RÓWNIEŻ NA BLOGU:
W jaki sposób prowadzić optymalizację zasobów w firmach inżynierskich?
Bieżący wpis, jest logiczną kontynuacją poprzednich artykułów, nasze wpisy tworzą całość, więc polecamy zapoznać się z dwoma wcześniejszymi wpisami, w których poruszyłem kwestie planowania projektów, budowy WBS i delegowania zadań. Są to zagadnienia możliwe do rozwiązania na wiele różnych sposobów i wspólnym mianownikiem dla wszystkich wariantów działania jest zdrowy rozsądek. Dodatkowo warto także pamiętać, że bez względu na to jakie rozwiązanie planowania projektów i delegowania zadań wybierzemy, to powinniśmy zawsze mieć na uwadze, że przed pracownikami powinna być budowana przewidywalna przyszłość. W świecie ciągłych zmian, wrzutek projektowych i nagłych, zupełnie niespodziewanych zadań bardzo ważne jest to, żeby planować to co jest możliwe do zaplanowania. Zawsze warto poświęcić chwilę i zastanowić się nad tym w jaki sposób zaplanować zadania i jaką formę delegowania przyjąć. Przyjmowanie pochopnie rozwiązań lub zakładanie, że tylko jedno rozwiązanie będzie sprawdzało się w każdym przypadku jest błędne. W założeniu każdy projekt powinien być przewidywalny i zaplanowany w taki sposób, by można było go zrealizować i najczęściej tak właśnie są one planowane.
Często, a właściwie praktycznie zawsze, projekty planowane są w ten sposób, że każdy z nich analizowany indywidualnie jest możliwy do wykonania i realizowalny przy użyciu przypisanych do zadań zasobów. Jednak rzeczywistość projektanta kształtują nakładające się na siebie zadania z realizowanych równolegle projektów, niespodziewane zdarzenia tzw.: „wrzutki” lub „strzały z biodra” uzupełnione o planowane i nieplanowane nieobecności, szkolenia, delegacje, awarie itd. Itp. Łatwo ulec wrażeniu, że projektów nie da się zaplanować, a mówiąc dokładniej nie da się zaplanować przyszłości projektanta. Myślę, że jest w tym dużo prawdy, ale nie planowanie jest najważniejsze. Rozważania o planowaniu możemy ograniczyć do stwierdzenia, że kierując się zdrowym rozsądkiem powinniśmy w ujęciu krótkoterminowym planować to co wiemy w realnej perspektywie 2-3 tygodni, mając świadomość, że w każdej chwili plan może się zmienić. W długiej perspektywie planowanie służy do prognozowania kosztów planowanych do realizacji projektów i zasobów, których delegowanie najczęściej odbywa się na podstawie kompetencji. Przedstawione powyżej podejście wynika z tego, że w projektowaniu kluczowym procesem nie jest planowanie, ale ciągła optymalizacja obciążenia zasobów uwzględniająca priorytety.
Koncepcja ciągłej optymalizacji, jest nierozerwalnie powiązana z cyklem Deminga (PDCA), planuj, działaj, kontroluj, podejmuj akcje korygujące. Ciągłość optymalizacji obciążenia zasobów w firmie projektowej polega na tym, że zestawiamy ze sobą w prosty sposób wszystkie zadania, ze wszystkich projektów, obciążające pracowników i uzyskujemy wypadkowe sumaryczne obciążenie. Macierz obciążenia pokazuje wszystkie przypadki przeciążenia, niedociążenia i obciążenia optymalnego. Oprogramowanie wykorzystywane do optymalizacji powinno pozwalać na łatwe rozstrzygnięcie wszelkich spiętrzeń i konfliktów. Czasem stosowane są dla wsparcia procesu optymalizacji proste narzędzia rozkładające godziny pracowników, ich użycie może zaspokajać poczucie estetyki i usuwać przeciążenia w macierzy, ale powstały w rezultacie plan nie ma nic wspólnego z rzeczywistością, inżynierowie nie będą w ten sposób pracować, można to sobie po prostu darować.
Naturalnie sugerując rezygnację z działań wypada podać alternatywne propozycje. Metodologia Wayman daje w tym obszarze bardzo konkretne rozwiązania. Po pierwsze system przyjmuje, że każde nierozpoczęte zadanie będzie zrealizowane w terminie i budżecie przez wybranego pracownika. Jednakże w sytuacji, w której rozpocznie się praca nad zadaniem, to życie może łaskawie lub brutalnie zweryfikować początkowe założenia. Może być tak, że prace posuwają się sprawnie i zadanie zostanie zakończone przed terminem, częściej jednak projektanci mierzą się z wyzwaniami i terminy lub budżety są zagrożone. W takiej sytuacji metodologia Wayman podsuwa kierownikom projektów podpowiedź w postaci prognozy. Dzięki niej i powiązanym z nią raportach, można określić priorytety działania i odpowiednio wcześnie podjąć środki zaradcze, dzięki którym będziemy mogli uniknąć negatywnych konsekwencji dla budżetu, terminu i ogólnie dla projektu. Dysponując sugestią priorytetów generowaną przez system, łatwiej jest podjąć precyzyjne działania. Dobre, przygotowane do pracy inżynierów, narzędzie wspierające procesowe zarządzanie realizacją projektów w firmie inżynierskiej będzie dysponowało odpowiednimi narzędziami wspierającymi czynności optymalizacyjne. Polecam oczywiście wypróbowanie rozwiązań dostępnych w systemie Wayman.
W trakcie szkoleń i wdrożeń uczestnicy często pytają mnie jak często wykonywać optymalizację obciążenia zasobów. Nie ma na to jednej dobrej odpowiedzi. Zarządzanie zasobami i prowadzenie projektu przypomina jazdę samochodem, tor jazdy weryfikujemy w sposób ciągły, kierowca nie ucina sobie drzemek w czasie jazdy, nie spogląda przed siebie raz na 10 minut by upewnić się, że jedzie po właściwym pasie. System wspomagający zarządzanie sam monitoruje parametry projektu, a decyzje o zmianach pozostają w zakresie odpowiedzialności człowieka, system nie zmienia sam budżetów ani terminów. Dlatego też, to człowiek powinien ustalić sensowną cykliczność interwałów optymalizacyjnych. Najlepszą odpowiedzią jest to, że optymalizować należy zawsze wtedy, gdy jest to potrzebne, gdy pojawi się zmiana, jednocześnie interwały optymalizacyjne o większej rozpiętości czasowej niż tydzień w biurach projektowych są niezwykle ryzykowane.
Ten wpis tylko dotyka tematu optymalizacji. Chętnie poznam opinie czytelników bloga na ten temat, zapraszam do dyskusji i polecam zapoznanie się z rozwiązaniami Wayman dotyczącymi kwestii optymalizacji i nie tylko.
Projekt i realizacja Spectrum Marketing | 2023 Wszelkie prawa zastrzeżone.
Poznaj system Wayman
Social media
Wayman Sp. z o.o.
ul. Piotra Skargi 14/2, Gdynia
ul. Pawia 9, piętro 1, Kraków (Biurowiec High5ive)