RÓWNIEŻ NA BLOGU:

Babiogórski Park Narodowy jest często rekomendowanym miejscem na górskie wycieczki jednak z jakiegoś powodu nie urzekła mnie ani Akademicka Perć, ani widoki z wietrznego szczytu, jako, że „wytrwałość przynosi efekty” postanowiłem kontynuować poszukiwania miejsca wyjątkowego i schodząc ze szczytu wybrałem nieco dłuższą i wymagającą kilku podejść drogę czarnym i zielonym szlakiem. To była dobra decyzja, bo dzięki niej bardzo szybko dzień stał się wartym skatalogowania z uwagi na kompletnie pustą i niezwykle malowniczą polanę, która, jak się później okazało, zapewniała ostatnią w tym roku szansę na delektowanie się pięknymi widokami w ciepły, letni choć październikowy wieczór. Podejście na Babią Górę potraktowałem jako szansę na trening interwałowy, więc byłem już dość zmęczony długim dniem i z przyjemnością oddałem się nieco dłuższym niż zazwyczaj rozmyślaniom. Z różnych powodów nie powinienem dzielić się w tym wpisie wszystkimi przemyśleniami jakie zaprzątały moją głowę na górskiej ławeczce, ale jeden temat może okazać się interesujący dla osób zarządzających projektami w inżynierskich firmach projektowych.

Chodzi mi oczywiście o wspomniany w tytule tego wpisu koncept dodawania wag do elementów harmonogramu rzeczowo finansowego w firmach projektowych. Zastanawiałem się nad tym tematem, ponieważ dostałem pytanie o możliwość dodawania wag do zadań na koniec jednej z przeprowadzonych niedawno prezentacji. Oczywiście w systemie Wayman jest możliwość dodania dowolnego atrybutu do każdego dokumentu, odpowiadając twierdząco na postawione pytanie ciekawiły mnie dwie rzeczy. Po pierwsze nie mogłem zrozumieć dlaczego po kilku godzinnej prezentacji kompletnego systemu zarządzania dedykowanego firmom projektowym uczestnik prezentacji zapytał o wagi zadań, po drugie trudno było mi wyobrazić sobie uzasadnienie dla systemu wag w kontekście Wayman, mimo iż oczywiście spotkałem się z dodawaniem wag do zadań w firmach zarządzających projektami w tabelkach i arkuszach kalkulacyjnych. Odpowiedź na pierwsze pytanie jest prosta, albo ja źle tłumaczyłem czym jest system Wayman, albo użytkownik nie chciał lub nie potrafił zrozumieć mojego przekazu. Dociekliwie poszukując odpowiedzi na drugi pytanie zebrałem informacje od orędownika wag i przedstawiam je w zwięzły sposób poniżej.

Korzyści ze stosowania systemu wag dodawanych do zadań w firmie inżynierskiej są zdaniem mojego rozmówcy następujące:

1. Priorytetyzacja: Wagi pozwalają określić, które zadania są ważniejsze od innych. Dzięki temu można skoncentrować się na kluczowych elementach projektu i zapewnić, że zostaną one wykonane w pierwszej kolejności.
2. Monitorowanie postępów: Przydzielanie wag do zadań umożliwia śledzenie postępów projektu. Można łatwo zidentyfikować, które zadania są opóźnione lub wymagają dodatkowej uwagi.
3. Alokatywność zasobów: Dzięki wadze można lepiej zarządzać zasobami, takimi jak czas i personel. Zadania o większej wadze mogą wymagać większej ilości zasobów lub być priorytetem dla zespołu.
4. Prognozowanie czasu dostarczenia: Wagi można wykorzystać do obliczania przewidywanego czasu dostarczenia projektu. Zadania o wyższej wadze mają większy wpływ na termin zakończenia projektu, co pozwala na bardziej realistyczne prognozowanie.

W żadnym wypadku nie chcę kwestionować istotności i przydatności żadnego z opisanych powyżej benefitów, jednak ich wymienianie ze wskazaniem niezbędności wag dla ich uzyskania w kontekście zakupu systemu Wayman, przypomina mi sytuację, w której woźnica kupując samochód martwi się o to jak będzie mógł do niego zaprzęgać w przyszłości konia. Taki woźnica zapewne by uzasadniał możliwość zaprzężenia konia do samochodu tym, ze koń pociągnie samochód, umożliwi jego przemieszczenie z punktu „A” do „B”, może nawet poza samym autem będzie można przemieścić jakiś ładunek, albo pasażerów. Możliwości i benefity opisywane przez woźnicę są możliwe do osiągnięcia, nie ma jednak żadnego powodu by osiągać je zaprzęgając konia do samochodu, to działanie całkowicie zbędne. Analogicznie do samochodu, który nie potrzebuje konia system Wayman nie potrzebuje wag dodawanych do zadań dla zaspokojenia potrzeb firm projektowych.

Jeśli celem użytkownika jest określanie priorytetów projektów, etapów lub zadań to użytkownik systemu Wayman dysponuje możliwością określenia priorytetów bez stosowania wag ani jakichkolwiek innych elementów dodatkowych, tak jak pokazałem to na poniższym zrzucie ekranu.

Podobnie dla umożliwienia śledzenia postępu projektu nie potrzebujemy dodawać do systemu Wayman wag, bo system umożliwia śledzenie rzeczywistych postępów realizacji zadań przy pomocy licznych, przejrzystych i bardzo przydatnych narzędzi, dla przykładu poniżej prezentuję zegary kontrolne zadania w Wayman.

Trudno mi sobie wyobrazić co oznacza stwierdzenie, że przy użyciu wag można lepiej zarządzać zasobami takimi jak czas i personel. Zapewne jest jakiś gorszy sposób zarządzania zasobami niż oparty na wagach, ale w Wayman mamy narzędzie pozwalające na zarządzanie zasobami przy użyciu terminów, budżetów, kosztów, przychodów, macierzy obciążenia zasobów, planów krótko i długoterminowych odwzorowujących rzeczywistość. W tym procesie wagi są zupełnie zbędne, a ich dodanie oznaczać będzie tylko poświęcenie części budżetu na wykonanie tej czynności. Czy można to robić, tak, czy ma to sens w kontekście Wayman – zdecydowanie nie. Ostrosłup równowagi projektu w inżynierii tworzą: czas, budżet, zasoby i jakość. Dodawanie wag musi wynikać z tego, że firma pracując w arkuszu kalkulacyjnym, nie ma możliwość innego niż ręczny gromadzenia informacji o realizacji i pracownicy prawdopodobnie raportują czas pracy na bardzo ogólne obiekty, takie jak projekty lub w najlepszym razie etapy. Kierownik projektu uznaje za zbyt pracochłonne definiowanie wszystkich elementów projektu i gromadzenie informacji o ilości alokowanych na nie godzin, jednak musi definiować szczegółowo elementy projektu, czasem nawet poszczególne projekty i usiłuje sobie radzić z określaniem stopnia zaawansowania projektu przy pomocy wag. To może być uzasadnienie stosowania systemu wag, bo jeśli mamy teoretycznie dwa zadania: wykonanie projektu technicznego i składanie rysunków, to jeśli wykonamy projekt i zostanie nam tylko złożenie rysunków, to mimo, ze zakończyliśmy połowę zadań to nie oznacza wcale, że projekt zaawansowany jest w 50%. W rzeczywistości budżet finansowy zadania, ilość godzin przewidzianych na jego wykonanie, ilość zaraportowanych na zadanie godzin, terminy rozpoczęcia i zakończenia realizacji dostępne w Wayman są w zupełności wystarczające by określić stan zaawansowania poszczególnych zadań i całego projektu.

Projekt i realizacja Spectrum Marketing | 2023 Wszelkie prawa zastrzeżone.

Poznaj system Wayman

Social media

Kontakt

email: contact@wayman.pl

telefon: +48 882 907 648

Wayman Sp. z o.o.

ul. Piotra Skargi 14/2, Gdynia

ul. Pawia 9, piętro 1, Kraków (Biurowiec High5ive)