RÓWNIEŻ NA BLOGU:
Zadania cykliczne w systemie ERP Wayman
Czas – deficytowy zasób
Jednym z najbardziej deficytowych zasobów dla kierownika projektu jest czas. Dlatego też w Wayman uważamy, że wszystko co pozwala na zaoszczędzenie czasu kierownika projektu i osób delegujących zadania projektantom, powinno być szeroko stosowane i automatyzowane. Jednocześnie dbając o skrupulatną ewidencję realizacji projektu można ulec pokusie bardzo drobiazgowego podziału projektu na realizowane czynności co powoduje, że czas wymagany na tworzenie zadań i przypisywanie do nich pracowników rośnie. Oczywiście nadal aktualne jest by przy podejmowaniu decyzji o szczegółowości definicji zadań kierować się zdrowym rozsądkiem i dlatego też chcemy zwrócić uwagę na funkcjonalność definiowania zadań cyklicznych w Wayman.
Cykliczność wstępowania zadań
W procesie projektowym można zdefiniować czynności cyklicznie powtarzające się, takie jak udział w naradach produkcyjnych, spotkania z klientem, nadzory, konferencje koordynacyjne, cotygodniowe zebrania zespołu projektowego itd. Itp. Zadania te najczęściej i są inicjowane przez osoby zarządzające procesem projektowym w firmie projektowej i rzadko są elementem planu projektu. Ich geneza bierze się albo ze specyfiki pracy projektowej, albo są one inicjowane przez czynniki zewnętrzne dla organizacji. Dlatego też, bardzo często osoby odpowiedzialne za delegowanie zadań stają przed irytującym zdaniem stworzenia zadania w systemie, które w rzeczywistości się już odbyło, tylko w celu umożliwienia zaraportowania godzin uczestnikom. W takiej sytuacji kierownik projektu staje się „wąskim gardłem” procesu, spóźniając się z definicją zadania „utrudnia” regularne raportowanie i co najważniejsze poświęca swój cenny czas na czynności czysto administracyjne.
Zadania definiowane przez projektantów
Jednym z popularnych rozwiązań opisanego powyżej problemu jest umożliwienie pracownikom samodzielne definiowanie zadań. Taka funkcjonalność jest od lat dostępna w Wayman i innych systemach, jej istnienie ma swoje uzasadnienie, ale w tym konkretnym przypadku jest to rozwiązanie niefortunne. W praktyce, w przypadku zadań samodzielnie definiowanych przez pracowników, łatwo może dojść do sytuacji, w której po każdym cyklicznym spotkaniu pojawiają się kilkanaście zadań dotyczących tego samego zdarzenia, problemem może być także dowolność nazewnictwa i numeracji zdań samodzielnie definiowanych przez pracowników. Oczywiście zapanowanie nad chaosem twórczym projektantów jest możliwe, wymaga to jednak ponownie czasu kierownika projektu, a przecież celem jest redukcja czasu na czynności administracyjne.
Zadania cykliczne w Wayman
W Wayman istnieje możliwość definiowania zadań cyklicznych, która pozwala na łatwe tworzenie zadań powtarzających się w praktycznie dowolnych cyklach, dziennym, tygodniowym, miesięcznym i rocznym, a czas trwania cyklu można regulować zarówno ilością wystąpień zdarzeń cyklicznych jak i datą graniczną. Dostępne w Wayman rozwiązanie daje możliwość ograniczyć kierownika projektu, wprowadzić porządek i spójność raportowania zadań cyklicznych, zlikwidować źródła zakłóceń w raportowaniu i zapewnić przejrzystość zadań w każdym etapie projektu. Funkcjonalność zadań cyklicznych w Wayman jest jednym z przykładów konsekwentnego dążenia do minimalizacji czasu poświęcanego przez kierowników projektów na czynności, które nie są niezbędne i które można w łatwy sposób zautomatyzować.
Zalety stosowania zadań cyklicznych:
-
brak chaosu i przypadkowości w definicji zadań
-
minimalizacja zakłóceń organizacyjnych wynikających z udziału czynnika ludzkiego
-
brak zakłóceń w procesie raportowania wynikających z opóźnień w tworzeniu zadań
-
możliwość uporządkowanego dokumentowania zadań niezwiązanych bezpośrednio z projektowaniem
-
znaczące ograniczenie zakłóceń w pracy kierownika projektów, eliminacja dużej ilości drobnych, doraźnych zadań administracyjnych
-
spójność ewidencji powtarzających się zadań w ramach fazy, projektu, a także całej firmy.
Projekt i realizacja Spectrum Marketing | 2023 Wszelkie prawa zastrzeżone.
Poznaj system Wayman
Social media
Wayman Sp. z o.o.
ul. Piotra Skargi 14/2, Gdynia
ul. Pawia 9, piętro 1, Kraków (Biurowiec High5ive)