectrum Marketing | 2023 Wszelkie prawa zastrzeżone.

Poznaj system Wayman

Social media

Kontakt

email: contact@wayman.pl

telefon: +48 882 907 648

Wayman Sp. z o.o.

ul. Piotra Skargi 14/2, Gdynia

ul. Pawia 9, piętro 1, Kraków (Biurowiec High5ive)