RÓWNIEŻ NA BLOGU:

Zajmując się produkcją, rozwojem i wdrażaniem rozwiązań informatycznych dla inżynierskich firm projektowych prze wiele lat, mieliśmy okazję doświadczyć chyba wszystkich możliwych sytuacji z jakimi mierzą się szefowie i pracownicy firm projektowych. Choć nadal nie twierdzimy, że już nic nas nie zaskoczy to uznaliśmy, że najwyższy czas podzielić się naszymi obserwacjami i dobrymi praktykami. Liczymy, że okażą się przydatne każdemu, kto poważnie myśli o wsparciu procesowego zarządzania firmą projektową rozwiązaniami IT, bez względu na to czy wybierze system Wayman.

Uniwersalnym i ciągle powtarzanym przez nas zaleceniem jest kierowanie się zdrowym rozsądkiem. Z jednej strony to stwierdzenie bardzo ogólne, z drugiej to truizm, którego właściwie nie powinno się mówić managerom firm projektowych. Właśnie z wspomnianych wyżej powodów warto delikatnie rozwinąć ten temat i uczynić go bardziej konkretnym.

Nasze działania powinny zawsze mieć uzasadnienie ekonomiczne, to oczywiste. Wdrożenia rozwiązań IT najczęściej mają bezpośrednie uzasadnienie ekonomiczne wtedy, gdy firmy nie koncentrują się na wdrażaniu rozwiązań IT, ale na poprawianiu funkcjonowania firmy w krytycznych, najbardziej bolesnych obszarach.

Definiując obszary, w których można poprawić funkcjonowanie firmy warto definiować przykłady rozwiązań w taki sposób, aby koncentrowały się właśnie na jednoznacznie określonych celach precyzujących oczekiwane zyski. Cel, zdefiniowany jako zapewnienie możliwości codziennego monitorowania aktywności wszystkich projektantów i inżynierów, np. do określenia rzeczywistych miejsc powstawania kosztów w projektach, bez względu na wydajność transferu danych, jest o wiele lepiej zdefiniowanym celem niż umożliwienie dostępu wszystkim projektantom do zintegrowanego systemu raportowania przez e-mail w Wayman.

Kolejnym elementem cechującym zdroworozsądkowe podejście jest koncentracja na rozwiązaniach pozwalających na analizę realizowanych projektów w rzeczywistym kontekście, czyli w środowisku, w którym wiele projektów jest realizowanych równolegle przez wielobranżowe zespoły delegowane z wyspecjalizowanych pracowni branżowych. Jest to typowe dla macierzowej struktury organizacyjnej inżynierskich firm projektowych. Stałym dążeniem powinno być uwzględnienie konieczności zobrazowania wszystkich wierzchołków równowagi projektów w sytuacji kompletnego obciążenia wszystkimi zadaniami z wszystkich projektów jednocześnie. Koncentrowanie się na wyniku tylko jednego projektu jest niezwykle ryzykowne, tak samo jak implementowanie rozwiązań do zarządzania projektem bez uprzedniego uwzględnienia kontekstu wypadkowej sytuacji całej firmy. Charyzmatyczny kierownik projektu, uważający, że bez względu na wszystko jego projekt jest najważniejszy, powinien być postrzegany jak napastnik cieszący się ze zdobytego gola w szatni po meczu, który jego drużyna przegrała. Szeroko rozumiana kolaboracja, wymiana informacji, unikanie aksjomatów i autorytarnych decyzji to przesłanki potwierdzające kierowanie się przez organizację zdrowym rozsądkiem na drodze do wypracowania maksymalnej efektywności i rentowności działań.

Jednym z przykładów inżynierskiej kolaboracji może być wdrożenie w firmie projektowej modułu uwag Wayman, który prawidłowo używany pozwala z jednej strony na automatyczne tworzenie „księgi projektu”, ciągłe gromadzenie wsadu do ewentualnych, dobrze uzasadnionych i udokumentowanych roszczeń oraz zapewnienie jasnego i konstruktywnego feedbacku w ramach ustrukturyzowanej wewnętrznej komunikacji. Szczegóły tego rozwiązania zapewne poruszymy w innym artykule, ale zdecydowanie warto się nim już teraz zainteresować.

Oczekując od projektantów działania zgodnego ze zdrowym rozsądkiem warto jasno to zakomunikować i dołożyć starań, by projektanci dobrze rozumieli jaki jest cel działania firmy i po co wprowadzane są rozwiązania IT. Nikt nie lubi zmian, a liczne wdrożenia skoncentrowane na rozwiązaniach IT i ich negatywne skutki mogą powodować u projektantów uzasadnione obawy. Wynikają one nie tylko z naturalnej dla ludzi niechęci do zmian i zniechęcenia oraz powszechnego przekonania o stałym dążeniu do „wyciskania ostatnich soków” z pracownika, który posiadając doświadczenie i umiejętności najczęściej w firmie projektowej jest zazwyczaj przeciążany zadaniami. Warto wskazać także na zyski dla projektantów wynikające z wdrożenia rozwiązań IT. Mogą to być zyski w obszarze organizacyjnym, jak na przykład lepiej zoptymalizowane obciążenie i bardziej przewidywalna przyszłość pracy inżyniera, zmniejszenie ilości pracy administracyjnej, ale także ekonomiczne jak dużo łatwiejsze udokumentowanie prac wiążących się z przekazaniem praw autorskich, czyli pozwalających na wykazanie 50% kosztów uzyskania przychodu, a tym samym zwiększenie wysokości zwrotu podatku. Na wdrożeniu rozwiązań IT mogą skorzystać wszyscy, nie tylko firma, należy o tym pamiętać i warto zaangażować członków zespołu w definicję potrzeb i przygotować odpowiedni program szkoleń.

Ostatnim, ale z pewnością nie najmniej ważnym, elementem jest ekonomiczne uzasadnienie samego wdrożenia. Bardzo często spotykaliśmy się ze stwierdzeniami, że implementacja systemu ERP pochłonęła już tak duże środki finansowe, że nie ma możliwości rezygnacji z tej drogi. W praktyce najczęściej oznacza to, ze nie ma możliwości rezygnacji z tej drogi bez negatywnych konsekwencji dla osób, które podjęły decyzję o wdrożeniu. W związku z tym krytyczne jest właśnie mierzenie realnych benefitów dla organizacji i stałe porównywanie ich z nakładami jakie firma musiałaby ponieść w sytuacji ich alternatywnego wytworzenia np.: zatrudniając osoby do zbierania i przetwarzania danych. Dostępność systemów ERP staje się coraz powszechniejsza, model biznesowy SaaS, w którym dostarczane są coraz częściej systemy ERP, w tym także Wayman, pozwala na przeniesienie wielu elementów ryzyka na dostawcę oprogramowania. Dzięki temu aspekt zasadności ekonomicznej jest łatwy do przeanalizowania i jeśli trzeba to do skorygowania, koszty pozostają w zdrowej relacji do skali działalności operacyjnej (kto z managerów firmy projektowej nie zna uczucia jakie niesie z sobą faktura za pół roku utrzymania oprogramowania BIM w niezbyt obfitym w zlecenia okresie, niech pierwszy rzuci kamień), a firma, ani jej personel zarządzający, nigdy nie staje się zakładnikiem dostawcy rozwiązania IT.

Zdajemy sobie sprawę, że w tym artykule Wayman z jednej strony precyzuje czym dla nas jest zdroworozsądkowe podejście do wdrożeń IT, a z drugiej strony pokazujemy zaledwie wierzchołek góry lodowej związanej z wdrożeniami, w specyficznym i posiadającym swoje unikalne cechy środowisku inżynierskich firm projektowych. Każde biuro projektowe jest w jakimś stopniu unikalne, pozostając jednocześnie podatne na implementację dobrych praktyk z innych firm projektowych, co także powinno być ważnym elementem wdrożenia. Gdy pracujemy z organizacją, która sama wywodzi się ze środowiska projektowego, z racji doświadczenia, ilości przeprowadzonych wdrożeń, zażegnanych kryzysów, jak i zakończonych sukcesem projektów, możemy w znacznym stopniu zminimalizować ryzyko popełnienia błędu lub wykonania wielkiej pracy w celu „wynalezienia koła”, co swoją drogą może być całkiem zdroworozsądkowym i całkowicie zbędnym działaniem.

Projekt i realizacja Spectrum Marketing | 2023 Wszelkie prawa zastrzeżone.

Poznaj system Wayman

Social media

Kontakt

email: contact@wayman.pl

telefon: +48 882 907 648

Wayman Sp. z o.o.

ul. Piotra Skargi 14/2, Gdynia

ul. Pawia 9, piętro 1, Kraków (Biurowiec High5ive)