RÓWNIEŻ NA BLOGU:
Dlaczego 80% raportów w firmach projektowych to strata czasu – i jak to zmienić?
Być może jedną z najbardziej niedocenianych i jednocześnie najbardziej czasochłonnych aktywności w firmach projektowych jest raportowanie. Kierownicy projektów i nie tylko spędzają długie godziny, próbując wyciągnąć dane z Excela, porównać je z rzeczywistością i przygotować materiały, które – przynajmniej w teorii – mają wspierać podejmowanie decyzji. Tymczasem większość z tych raportów ląduje w szufladzie, jest nieczytelna dla zespołów technicznych lub zawiera dane, które… już dawno się zdezaktualizowały.
Często coś, co miało służyć lepszej kontroli i komunikacji, okazuje się stratą czasu. Warto zastanowić się na tym co można zrobić, żeby raporty naprawdę wspierały zarządzanie projektami – zamiast je tylko dokumentować? W tym wpisie przedstawię najczęściej występujące słabości raportów i zaproponuje konkretne działania, które doprowadzą do poprawy sytuacji.
Kompleksowość raportów, jest zazwyczaj ich podstawową słabością. Często są przeładowane – zawierają dziesiątki wykresów, tabelek, kolorów, które mają sprawiać wrażenie profesjonalizmu. W rzeczywistości takie przeładowanie informacyjne sprawia, że nikt nie wie, na co patrzeć. Wayman zaleca by pokazywać tylko to, co kluczowe. Próg rentowności, wykorzystanie zasobów, opóźnienia względem harmonogramu – jasne, zrozumiałe wskaźniki. Raport ma być czytelny w 60 sekund.
Jeśli źródłem danych są ręcznie uzupełniane arkusze, a każdy raport wygląda inaczej – zespoły zaczynają tracić zaufanie do systemu. Padają pytania: „Kto to wpisał?”, „Na kiedy są te dane?”, „A gdzie są nadgodziny?” Rozwiązaniem postulowanym przez Wayman jest ujednolicenie źródeł danych i automatyzacja. Dane powinny spływać bezpośrednio z systemów, których używają pracownicy – najlepiej w czasie rzeczywistym. To eliminuje chaos i podważanie raportów.
Niestety czasami projektanci tworzą raporty bo „tak trzeba” – ale niestety nikt ich nie czyta. Albo jeszcze gorzej: każdy dział tworzy własną wersję rzeczywistości. Efekt? Duplikacja pracy, różne liczby w różnych prezentacjach i brak jednego obrazu sytuacji. Geneza takiej sytuacji może być złożona, nie ma sensu przytaczać teraz historii i anegdot o raportach, które są przygotowywane, ale nikt nie wie jakie jest znaczenie poszczególnych kolumn. W metodologii Wayman raport powinien mieć jasno określonego odbiorcę i cel. Inny zestaw danych dla zarządu, inny dla kierownika projektu, inny dla działu realizacji. I co najważniejsze – wszyscy patrzą na te same, spójne dane.
W wielu firmach raporty pokazują historię, ale nie wspierają działania tu i teraz. Widzimy, że projekt jest opóźniony, ale nie wiemy, co można z tym zrobić. Widzimy, że ktoś pracował 60 godzin, ale nie wiemy, czy to dobrze czy źle. Raport musi zawierać nie tylko dane, ale też kontekst i wskazówki.
W firmach o niskiej kulturze zaufania raporty służą głównie do szukania winnych. Pracownicy uczą się więc, jak pokazać „ładne” dane, zamiast jak realnie poprawiać wyniki. To zabija szczerość i utrudnia rozwój organizacji. Raport powinien być traktowany jako lustro, nie jako bat lub przyznanie się do winy. Ma pomóc zrozumieć, co działa, a co nie – bez szukania kozłów ofiarnych. W połączeniu z systemem, który wspiera transparentność i feedback, raport staje się narzędziem wzrostu.
W firmach, które naprawdę skutecznie zarządzają projektami, raportowanie to nie osobny proces, tylko naturalna część codziennej pracy. Kluczowe informacje są dostępne na bieżąco – w postaci dashboardów, alertów, prostych wizualizacji. Dane są zawsze aktualne, zrozumiałe i… używane. To nie Excel tworzony w pocie czoła raz w tygodniu – tylko żywy system informacji, który pozwala reagować szybciej niż konkurencja.
Jeśli dzisiejszy wpis powoduje refleksje i zainteresowanie podpowiadamy jak zacząć:
- Zmapuj obecne raporty – co jest robione, dla kogo, jak długo to trwa.
- Zidentyfikuj kluczowe wskaźniki – KPI, które naprawdę wpływają na sukces projektu.
- Zautomatyzuj zbieranie danych – połącz źródła, wyeliminuj ręczne kopiowanie.
- Zbuduj jeden wspólny obraz sytuacji – dla wszystkich działów i szczebli.
- Włącz zespół – pokaż, że raporty są dla nich, a nie przeciwko nim.
Możesz to zrobić samodzielnie, jeśli jednak chcesz zobaczyć, jak mogłoby to wyglądać w Twojej firmie po wdrożeniu Wayman to napisz do nas – pokażemy Ci system, który zmienia raportowanie w narzędzie realnego zarządzania projektami.
autor: Piotr Bilon
Projekt i realizacja Spectrum Marketing | 2023 Wszelkie prawa zastrzeżone.
Poznaj system Wayman
Social media
Wayman Sp. z o.o.
ul. Piotra Skargi 14/2, Gdynia
ul. Pawia 9, piętro 1, Kraków (Biurowiec High5ive)