RÓWNIEŻ NA BLOGU:
Dlaczego przygotowanie budżetów firm projektowych w arkuszach kalkulacyjnych nie jest dobrym pomysłem?
Budżetowanie projektów jest bardzo często postrzegane w firmach inżynierskich jako proces mocno dopasowany do firmy, z uwagi na ilość kontaktów z firmami projektowymi mam w tej sprawie odmienne zdanie i uważam, że proces przygotowania budżetu prowadzi w każdej firmie do tego samego rezultatu, natomiast różnice sprowadzają się do używanej składni i stopnia szczegółowości przygotowania budżetu. W praktyce najczęściej przygotowanie budżetu rozpoczyna się na etapie ofertowania, kiedy to powstają pierwsze, wstępne szacunki budżetowe. Na tym etapie, dla uniknięcia wszelkich wątpliwości chciałbym wyróżnić trzy główne schematy funkcjonowania firm inżynierskich. Pierwszą grupę stanowią firmy, które podejmują się wykonania kompleksowego projektu nowego obiektu, posiadają kompetencje, referencje, rozbudowane własne wielobranżowe pracownie projektowe zatrudniające doświadczonych ekspertów. Tego typu firmy generalnie opierają się na technicznym koszcie wykonania, stosują porównawcze metody wskaźnikowe i ponoszą największe ryzyko realizacji projektu, co oczywiście odzwierciedla sposób przygotowania budżetu. Druga grupa firm, to inżynierskie firmy usługowe, które sprzedają godziny pracy swoich pracowników lub godziny podwykonawców. Najczęściej są to firmy pracujące jako podwykonawcy wielobranżowych firm projektowych. Tego typu firmy budżetują swoje projekty w oparciu o koszty planowanych do zaangażowania zasobów bazując na godzinach lub dniach. Oczywiście ryzyko w takim przypadku jest o wiele niższe, więc także struktura budżetu jest o wiele prostsza i bardzo często firmy posługują się uśrednionymi stawkami uwzględniającymi koszty ogólnozakładowe i planowaną marżę. Właściwie wszystkie pozostałe przypadki to firmy, w których w różnych proporcjach stosuje się mieszaninę obu opisanych powyżej metod. W Polsce jednak możemy wyróżnić trzeci rodzaj firm, które nie tyle budżetują projekty co określają ich wartość używając metod wskaźnikowych, na przykład ilości metrów kwadratowych powierzchni projektowanego obiektu. Takie podejście wynika prawdopodobnie z bardzo konkurencyjnego środowiska firm projektowych w sektorze kubaturowym i niewielkiego poważania dla kreatywnej części projektu u inwestorów, którzy stosują kryterium najniższej ceny.
Często spotykam się z rozbudowanymi arkuszami kalkulacyjnymi, w których umieszczane są rezultaty szacunków wykonywanych przez specjalistów branżowych lub kierowników pracowni. Arkusz kalkulacyjny nigdy nie jest idealnym narzędziem do budżetowania, bo budżetowanie to proces planowania realizacji projektu w czasie z uwzględnieniem najlepszych jakie posiadamy informacji o przyszłości. Nie można prawidłowo budżetować projektów nie mając wiarygodnych informacji na temat dostępnych zasobów w czasie planowanej realizacji projektu. Podobnie wygląda sprawa z określeniem zasadności udziału podwykonawców, a w czasie ich doboru weryfikacja nie tylko ofertowanych kwot ale także ich historycznego performance i ocen jakie uzyskali w przeszłości. Piszę o tym dlatego, że arkusz kalkulacyjny stosowany w procesie ofertowania jest jedną z wielu ważnych przesłanek ku temu, żeby poważnie rozważyć wdrożenie systemu wspierającego zarządzanie firmą projektową. Prawdopodobnie firma nie jest już organizacją tak małą, że wszystkie informacje mogą być przechowywane w głowie właściciela i zaczęła je dokumentować w arkuszu, to decyzja brzemienna w skutkach i wystąpienie problemów jest tylko kwestią czasu, wiec warto rozważyć wdrożenie procesowego zarządzania wspartego systemem informatycznym.
Każdemu kto nie ma jeszcze osobistych doświadczeń z budżetowania chciałbym wskazać, że dokładne zrozumienie i przemyślenie wszystkich potencjalnych kosztów, rodzajów marż oraz ewentualnych rezerw może być decydujące dla sukcesu projektu. Poniżej kilka podstawowych terminów i zagadnień związanych z budżetowaniem.
1. Techniczny koszt wykonania
To jest podstawa każdego budżetu. Obejmuje on bezpośrednie koszty materiałów, robocizny oraz innych zasobów potrzebnych do realizacji projektu. Wielobranżowe firmy inżynierskie często mają do czynienia z różnorodnymi specjalnościami, co może komplikować obliczenia. Należy więc dokładnie przeanalizować specyfikacje, rysunki oraz założenia projektowe, aby uzyskać dokładny obraz kosztów technicznych.
2. Koszty podwykonawców
W projektach inżynierskich często korzysta się z usług podwykonawców. Mogą to być specjaliści z różnych dziedzin, od elektryki , automatyki po konstrukcje lub unikalne rozwiązania np.: procesów chemicznych. W przypadku korzystania z usług podwykonawców ważne jest, aby uwzględnić ich koszty w budżecie oraz monitorować jakość świadczonych usług.
3. Rezerwy handlowe i rezerwy na ryzyko
W trakcie trwania projektu mogą wystąpić nieprzewidziane zdarzenia lub okoliczności, które wpłyną na koszty. Dlatego też warto jest przeznaczyć pewną część budżetu na rezerwy handlowe i rezerwy na ryzyko. Pozwalają one na elastyczność w reagowaniu na niespodziewane wyzwania.
4. Różne rodzaje marż
Marża to różnica między kosztem projektu a jego ceną sprzedaży. W budżetach projektowych można wyróżnić kilka rodzajów marż, takich jak marża brutto, marża operacyjna czy marża netto. W wielobranżowych firmach inżynierskich ważne jest, aby zrozumieć, który rodzaj marży jest najbardziej odpowiedni w danym kontekście.
Przygotowanie budżetu w wielobranżowych firmach inżynierskich jest procesem złożonym i jednocześnie kluczowym dla sukcesu projektu. Wymaga uwzględnienia wielu czynników, takich jak techniczny koszt wykonania, koszty podwykonawców czy różne rodzaje marż. Ważne jest także zabezpieczenie się przed potencjalnymi ryzykami, tworząc odpowiednie rezerwy. Dbałość o szczegóły i dokładne planowanie mogą przyczynić się do zwiększenia rentowności projektu oraz zapewnić jego pomyślne zakończenie. Mam bardzo ważny powód by napisać ten wpis i jest nim zwrócenie uwagi nie na stosowane narzędzie do przygotowania wycen, ale na to, że po pierwsze przygotowanie budżetu to proces zachodzący w ekosystemie kluczowych zasobów firmy i po drugie, że przebieg tego procesu jest mocno uzależniony od formalno-prawnej relacji firmy projektowej z inwestorem. Mam nadzieję, że ten wpis pobudzi do refleksji i zainspiruje do bliższego przyjrzenia się kwestii budżetowania w wielu firmach projektowych, które przygotowują budżet w arkuszach kalkulacyjnych.
Projekt i realizacja Spectrum Marketing | 2023 Wszelkie prawa zastrzeżone.
Poznaj system Wayman
Social media
Wayman Sp. z o.o.
ul. Piotra Skargi 14/2, Gdynia
ul. Pawia 9, piętro 1, Kraków (Biurowiec High5ive)