RÓWNIEŻ NA BLOGU:
Będąc początkującym projektantem miałem mgliste wyobrażenie o tym skąd biorą się w firmie zlecenia i jakie działania są podejmowane w celu zapewnienia ciągłości zleceń. Dziś gdy moim narzędziem pracy jest system zarządzania firmą projektową, który służy do zwiększania efektywności procesu projektowego, rozmawiając z potencjalnymi użytkownikami systemu Wayman odnoszę wrażenie, że proces ofertowania i kontraktacji jest realizowany w bardzo luźny sposób. Jest to zaskakujące, bo ofertowanie i kontraktacja jest kluczowym elementem działalności każdej firmy projektowej. Rzetelne zarządzanie tym procesem może znacząco wpłynąć na sukces firmy, przyczyniając się do pozyskania lukratywnych kontraktów oraz zadowolenia klientów, beztroska w tym obszarze może doprowadzić do bardzo destrukcyjnych konsekwencji.
Często kontraktacja i pozyskiwanie zleceń w firmach projektowych jest zadaniem właścicieli, to ich osobiste kontakty, relacje z partnerami i klientami, osobista marka, doświadczenie i kreatywność sprawiają, że zlecenia trafiają do ich firmy. Oczywiście człowiek działający jak magnes na lukratywne zlecenia to osoba godna podziwu, jeśli rzeczywiście właśnie nieprzeciętny talent, smak i styl właściciela jest czynnikiem przesądzającym o wyborze projektanta, to często firmy takie mają obiektywny problem ze skalowaniem biznesu, gdyż stojącego na jej czele człowieka nie da się sklonować, jednocześnie proces kontraktacji i ofertowania jest ograniczony fizycznymi możliwościami lidera. Znakomita większość firm projektowych uzyskuje przewagę konkurencyjną dzięki sprawnym systemowym realizacji prac projektowych reputacji firmy, a nie znaczeniu osobistej marki jej pracowników. To sytuacja bardzo dobra zarówno dla pracowników jak i dla właścicieli firmy, bo tworzy jej obiektywną wartość, która może rosnąć i rozwijać się w oderwaniu od osoby założyciela.
Kluczowe w budowie każdego obszaru systemu zarządzania firmą projektową jest poznanie dobrych praktyk stanowiących fundament sukcesu innych organizacji o ich ciągłe doskonalenie. Mamy nadzieję, że ten artykuł będzie inspiracją do pochylenia się na obecnym przebiegiem procesu ofertowania i kontraktacji w firmie projektowej i zainicjuje kolejne kroki w ich ulepszaniu, bo jako projektanci często skupiamy się na kreatywnej stronie naszej pracy, jednak równie ważne jest dokładne przygotowanie oferty. Oto, na co warto zwrócić uwagę:
Szczegółowe przygotowanie oferty.
Wstępne badanie inwestora.
Nie zapominaj o przeprowadzeniu wstępnego badania inwestora. Pozwoli to lepiej zrozumieć jego potrzeby i oczekiwania, a także ocenić, czy współpraca będzie korzystna dla obu stron:
Jasna i skuteczna komunikacja.
Komunikacja jest kluczowa na każdym etapie procesu ofertowania i kontraktacji. Oto kilka wskazówek:
Analiza i wybór strategii ofertowania.
Każdy projekt wymaga indywidualnego podejścia. Wybór odpowiedniej strategii ofertowania może znacząco wpłynąć na sukces:
Negocjacje kontraktu.
Negocjacje są kluczowym etapem, który wymaga szczególnej uwagi. Fundmentalne wskazówki dla tej fazy przedstawiamy ppniżej:
Monitorowanie realizacji kontraktu.
Podpisanie kontraktu to dopiero początek. Aby projekt przebiegał zgodnie z planem, konieczne jest bieżące monitorowanie:
Zrozumienie i skuteczne zarządzanie procesem ofertowania i kontraktacji to klucz do sukcesu każdej firmy projektowej. Jako projektanci, musimy docenić wagę tego procesu, aby móc efektywnie pozyskiwać nowe projekty i zadowalać inwestorów. Mam nadzieję, że te dobre praktyki pomogą wam w osiągnięciu sukcesu w waszych projektach.
Autor: Piotr Bilon
Projekt i realizacja Spectrum Marketing | 2023 Wszelkie prawa zastrzeżone.
ul. Piotra Skargi 14/2, Gdynia
ul. Pawia 9, piętro 1, Kraków (Biurowiec High5ive)