RÓWNIEŻ NA BLOGU:

Bardzo często spotykam się w czasie wdrożeń systemu Wayman, już na bardzo wczesnym etapie z koncepcją integracji wielu rozwiązań, w szczególności integracji systemu finansowo-kadrowego z dedykowanym zarządzaniu głównym procesem biznesowym w wielobranżowej firmie projektowej systemy Wayman ERP. Projekty informatyczne związane ze zmianą lub wdrożeniem od podstaw systemu ERP (Enterprise Resource Planning) w obszarze finansowo-księgowym w wielobranżowej firmie projektowej stanowią znaczące przedsięwzięcie, które wymaga starannej analizy, planowania i koordynacji. Jednocześnie wykorzystanie dedykowanego systemu do zarządzania procesem projektowania, jakim jest Wayman, dodatkowo podkreśla potrzebę integracji pomiędzy różnymi systemami ERP w celu zapewnienia płynności procesów biznesowych i dokładności danych finansowych.

Czynnikiem znacząco zwiększającym ryzyko wdrożeń jest brak podjęcia we właściwym momencie niezbędnych prac przygotowawczych i analitycznych. W tym wpisie przedstawiam kluczowe kroki i rozważania dotyczące efektywnego wdrożenia i integracji systemów ERP w środowisku wielobranżowej firmy projektowej przy założeniu integracji rozwiązań ERP dedykowanych do obszaru finansowo księgowego z rozwiązaniem wspomagającym główny proces biznesowy, czyli projektowanie.

Kluczowa sekwencja działań, o których niezwykle często zapominamy prowadząc  integrację różnych systemów obejmuje następujące elementy. Przeprowadzenie szczegółowej analizy potrzeb finansowo-księgowych oraz wymagań specyficznych dla procesów projektowych w firmie. Zrozumienie, jakie dane są generowane w trakcie procesów projektowych i jak powinny być one przetwarzane w systemie finansowo-księgowym. Przeprowadzenie mapowania procesów biznesowych poprzez identyfikację i udokumentowanie wszystkich procesów biznesowych dotyczących finansów i księgowości, w tym określenie sposobu przypisywania kosztów projektowych i zarządzania dokumentacją finansową. Wybór systemu ERP, który najlepiej odpowiada na potrzeby firmy w obszarze finansowo-księgowym oraz jest kompatybilny z systemem Wayman używanym do zarządzania projektami. Istotną kwestią jest zapewnienie, że oba systemy ERP mogą efektywnie wymieniać się danymi. Należy szczególnie zwrócić uwagę na automatyczne dostarczanie kluczy proporcjonalnych do rozksięgowania kosztów ogólnych projektów bezpośrednio z systemu projektowego do systemu finansowo-księgowego.

Niezwykle ważne jest przeprowadzenie implementacji rozwiązań technicznych umożliwiających integrację systemu Wayman z systemem ERP odpowiedzialnym za obszar finansowo-księgowy. Należy zadbać o to, aby każdy dokument finansowy generowany przez system ERP był dostępny w systemie Wayman, co umożliwi odpowiednie przypisanie kosztów do projektów. Oczywiście można osiągnąć to poprzez przeprowadzenie testów integracyjnych, aby upewnić się, że procesy przepływu danych między systemami działają poprawnie i że wszystkie wymagane informacje są dostępne i dokładne, o wiele rozsądniejszym rozwiązaniem jest jednak odpowiednio wczesne uwzględnienie tego wymagania już na etapie analizy przedwdrożeniowej lub w fazie określania wstępnych wymagań. Dzięki temu faza testów przebiega o wiele sprawniej i łatwiejsza jest organizacja szkoleń dla pracowników z obsługi nowych narzędzi i procesów, ze szczególnym uwzględnieniem procesów dekretacji faktur i przypisywania kosztów projektowych. Po uruchomieniu narzędzi integracyjnych bardzo ważne jest regularne monitorowanie działania zintegrowanych systemów ERP oraz wprowadzanie niezbędnych poprawek i optymalizacji w celu zapewnienia efektywności procesów biznesowych.

Wdrożenie nowego systemu ERP to nie tylko kwestia techniczna, ale również zarządzania zmianą w organizacji. Należy odpowiednio przygotować pracowników i zarząd na nowe procesy i narzędzia. W firmach projektowych równie ważne jest sprawne funkcjonowanie narzędzia informatycznego i zapewnienie wysokiego poziomu bezpieczeństwa danych, szczególnie w kontekście wymiany informacji finansowych między systemami. Wybór rozwiązań ERP, które mogą być elastycznie dostosowane do zmieniających się potrzeb firmy oraz które zapewnią możliwość skalowania w miarę rozwoju przedsiębiorstwa.

Przygotowując się do wprowadzenia nowego systemu ERP, który ma zostać zintegrowany z już funkcjonującym w organizacji lub dopiero planowanym do wdrożenia, istniejącym i funkcjonującym w dowolnym zakresie funkcjonalnym systemem Wayman ERP odpowiedzialnym za zarządzanie procesem projektowania, warto uwzględnić następujące zalecenia:

• Zrozumienie specyficznych potrzeb firmy i procesów biznesowych, które nowy system ERP ma wspierać i ulepszać.
• Sprawdzenie, czy nowy system ERP jest technologicznie kompatybilny z Wayman ERP, szczególnie w kontekście integracji i wymiany danych.
• Potwierdzenie czy zespół wdrażający rozwiązanie ERP w obszarze finansowo-księgowym posiada doświadczenia wdrożeniowe z firm projektowo-inżynierskich
• Opracowanie planu integracji obu systemów, uwzględniającego wszystkie niezbędne etapy: od wstępnej analizy, przez testowanie, po wdrożenie i optymalizację.
• Upewnienie się, że dane mogą być płynnie przenoszone i synchronizowane między systemami, przy zachowaniu ich spójności i dokładności.
• Identyfikacja procesów, które mogą być zautomatyzowane dzięki integracji, takich jak przekazywanie kluczy proporcjonalnych do rozksięgowania kosztów czy dostęp do dokumentów księgowych.
• Zapewnienie, że w obu systemach dane są bezpieczne, a jednocześnie łatwo dostępne dla uprawnionych użytkowników.
• Przygotowanie użytkowników do pracy z nowym systemem oraz edukacja pracowników na temat zmian w procesach biznesowych wynikających z integracji.
• Zaplanowanie długoterminowego wsparcia technicznego i regularnych aktualizacji dla obu systemów, aby zapewnić ich nieprzerwaną współpracę i aktualność.
• Wybór rozwiązania ERP, które jest elastyczne i może dostosować się do przyszłych zmian w procesach biznesowych oraz ewoluować razem z firmą.
• Przeprowadzenie pilotażu i testów integracyjnych na ograniczonej skali przed pełnym wdrożeniem, aby zidentyfikować potencjalne problemy i dopracować procesy.
• Opracowanie strategii zarządzania zmianą, aby ułatwić pracownikom adaptację do nowego systemu i zmaksymalizować jego pozytywne przyjęcie jako rozwiązania stanowiącego istotną część ich pracy.
• Regularne monitorowanie efektywności zintegrowanych systemów oraz wprowadzanie niezbędnych modyfikacji i ulepszeń.

Przyjęcie tych zaleceń pomoże w skutecznym wdrożeniu nowego systemu ERP i jego integracji z systemem Wayman ERP, co z kolei przyczyni się do płynniejszego zarządzania procesami projektowymi i zwiększenia efektywności operacyjnej firmy. Zachęcam do kontaktu z ekspertami Wayman, którzy chętnie wesprą przygotowanie strategii implementacji systemu Wayman zarówno w konfiguracji rozwiązania zintegrowanego z systemem ERP odpowiedzialnym za obszar finansowo księgowy oraz oczywiście w przypadku implementacji Wayman jako głównego systemu ERP wielobranżowej firmy projektowej.

Autor: Piotr Bilon

Projekt i realizacja Spectrum Marketing | 2023 Wszelkie prawa zastrzeżone.

Poznaj system Wayman

Social media

Kontakt

email: contact@wayman.pl

telefon: +48 882 907 648

Wayman Sp. z o.o.

ul. Piotra Skargi 14/2, Gdynia

ul. Pawia 9, piętro 1, Kraków (Biurowiec High5ive)