RÓWNIEŻ NA BLOGU:
Cyfryzacja nie gryzie: mity, które blokują rozwój firm projektowych.
Bardzo szybko zbliżający się koniec lata i szybko mijające, w tym intensywnym czasie dni, przypominają mi o tym, że zdecydowanie zbyt długo wymyślam kolejne wyzwanie. Idzie mi to dość opornie, bo chcę by było ono czymś nietuzinkowym i wyjątkowym. Nakładając na siebie takie wymagania sprawiłem, ze wymyślenie wyzwania stało się wyzwaniem samym w sobie. Myślę, do podobnego paradoksu może dochodzić w firmach projektowych, które rozważają inwestycje w cyfryzację i digitalizację.
Często te słowa wciąż budzą emocje, zwłaszcza w firmach projektowych. Dla jednych to szansa na uporządkowanie chaosu, dla innych – wizja kosztownych wdrożeń, oporu pracowników i „komputera, który mówi, co mamy robić”. Tymczasem dobrze przeprowadzona cyfryzacja to po prostu zdrowy rozsądek wsparty technologią.
Kultywowane w wielu małych i średnich firmach projektowych przekonanie, że digitalizacja jest tylko dla dużych graczy to błędne podejście i najczęściej spotykany mit dotyczący całego procesu cyfryzacji. W rzeczywistości to właśnie mniejsze organizacje najbardziej odczuwają skutki chaosu informacyjnego, braku dostępu do danych czy niespójnej komunikacji między zespołami. Nowoczesne systemy nie wymagają już ogromnych budżetów ani zespołów programistów. Wdrożenie można zacząć od podstawowych funkcji, skalując narzędzie w miarę rosnących potrzeb. Zysk z uporządkowania procesów często pojawia się szybciej, niż się tego spodziewamy.
Kolejny mit rodzi obawę, że „ludzie się zbuntują”. Rzeczywiście – nikt nie lubi zmian narzucanych z góry. Ale to nie narzędzie jest problemem, tylko sposób wdrożenia. Pracownicy nie buntują się przeciwko systemowi – buntują się, gdy nie rozumieją, po co jest zmiana. W praktyce, jeśli zespół widzi, że nowe rozwiązanie ułatwia mu codzienną pracę, ogranicza zbędne raportowanie i porządkuje przepływ informacji – opór znika, ten mit łatwo obalić, jeśli prowadzi się wdrożenie ze wsparciem doświadczonych ekspertów.
Argument, że „to wszystko jest zbyt skomplikowane” to mit numer trzy na naszej liście. Przez lata przyzwyczailiśmy się, że system = projekt IT = miesiące wdrożeń, analiza procesów, testy, poprawki i opóźnienia. Tymczasem dzisiejsze narzędzia są projektowane dla użytkownika końcowego, nie dla działu IT. Mają dopasowane do potrzeb użytkowników interfejsy, gotowe szablony, a ich konfiguracja jest często łatwiejsza niż obsługa rozbudowanego Excela. Kluczem jest wybór partnera, który rozumie realia firm projektowych – nie samej technologii, ale też dynamiki pracy w zespołach inżynierskich.
Nie brakuje też głosów, że „papier i Excel wystarczą” i możemy w nich zrobić wszystko równie dobrze. Owszem, mogą wystarczać – dopóki nie pojawi się potrzeba szybkiego wglądu w dane, rozliczenia rentowności projektu, szybkiej reakcji na odchylenia lub synchronizacji kilku działów. Wtedy arkusze przestają wystarczać, a informacje się rozmywają. Cyfryzacja nie ma na celu eliminacji tego, co działa, ale uporządkowanie i automatyzację tego, co dziś kosztuje zbyt wiele czasu i nerwów.
Ostatni mit tworzą czasami powtarzane z uporem wartym lepszej sprawy stwierdzenia, że „cyfryzacja i digitalizacja to tylko moda”. Nic bardziej mylnego. Nie mówimy tu o trendzie, który przeminie – tylko o zmianie modelu pracy. Cyfrowe zarządzanie w firmach projektowych to dziś oczekiwanie klientów, standard w przetargach, przewaga konkurencyjna. Firmy, które cyfryzują się z głową, szybciej reagują, lepiej rozliczają projekty, ograniczają ryzyka i skalują się bez chaosu.
Z naszego doświadczenia wynika jedno: cyfryzacja nie gryzie. Gryzie chaos, brak przejrzystości, wieczne poszukiwanie informacji i ręczne przepisywanie danych. Technologia to nie zagrożenie – to sposób, by wrócić do merytoryki i odciążyć zespoły od niepotrzebnych zadań. Jeśli czujesz, że Twoja firma projektowa potrzebuje więcej porządku, lepszego dostępu do danych i sprawniejszej komunikacji – porozmawiajmy. Zaczniemy od małych kroków i pokażemy, że cyfryzacja może być naturalnym etapem rozwoju, a nie rewolucją, której trzeba się bać. Pomyśl o Wayman jako digitalizacja, która naprawdę działa.
autor: Piotr Bilon
Projekt i realizacja Spectrum Marketing | 2023 Wszelkie prawa zastrzeżone.
Poznaj system Wayman
Social media
Wayman Sp. z o.o.
ul. Piotra Skargi 14/2, Gdynia
ul. Pawia 9, piętro 1, Kraków (Biurowiec High5ive)