Jak delegować zadania w projektowych firmach inżynierskich?

Ten wpis jest kontynuacją wcześniejszego wpisu mówiącego o tym jak zacząć definiowanie projektów i czego unikać w trakcie budowania WBS https://www.blog.wayman.pl/post/jak-zaczac-definiowanie-projektow-i-czego-unikac , w tym wpisie opowiem o kolejnym kroku, czyli delegowaniu zadań.

Delegowanie zadań, czyli przekazywanie pracownikowi informacji o pracy jaką ma do wykonania wydaje się być prostą czynnością. Myślę, że nie ma potrzeby tutaj rozwijać tematu uzasadniającego użycie w tym celu narzędzi informatycznych, które między innymi pozwalają udokumentować ten proces. Chciałbym jednak zwrócić uwagę na to, że niewłaściwie stosowane narzędzia mogą czynić proces delegowania zadań pracochłonnym dla osoby delegującej zadania, która staje się „wąskim gardłem” procesu. W takich sytuacjach pracownicy realizują pracę nie mając przydzielonych zadań lub oczekują na przydzielone zadania. Jak zatem uniknąć wąskich gardeł w procesie definicji i delegowania zadań?

Delegowanie uprawnienia do stworzenia zadania.

Najprostszy i ekstremalnie skuteczny sposób rozwiązujący problem „wąskich gardeł” to delegowania zadania razem z prawem do jego utworzenia. Komunikat wygląda następująco: „Proszę w tym tygodniu wykonać model BIM stacji uzdatniania wody nr 10, proszę w tym celu założyć sobie zadanie o numerze 1130-01 w projekcie nr 1130, w etapie Projekt Budowlany. Tytuł zadania Stacja UZW-10, budżet 40 godzin, termin realizacji od dzisiaj do końca tygodnia.” Taka informacja może zostać przekazana przez dowolną platformę komunikacyjną. Dzięki takiemu rozwiązaniu oczywiście przekazujemy kompetencje i odpowiedzialność za utworzenie zadania do pracownika, ale proces przebiega znacząco szybciej, bo informacje o zadaniu można nawet przekazać ustnie, szczególnie często jest to praktykowane w przypadku tzw. „wrzutek” czyli zadań, które pojawiają się nagle jako pilne do wykonania.

Delegowanie zadań musi być proste.

System informatyczny może przewidywać realizację rozbudowanego procesu delegowania zadań, w którym to weryfikowane są obciążenia pracowników, dokonywana jest wstępna optymalizacja, rozkładane są pomiędzy pracownikami realizującymi zadania zbiorcze godziny w sposób zróżnicowany, ale bez względu na to jakie teoretyczne benefity może przynieść taka metodologia, to zawsze musi istnieć szybka ścieżka, pozwalająca na dodawanie zadań w sposób szybki, bez konieczności realizacji lub potwierdzania pomijania pewnych kroków. Jeśli intencją użytkownika jest dodać pracownika do zadania to powinien on móc zrobić właśnie to i tylko to, tak szybko jak to tylko możliwe.

Delegowanie poprzez import danych.

Jeżeli z jakiegoś powodu, informacja o tym kto jest planowanym wykonawcą zadań została wprowadzona w innych narzędziach informatycznych, systemach do planowania projektu, arkuszach kalkulacyjnych itp. to system wspomagający zarządzanie firmą projektową powinien umożliwiać import tych danych, najczęściej odbywa się to poprzez łączenie zasobów w systemach lub właściwe określenie nazw zasobów w arkuszach kalkulacyjnych.

Automatyczne delegowanie.

Wyobraźmy sobie rozwiązanie, w którym w ogóle nie tworzymy zadań i nie przypisujemy do nich wykonawców, a mimo to projektanci mają możliwość raportować progres i alokować godziny na projekcie. Oczywiście w systemach dedykowanych do wsparcia zarządzania procesowego firmami projektowymi jest to możliwe, przy czym rozwiązanie to sprawdza się najlepiej w sytuacjach, w których zgrane zespoły realizują wspólnie początkowe fazy projektowania, jako przykład mogę podaż zespół architektów pracujących nad fazą projektu koncepcyjnego. Z zarządczego punktu widzenia, nie ma konieczności tworzyć bardziej szczegółowych zadań, więc system stworzy zadania automatycznie w sposób zgodny z konfiguracją i nie będzie to wiązało się z koniecznością wykonania żadnych czynności przez ludzi.

Automatyzacja bazująca na wcześniej zdobytej wiedzy.

W firmach realizujących wiele podobnych projektów, na przykład projekty marketów handlowych tej samej sieci w różnych miejscach, branży „retail”, wyposażenia wnętrz możemy w trakcie planowania i delegowania zadań bazować na wcześniej zrealizowanych projektach. Systemy wspierające zarządzanie powinny pozwalać na wybranie jako wzorcowy już zrealizowanego projektu i przeniesienie całego harmonogramu, wraz z zasobami i zmodyfikowanego w sposób uwzględniający wnioski z realizacji. W takim przypadku wcale nie musimy zajmować się tworzeniem i delegowaniem zadań, czynności zarządcze ograniczają się do ewentualnej korekty przypisanych do zadań zasobów, ale to realizowane jest już najczęściej w ramach procesu cyklicznej optymalizacji.

Zdrowy rozsądek w procesie delegowania.

Oczywiście pozostaje pytanie, który sposób wybrać. Nie ma na to pytanie jednoznacznej odpowiedzi, trzeba kierować się potrzebami, preferencjami, a co najważniejsze zdrowym rozsądkiem. Jeśli ktoś twierdzi, że ma sposób na delegowanie pasujący do każdej sytuacji to po pierwsze się myli, a po drugie prawdopodobnie nie ma pojęcia o rzeczywistości pracy firmy projektowej. Powtarzamy to jak mantrę, należy poznać i przećwiczyć wszystkie sposoby delegowania zadań, zrozumieć ich ideą oraz stosować je w odpowiednich sytuacjach kierując się zdrowym rozsądkiem.

W kolejnym wpisie opowiemy o tym w jaki sposób przy użyciu systemów wspomagających zarządzanie poradzić sobie z konsekwencjami nieuniknionych sytuacji jakie powoduje realizacja wielu projektów jednocześnie w firmie. Zajmiemy się tematyką optymalizacji.