RÓWNIEŻ NA BLOGU:
Organizacja WBS - uniwersalny spis działań w projekcie
Prawidłowo zdefiniowana struktura organizacyjna projektu, podział projektu na etapy/fazy i dalej etapów na zadania, które z kolei możemy grupować w odpowiednie zbiory to nie tylko dowód na istnienie i stosowanie standardów oraz zintegrowanego systemu zarządzania jakością, ale także potwierdzenie dojrzałości organizacji. Dodatkowo odpowiednio szczegółowy harmonogram rzeczowo finansowy jest ważnym elementem ograniczającym ryzyko realizacji projektu.
Obecnie projektanci bardzo często posługują się spisami dokumentacji i czynności w arkuszach kalkulacyjnych, często znajdują one swoje odwzorowanie w harmonogramach Gantta przygotowywanych w narzędziach wspierających zarządzanie projektami. Funkcjonalności Wayman wykraczają poza powszechnie dostępne standardy i umożliwiają elastyczne podejście do kwestii organizacji WBS, który z jednej strony można praktycznie elastycznie ukształtować w systemie zgodnie z indywidualnymi potrzebami kierownika projektu. Elastyczność jest dobra, ale stosowana bezrefleksyjnie prowadzi do chaosu i może prowadzić do budowy struktury WBS, która jest niezwykle trudna do odczytu, interpretacji i zarządzania dla wszystkich poza autorem WBS. W związku z tym w Wayman udostępniamy cztery bazowe sposoby organizacji WBS pozostawiając użytkownikom ich dalszej modyfikacji.
Użytkownik rozpoczynający swoją przygodę z profesjonalną budową WBS powinien rozpocząć od podstawowego schematu WBS, czyli Grupy Klient. Ten schemat umożliwia bardzo elastyczne grupowanie zadań w zbiory w praktycznie dowolny sposób definiowane przez użytkowników. Dla przykładu opracowując dokumentację budynku możemy w łatwy sposób tworzyć pakiet dokumentacji dla poszczególnych pięter lub lokali w budownictwie kubaturowym, obiektów inżynieryjnych w sektorze infrastrukturalnym lub różnych instalacji w sektorze chemicznym albo przemysłowym. Stosowanie schematu Grupy klient jest często popularne w zaawansowanych organizacyjnie sektorach inżynierii, na przykład w okrętownictwie. Pomimo zunifikowanych zasad budowy WBS będących jeszcze spadkiem po czasach funkcjonowania zjednoczenia przemysłu okrętowego w Polsce nadal na znormalizowane WBS opierające się na podziałach branżowych nakładana jest maska definiowanych przez użytkowników grup w oparciu o schemat Grupy klient, co pozwala na przykład na stworzenie pakietów działań i dokumentacji niezbędnych do wykonania w ramach sekcji bądź bloku statku na różnych etapach wyposażania. Poniżej przykład maski schematu Grupy Klient nałożony na przykładowy branżowy układ WBS dla projektu okrętowego:
Tłem na przedstawionego powyżej przykładu jest schemat Grupy, u którego podstaw leży podział WBS projektu na klasy i grupy branżowe. Założenie jest takie, że w każdym etapie projektu określamy klasy, czyli duże zbiory branżowe, które następnie dzielimy na grupy i w ramach grup definiujemy zadania, istnieje dodatkowo jeszcze możliwość definiowania podgrup, ale w metodologii Wayman przyjmujemy naturalny podział WBS w taki sposób, by powstałe drzewo miało głębokość nie większą niż 3. Do takiego podziału jest także dopasowany system numeracji, składający się z 4 cyfr głównych i dodatkowych cyfr określających poszczególne dokumenty.
Wariantem dodatkowym, takim samym w zakresie koncepcyjnym, a różniącym się tylko logiką numeracji i nazewnictwem jest schemat Grupy SFI stosowany głównie w segmencie offshore. Jego dostępność w Wayman wynika z tego, że jest to system kompletny w zakresie branżowym i może posłużyć jako przykład o wytworzenia własnego systemu kodowania, poza tym wielu użytkowników Wayman w Polsce realizuje projekty dla globalnych firm z sektora wydobycia ropy i gazu spod dna morza. Dla tych użytkowników to praktycznie gotowe do użycia środowisko.
Ostatnim z bazowych schematów Wayman jest schemat o nazwie Grupy Zadań. Ten schemat jest stosowany powszechnie w przypadku dowolnej integracji pomiędzy Wayman i MsProject. Jak widać na pokazanym powyżej pokładzie głębokości drzewa są praktycznie dowolne i dokładnie tak samo jak to jest w innych narzędziach, niekoniecznie dedykowanych dokładnie dla rozwiązań inżynierskich, można tworzyć dowolną ilość zagnieżdżeń drzewa. To bardzo duży stopień elastyczności, który wymaga dla swojej skuteczności świadomych użytkowników i dojrzałości organizacyjnej od firmy. Jednak użyty w odpowiednim zespole staje się potężnym narzędziem. Warto także zwrócić uwagę na wizualne podobieństwo schematu Grupy Zadań do harmonogramu Gantta. To podobieństwo jest czysto iluzoryczne, schemat Grupy Zadań nie jest ani funkcjonalnie ani wizualnie identyczny z typowym wykresem Gantta, jednak z uwagi na swoje funkcjonalności bardzo skutecznie go zastępuje, czyniąc rozwiązaniem archaicznym. Jednakże nada w Wayman posiadamy możliwość nie tylko wizualizowania projektu w formie harmonogramu Gantta, ale także planowanie i monitoring realizacji projektu przy użyciu tego narzędzia.
Zarządzanie WBS, dostosowanie widoków zadań do własnych potrzeb jest kuszące, jednocześnie pomimo intuicyjności interfejsu Wayman, kluczowym elementem jest implementacja dobrych praktyk i unikanie „wynajdowania koła” w zakresie organizacji projektu. Użytkownicy rozważający praktyczną implementację schematów i poddanie ich dalszemu dopracowaniu mogą skorzystać z konsultacji i szkoleń Wayman w tym zakresie. Aby umówić się na zdalną sesję szkoleniową wystarczy skontaktować się z Wayman mailowo: contact@wayman.software i ustalić odpowiadający termin.
Projekt i realizacja Spectrum Marketing | 2023 Wszelkie prawa zastrzeżone.
Poznaj system Wayman
Social media
Wayman Sp. z o.o.
ul. Piotra Skargi 14/2, Gdynia
ul. Pawia 9, piętro 1, Kraków (Biurowiec High5ive)