RÓWNIEŻ NA BLOGU:

Budowa efektywnego systemu zarządzania opartego o Wayman obejmuje warsztaty z użytkownikami, w czasie których powstają dostosowane do specyfiki użytkownika Wayman procedury użycia Wayman zgodnie z koncepcją, w której składają się one na wiele zazębiających się ze sobą cyklów Deminga realizowanych przez pracowników na różnych stanowiskach. Proces ten jest realizowany od poziomu projektantów, przez prowadzących branżowych, kierowników pracowni, managerów projektów i dyrektorów pionów. W czasie realizacji tych działań z jednej strony koncentrujemy się na zwiększaniu efektywności realizacji projektu, a z drugiej strony działamy zgodnie ze zdrowym rozsądkiem, w taki sposób, by nowe procedury stały się częścią pracy i by ich realizacja nie zajęła projektantom więcej nić 15 minut dziennie. Wdrożenie Wayman nie zaczyna się od logowania do systemu ani od instrukcji obsługi. Zaczyna się od rozmowy o tym, jak naprawdę funkcjonuje firma projektowa. Każda z nich pracuje w swoim własnym rytmie, z innymi przyzwyczajeniami, innym stylem komunikacji i innymi słabymi punktami. Dlatego pierwszym i najważniejszym etapem warsztatów jest zrozumienie tej codziennej rzeczywistości – nie deklarowanej, lecz realnej, tej wykonywanej między spotkaniami, telefonami, poprawkami i ustaleniami branżowymi.

Często na początku analizujemy sposób pracy zespołu: jak projektanci planują dzień, jak prowadzący koordynują branżę, w jaki sposób kierownicy pracowni monitorują obciążenia, a managerowie projektów i dyrektorzy kontrolują postęp i rentowność. Rozmawiamy o projektach, które trwają, o tych, które sprawiały trudności, i o tych, które przebiegły wzorowo. Z tych rozmów powstaje pełna mapa przepływu informacji – łącznie z miejscami, w których dane się gubią, spóźniają, przestają być aktualne lub wymagają ręcznego uzupełniania. Dopiero na tej podstawie można zaprojektować sposób pracy, który ma szansę stać się trwałym elementem codziennej rutyny.

Kolejnym etapem jest opracowanie niewielkich, powtarzalnych cykli pracy dla każdej roli w firmie. To moment, w którym warsztaty nabierają tempa, bo zaczyna się porządkowanie obowiązków i ustalanie, co dokładnie ma być wykonywane każdego dnia, tygodnia czy miesiąca. Fundamentem tych cykli jest zasada, że mają być krótkie i realne do wykonania – tak, by użytkownicy mogli zrealizować swoją część procesu w ciągu kilkunastu minut dziennie. W efekcie projektant rozpoczyna dzień od ustalenia priorytetów, prowadzący na bieżąco aktualizuje harmonogram branżowy, kierownik pracowni ma swój rytm kontroli obciążenia, a dyrektor pionu zyskuje jasne momenty na analizę portfela projektów. Całość tworzy system pracy, który nie obciąża pracowników dodatkowymi zadaniami, lecz wspiera ich w podejmowaniu decyzji.

Kiedy rutyny są już zdefiniowane, przechodzimy do praktycznej części warsztatów – pracy w samym Waymanie. Uczestnicy wykonują swoje codzienne zadania, tym razem w środowisku systemu. Wspólnie ustalamy, które widoki są dla nich kluczowe, jakie dane muszą być widoczne od razu, co należy uprościć, a co warto zautomatyzować. To wtedy powstają zasady powiadomień, które informują o opóźnionych zadaniach, ryzykach projektowych, przekroczeniach budżetu lub nadmiernym obciążeniu zespołu. W tym samym czasie przygotowujemy zestawy specyficznych raportów dla projektanta, prowadzącego, managera projektu czy dyrektora. Wszystkie powstają w oparciu o realne potrzeby zespołu, dzięki czemu istnieje duże prawdopodobieństwo, że będą używane.

Efektem warsztatów jest spójny zestaw materiałów wdrożeniowych, który porządkuje sposób pracy firmy. Powstają pisemne procedury, opisane prostym i konkretnym językiem, zawierające wyłącznie te czynności, które rzeczywiście będą wykonywane. Równolegle nagrywane są krótkie filmy instruktażowe pokazujące, jak w Waymanie wykonać każdą z opisanych czynności. Dzięki temu użytkownicy nie muszą sięgać do długich instrukcji – mogą w każdej chwili odtworzyć kilkudziesięciosekundowy materiał, który wyjaśni im dokładnie to, czego potrzebują.

Najważniejszą częścią całego procesu jest jednak nie to, jakie materiały powstaną, lecz to, jak pracownicy firmy reagują na zmianę. Warsztaty są prowadzone w taki sposób, aby użytkownicy czuli się bezpiecznie. Jego celem jest stworzenie warunków, w których zarządzanie projektami przestaje być chaotyczne i obciążające, a staje się przewidywalne, proste i spokojne. Procedury nie są narzucane z góry – powstają na podstawie realnych potrzeb, przy aktywnym udziale zespołu. To dlatego wdrożenie ma tak wysoki poziom akceptacji. Pracownicy nie dostają nowych obowiązków – otrzymują narzędzia, które porządkują ich dzień i zdejmują z nich odpowiedzialność za pamiętanie o wszystkim.

Po zakończeniu warsztatów następuje okres stabilizacji, w którym zespół korzysta z procedur w praktyce, a my wspólnie sprawdzamy, co działa najlepiej, a co wymaga korekty. Dopiero po tych ostatnich poprawkach przekazujemy firmie docelowy zestaw procedur, raportów i powiadomień. W tym momencie funkcjonuje już kompletny system zarządzania – nie jako zbiór ustawień, lecz jako codzienna praktyka pracy całego zespołu.

Tak wygląda proces wdrożenia Waymana od środka. To droga od diagnozy rzeczywistych potrzeb firmy, przez uporządkowanie sposobu pracy, aż po stworzenie stabilnego systemu, który staje się częścią codziennych nawyków. Dzięki temu Wayman nie jest jedynie narzędziem, lecz realnym wsparciem w prowadzeniu projektów, niezależnie od ich skali i złożoności.

Autor: Piotr Bilon

Projekt i realizacja Spectrum Marketing | 2023 Wszelkie prawa zastrzeżone.

Poznaj system Wayman

Social media

Kontakt

email: contact@wayman.pl

telefon: +48 882 907 648

Wayman Sp. z o.o.

ul. Piotra Skargi 14/2, Gdynia

ul. Pawia 9, piętro 1, Kraków (Biurowiec High5ive)