RÓWNIEŻ NA BLOGU:
Dowiedz się jaki jest skuteczny sposób na usprawnienie komunikacji między branżami w Wayman
Istotnym elementem realizacji projektów wielobranżowych jest komunikacja między branżami. Szczególnie w firmach wielobranżowych powszechnym problemem jest konieczność oczekiwania na rezultaty pracy branży wiodącej, która często z ostrożności zwleka z przekazaniem danych wejściowym pozostałym branżystom obawiając się przyszłych zmian. Projektanci branżowi, którzy muszą opierać się na danych wejściowych od innych branż często cierpią na syndrom „ostatniego okrążenia”, w którym oczekuje się od nich nadrobienia wszystkich powstałych w trakcie realizacji opóźnień. To powoduje presję, a w jej konsekwencji liczne błędy wynikające z pośpiechu i niejednokrotnie frustrację projektantów. Istnieje wiele bardziej i mnie skomplikowanych sposobów na uporanie się z takimi sytuacjami, ich skuteczność bywa różna i nie zawsze nakłady czasu na ich przygotowanie przynoszą zadowalające efekty. W tym wpisie przedstawimy prosty i skuteczny sposób na użycie dostępnych narzędzi w Wayman w celu usprawnienia komunikacji między branżami
Pierwszą kwestią jaką należy przypomnieć jest współodpowiedzialność wszystkich branż za ostateczny sukces projektu. Zestawienie kluczowych dat w projekcie wynikających z harmonogramu rzeczowo finansowego należy rozszerzyć o dodatkowe daty, używając w tym celu kamieni milowych. Kamienie milowe są o wiele prostsze w definicji i ich graficzna reprezentacja wyraźnie odróżnia je od zadań.
Poniższy przykład obrazuje wycinek realizacji projektu, w którym następuje interakcja i sprzężenie zwrotne pomiędzy branżą konstrukcyjną i mechaniczną/technologiczną. Konstruktorzy rozpoczynają pracę nad konstrukcją budynku i po tygodniu muszą przekazać technologom informacje o planowanej siatce słupów i założeń wymiarów budynku. Prowadząc obliczenia instalacji i wstępnie ją aranżując technolodzy muszą uwzględnić ograniczenia geometryczne budynku i jednocześnie po zakończeniu obliczeń cieplnych i gabarytów aparatów jak np. wymienniki ciepła, reaktory chemiczne, pompy itp. Technolodzy powinni wskazać konstruktorom rozmieszczenie łap fundamentowych. To oczywiście zmyślony przykład użyty tylko w celu zobrazowania problematyki. Myślę, że wielu projektantów i inżynierów pokłada wielkie nadzieje w funkcjonalnościach BIM, które mogłyby z powodzeniem zapewnić skuteczną komunikację międzybranżową w tym konkretnym przykładzie. Oczywiście mają oni rację, ale w projektowaniu często efekt pracy projektantów to po prostu dokumenty, opracowywane kolektywnie, których nie da się ująć w ramy bazy danych systemu BIM. W takich sytuacjach, zdecydowanie mniej spektakularnych przytoczony w tym przykładzie sposób działa tak samo dobrze jak w każdym innym, bez ponoszenia kosztów na dodatkowe licencje oprogramowania.
W przedstawionym przykładzie jednoznacznie określono przynależność kamieni milowych do branż, w taki sposób, że branża wiodąca pozostaje branżą odpowiedzialną za realizację czynności związanych z istnieniem kamienia milowego, natomiast sam termin jest określany wspólnie przez branżystów na etapie ustalania szczegółowego harmonogramu realizacji projektu.
Oczywiście w narzędziach służących do monitoringu realizacji projektu osiągnięcie kamieni milowych jest uwzględniane w taki sam sposób, jak wszelkie inne istotne terminy zadań, dzięki czemu nie ma konieczności wprowadzania nowych elementów i narzędzi do cyklu PDCA. Poniżej przykład fragmentu raportu spływu dokumentacji w projekcie, na którym wyróżnione są kamienie milowe w klasycznym ujęciu tygodniowego spojrzenia na proces realizacji projektu.
Wprowadzone w tym przykładzie i widoczne na harmonogramie Gantta relacje nie są koniecznym elementem rozwiązania i znacząco zwiększają nakład pracy na przygotowanie środowiska projektu, niosą jednak z sobą benefity, które mogą być warte rozważenia. Jeśli projekt ulega częstym zmianom i zawiera duże ilości krótkich zadań, dla których pozyskanie informacji wejściowych w odpowiednim czasie jest krytyczne, to stosowanie zależności może pozwolić na oszczędności czasu kierownika projektu.
W widoku zadań dla etapu kamienie milowe wizualizowane są tak jak zwykłe zadania, mimo, że większość atrybutów zadania ich nie dotyczy, przy czym termin rozpoczęcia i zakończenia kamienia milowego jest oczywiście taki sam.
Przedstawiony w tym artykule przykład to tylko jeden z wielu sposobów na usprawnienie komunikacji między branżami. Jest to sposób prosty, który wpisuje się w naturalną zdolność inżynierów i projektantów do brania odpowiedzialności za swoją pracę i w racjonalne podejście do realizacji projektów inżynierskich. Jednocześnie zaletą tego sposobu jest już wspomniany wcześniej brak konieczności modyfikacji obowiązujących w firmie elementów cyklu PDCA i zgodność z wytycznymi procedur zintegrowanych systemów zarządzania ISO i AQUAP.
Projekt i realizacja Spectrum Marketing | 2023 Wszelkie prawa zastrzeżone.
Poznaj system Wayman
Social media
Wayman Sp. z o.o.
ul. Piotra Skargi 14/2, Gdynia
ul. Pawia 9, piętro 1, Kraków (Biurowiec High5ive)