RÓWNIEŻ NA BLOGU:
Czy system może wyręczyć pracownika biura projektowego?
Pytanie w tytule jest podchwytliwe, a odpowiedź nie jest prosta, bo wszystko zależy od tego o jakim pracowniku mówimy i jakie są oczekiwania co do sprawozdawczości finansowej właścicieli firmy. Jeden z wcześniejszych wpisów na naszym blogu dotyczył zarządzania kosztami ogólnozakładowymi i dotykał tej samej tematyki, a niniejszy wpis stanowi rozwinięcie i uszczegółowienie tego tematu. Jak już wspomniałem wcześniej, wbrew pozorom temat ten może mieć niezwykle istotne znaczenie dla budowy właściwego obrazu finansowego realizacji projektu.
Kto pracuje dla dobra wszystkich projektów w firmie?
W każdej firmie projektowej są osoby, których praca najczęściej nie może zostać w łatwy sposób przyporządkowana do konkretnych projektów. Zarząd, księgowość, marketing, front desk, archiwum, powielarnia, zespół pozyskiwania kontraktów, dział sprzedaży, business development, obsługa prawna, zespół do obsługi spraw formalnych i urzędowych, dział kontroli jakości, pełnomocnik ds. ZSZJ (ISO), obsługa kancelarii tajnej i archiwum, modelarnia, dział prac B+R, zespół kooperacji, obsługi podwykonawców to są przykłady ról w firmach projektowych, które spełniają wspomniane na wstępie kryterium utrudnionej dekretacji działań na konkretne projekty. Osoby te bardzo często wykonują olbrzymie ilości zadań, których wykonanie wspiera wiele projektów jednocześnie, a ilość załatwianych spraw, często bardzo ważnych i pilnych, ale drobnych, jest tak duża, że koncepcja raportowania wszystkich takich czynności na zadania przypisane do projektów jest utopią.
Skoro pracownicy nie są fizycznie w stanie zaraportować realizacji wszystkich swoich działań w sposób całkowicie odzwierciedlający rzeczywistość bez znaczącego zwiększania czasu samego raportowania, to powinni swoje działania raportować jako prace ogólnozakładowe, które będą rozksięgowane kluczem proporcjonalnym godzinowym na wszystkie projekty. W idealnym świecie karty pracy takich osób powinny wypełniać się same, dzięki czemu w ogóle nie będzie konieczności poświęcania czasu przez pracowników na raportowanie. Tak właśnie działa Wayman.
Wayman zaraportuje za pracownika?
Tak właśnie to działa. Wystarczy odpowiednio skonfigurować system, a wskazane ilości godzin pojawią się na właściwym zadaniu dla odpowiedniego pracownika. Dzięki temu po pierwsze pracownik nie zajmuje się wykonywaniem czynności, które może zrobić i robi za niego system, a po drugie, z uwagi na to, że zadania przynależą do projektów należących do zbioru projektów typu NON-PROFIT, czy projektów stanowiących koszty ogólnozakładowe są one także automatycznie właściwie księgowane.
A co z wyjątkami od zasady?
To jest bardzo dobre pytanie. Wyobraźmy sobie teoretyczną sytuację, że z uwagi na okoliczności i trudną sytuację członek zarządu firmy przez cały miesiąc poświęca swój cały czas i uwagę tylko jednemu projektowi. Rozmycie obrazu finansowego realizacji projektu poprzez rozłożenie tego kosztu na wszystkie projekty doprowadzi do znaczącego obniżenia poziomu kosztów realizacji projektu, którym zajmuje się członek zarządu. W sytuacji ekstremalnej może to przesądzić o odnotowaniu fałszywej rentowności takiego projektu, który w rzeczywistości może mieć o wiele wyższy poziom kosztów. W szczególności dotyczy to projektów niedużych, dla których praca wysoko wynagradzanego managera może bardzo szybko wyczerpać budżet. Jeśli takie koszty nie będą właściwie zaksięgowane, to będą zaburzać postrzeganie projektu, wskazywać nieprawdziwy, zawyżony wynik finansowy co może sprawdzić, że w trakcie afektacji i kontraktacji firma będzie oferowała usługi po zaniżonej cenie, nawet ze stratą.
Właśnie dlatego każdy, kierując się zdrowym rozsądkiem, mimo oznaczenia w systemie jako osoba nieraportująca w karcie realizacji, może nadpisać automatyczną dekretację godzin i tak samo jak każdy zaraportować godziny i określić zaawansowanie procentowe realizowanych zadań. Taka elastyczność jest fundamentem efektywności sprawozdawczej i pozwala uchronić firmę przed zagrożeniami, i co najważniejsze pomaga w realizacji procesów zarządzania opartych na wiarygodnych i wartościowych danych.
Czy i jak zacząć zarządzać procesowo w firmie projektowej?
Zarządzanie procesowe nie musi mieć negatywnego wydźwięku, w praktyce sprowadza się ono do rozsądnego stosowania efektywnych procedur, technik i metodologii, które prowadzą do szeroko rozumianej poprawy sytuacji firmy. Na pewno nie należy się obawiać raportowania i zarządzania procesowego, a decydując się na system Wayman można uzyskać dostęp do dedykowanego inżynierskim firmom projektowym narzędzia, które nie wiąże się z koniecznością ponoszenia znaczących nakładów inwestycyjnych. Więcej informacji o systemie Wayman, efektywnych strategiach zarządzania firmą projektową można znaleźć w innych artykułach na naszym blogu i w dostępnej za darmo książce pod tytułem „Efektywne zarządzanie firmą projektową” https://ksiazka.wayman.pl. Porozmawiajmy o tym jak Wayman może poprawić funkcjonowanie i zwiększyć konkurencyjność firm projektowych jednocześnie czyniąc je lepszym miejscem pracy.
Projekt i realizacja Spectrum Marketing | 2023 Wszelkie prawa zastrzeżone.
Poznaj system Wayman
Social media
Wayman Sp. z o.o.
ul. Piotra Skargi 14/2, Gdynia
ul. Pawia 9, piętro 1, Kraków (Biurowiec High5ive)