RÓWNIEŻ NA BLOGU:
Jak budować system wspierający zarzadzanie wielobranżową firmą projektową?
Budowa systemu wspierającego zarządzanie firmą projektową to zagadnienie, którego omówienie deklarowałem w poprzednim wpisie na blogu (link do tego wpisu: Czy jesteś managerem, który wie, czy któremu wydaje się, że wie? (wayman.software). Wcześniej lakonicznie wspomniałem o docelowej modułowości systemu, który jest budowany wokół centralnego elementu systemu jakim jest powtarzalny i uniwersalny proces projektowania dla wielobranżowej firmy projektowej. Wymieniłem też istotne elementy systemu, takie jak: konfigurowalne funkcjonalności, które pozwalają dostosować narzędzie do specyfiki danej branży oraz możliwość tworzenia w ramach systemu rozwiązań dedykowanych, zaspokajających partykularne potrzeby konkretnego użytkownika, który jest na swój sposób podobny do innych firm projektowych, ale jednak unikalny. W tym krótkim wpisie rozwinę tą tematykę i postaram się podzielić swoimi spostrzeżeniami z lat wdrożeń systemu zarządzania w firmach projektowych z różnych sektorów od butikowych pracowni architektonicznych lub branżowych po wielkie, międzynarodowe korporacje inżynierskie.
Centralnym elementem systemu wspomagającego zarządzanie firmą projektową jest rozwiązanie pozwalające na prowadzenie szerokiego i zróżnicowanego portfolio projektów w oparciu o kompleksowe i transparentne dane, które są gromadzone w czasie rzeczywistym. Spotykam się z rozwiązaniami budowanymi wokół procesu księgowania i określania podstawy opodatkowania. Rozumiem z czego to może wynikać, ale przecież żadna firma, nie tylko firmy projektowe, nie powstaje w celu zaspokojenia palącej potrzeby zapłaty podatków i składek na ubezpieczenie społecznie. Wydaje mi się, że przedsiębiorcy nie marzą o tym, żeby stosować systemy księgowe i składać elektronicznie deklaracje do urzędu skarbowego. Wątpię, by ktokolwiek stawiał sobie jako cel odprowadzić co miesiąc minimum 350 000 złotych na ZUS i by szukał jakiegoś pomysłu na firmę by pozyskać środki na odprowadzenie składek w takiej wysokości. Nie sądzę, żeby ktoś miał opcję na prowadzenie komisu samochodowego i stwierdził, że z uwagi na zbyt małe zatrudnienie i niskie składki na ZUS zatrudni architektów i otworzy biuro projektowe, bo w ten sposób osiągnie swój cel. Powyższe brzmi absurdalnie, ale tak samo absurdalne jest wprowadzanie rozwiązań informatycznych wspomagających proces księgowania w zupełnym oderwaniu od rzeczywistości biura projektowego. Wielokrotnie widziałem spółki prowadzące pełną księgowość, w których plany kont nie uwzględniały faz procesu projektowego, a czasem nawet projektów. Firmy nie miały możliwości analizy kosztów rodzajowych projektów, bo nie było to potrzebne z puntu widzenia najważniejszego w firmie interesariusza, czyli księgowości.
Kluczowe dla funkcjonowania firm projektowych jest racjonalne wycenianie prac projektowych i utrzymanie projektów w trakcie realizacji w równowadze, by osiągnąć określone w umowie parametry jakościowe, terminy i wypracować marżę na co najmniej zakładanym poziomie. By osiągnąć ten cel, należy uważnie i w sposób ciągły monitorować zbierane w czasie rzeczywistym dane, tak by wszelkie odchylenia i zagrożenia były łatwe do zidentyfikowania i by można było podjąć działania zapobiegawcze zamiast działań naprawczych. Zrozumienie tego, które procesy są procesami służebnymi, a jaki proces jest procesem głównym ma kluczowe znaczenie dla budowy, planowania projektu wdrożeniowego i użycia systemu w firmie projektowej.
Poniżej przedstawiam nasze zalecenia, których stosowanie umożliwi zbudowanie efektywnego systemu zarządzania w firmie:
1. Zidentyfikuj i zrozum kluczowe procesy w firmie projektowej. Zanim zaczniesz budować system wspierający zarządzanie, dokładnie określ, które procesy w twojej organizacji są krytyczne i wymagają największej uwagi.
2. Zapewnij modularność systemu. Projektuj system tak, aby mógł być elastycznie dostosowywany do zmieniających się potrzeb firmy oraz różnorodnych projektów. Pozwoli to na łatwe wprowadzanie zmian i rozbudowę systemu.
3. Skup się na integracji danych. Ważne jest, aby system mógł integrować dane z różnych działów i źródeł, zapewniając jednolity obraz działalności firmy i upraszczając procesy decyzyjne.
4. Automatyzacja i cyfryzacja procesów. Automatyzacja rutynowych zadań pozwoli zwiększyć efektywność i skupić zasoby na bardziej strategicznych aspektach zarządzania projektami.
5. Wdrożenie zaawansowanych narzędzi do analizy danych. Używaj narzędzi umożliwiających analizę i wizualizację danych, co pomoże w szybszym identyfikowaniu trendów i problemów.
6. Zapewnienie komunikacji i współpracy w czasie rzeczywistym. System powinien umożliwiać łatwą komunikację i współpracę między zespołami, co jest kluczowe w dynamicznym środowisku projektowym.
7. Zastosowanie zasad Lean i Agile w zarządzaniu projektami. Metodyki te pomogą w szybkiej adaptacji do zmian oraz efektywniejszym zarządzaniu zasobami i czasem projektu.
8. Zabezpieczenie danych i zgodność z przepisami. Nie zapominaj o zabezpieczeniach systemu oraz dostosowaniu go do obowiązujących przepisów prawnych, szczególnie w kontekście ochrony danych osobowych.
9. Szkolenia i rozwój użytkowników systemu. Regularne szkolenia i wsparcie dla użytkowników są niezbędne, aby maksymalnie wykorzystać możliwości wprowadzanego systemu.
10. Ewaluacja i ciągłe doskonalenie. System zarządzania powinien być regularnie oceniany i doskonalony na podstawie feedbacku od użytkowników oraz wyników osiąganych w projektach.
Budowa skutecznego systemu wspierającego zarządzanie firmą projektową wymaga nie tylko zrozumienia specyfiki działalności, ale również zaangażowania i współpracy wszystkich członków organizacji. Przyjęcie strategii opartej na danych, elastyczności i ciągłej adaptacji pozwoli na skuteczne zarządzanie projektami i może przynieść firmie konkurencyjną przewagę na rynku.
Projekt i realizacja Spectrum Marketing | 2023 Wszelkie prawa zastrzeżone.
Poznaj system Wayman
Social media
Wayman Sp. z o.o.
ul. Piotra Skargi 14/2, Gdynia
ul. Pawia 9, piętro 1, Kraków (Biurowiec High5ive)