RÓWNIEŻ NA BLOGU:
Nowy rok 2023 - czas postanowień i prezent od Wayman
Zasady osiągania celów
Początek każdego roku to zazwyczaj moment, w którym rozpoczynamy realizację postanowień noworocznych. Osiąganie zamierzonych celów w zakładanym czasie, budżecie i oczekiwanej jakości to fundament Wayman, znamy się na tym, sami to robimy i pomagamy działać w ten właśnie sposób użytkownikom Wayman. Jako, że z realizacja postanowień noworocznych niezwykle często kończy się wraz z końcem stycznia, chcielibyśmy dziś przypomnieć trzy, naszym zdaniem, najważniejsze, obok zdrowego rozsądku, zasady ogólne niezwykle pomocne w trakcie realizacji celów:
-
Konsekwentna cykliczność
-
Determinacja w utrzymaniu konsekwencji
-
Podział celów na możliwie małe kroki (mierzalne działania, których wykonanie jest niezbędne do osiągnięcia celu)
Mimo, że nasz wpis nie będzie koncentrował się na noworocznych postanowieniach to życzymy wszystkim osiągnięcia celów, a tych osób, które w 2023 planują rozpocząć lub kontynuować pracę z Wayman mamy kilka ciekawych informacji.
Osiąganie celów w firmie projektowej
Wayman jest dedykowany do zarządzania firmą projektową, więc jego zastosowanie będzie najwłaściwsze wtedy, gdy będziemy realizowali zadania typowe dla pracy projektantów i inżynierów. W kontekście rzeczywistości firm projektowych możemy nadać wspomnianym powyżej zasadom następujące brzmienie:
-
Stosowanie minimum tygodniowego cyklu PDCA
-
Stosowanie narzędzi wspomagających wykonywanie cyklicznych czynności i bieżące dokumentowanie działań
-
Definiowanie zadań zgodnie ze zdrowym rozsądkiem w taki sposób, by zaspokoić wszystkie oczekiwania podmiotów uczestniczących w procesie projektowania
Brzmi to nadal bardzo ogólnikowo, ale jest proste i dodatkowo Wayman umożliwia bardzo łatwe przestrzeganie opisanych powyżej zasad.
Osiąganie celów przy użyciu Wayman
Niezwykle przydatnym narzędziem wspomagającym realizację cyklu PDCA w firmie projektowej, jest dostępny dla każdego projektu raport o nazwie “Spływ dokumentacji”. Raport ten podsumowuje i równocześnie tworzy uporządkowany obraz projektu uwzględniając jeden z podstawowych elementów metodologii wykonywania cotygodniowych przeglądów projektów w Wayman. Powszechnie stosowana przez użytkowników systemu zasada mówi o tym, że raz w tygodniu, analizujemy każdy etap projektu odpowiadając na 4 proste pytania:
-
Jakie zadania zostały zakończone w bieżącym tygodniu?
-
Jakie zadania są przeterminowane?
-
Jakie zadania są zaplanowanie do zakończenia w przyszłym tygodniu?
-
Jakie zadania są jeszcze do wykonania w przyszłości?
Wayman zapewnia natychmiastowy dostęp do automatycznie generowanych odpowiedzi na wszystkie postawione powyżej pytania i dodatkowo uzupełnia obraz sytuacji o szczegółowe informacje dotyczące realizacji zadań. Dzięki temu wszystkie wierzchołki równowagi zarówno projektu, etapów jak i wchodzących w ich skład zadań stają się transparentne. Jednocześnie sama sekwencja czterech pytań i możliwość równoczesnego i natychmiastowego uzyskania systemowej odpowiedzi na każde z nich sprawia, że unikamy samo-napędzającej się spirali opóźnień, spowodowanej najczęściej chęcią niezwłocznego nadrobienia zaległości kosztem przewidzianych do realizacji zadań przy niewystarczającej ilości zasobów lub brakach informacyjnych faktycznie powodujących opóźnienia. Kompletny obraz sytuacji pomaga także właściwie reagować na próby wywierania presji na projektantów przez inwestora lub osoby zarządzające budową.
Funkcjonalność raportu znacząco wzbogaca właściwe stosowanie uwag oraz statusów zadań i uwagi w Wayman są elementem pozwalającym z jednej strony na udokumentowanie wszystkich innych niż jednoznacznie określonych w systemie zdarzeń, także tych najbardziej nietypowych, a z drugiej strony uwagi umożliwiają zarządzanie zdarzeniami drobnymi, dla których nie opłaca się tworzyć zadań, a które powinny być udokumentowane. Dzięki statusowi “Do realizacji” i możliwości określenia osoby odpowiedzialnej za uwagę, każda uwaga może stać się mikro zadaniem znajdującym się na liście czynności do wykonania projektanta bez konieczności definiowania zadań.
Stosowanie raportu “Spływ dokumentacji” na pewno się opłaca i jeśli nie jest on jeszcze cyklicznie używanym narzędziem to najwyższy czas to zmienić.
Prezent od Wayman na Nowy Rok
Przygotowaliśmy prezent dla wszystkich użytkowników Wayman. Jako, że blog Wayman stał się medium, na którym cyklicznie publikujemy wartościowe informacje na temat zarządzania firmą projektową bardzo zależy nam na tym, by docierał do jak największej ilości użytkowników naszego systemu, obecnych i przyszłych. Dlatego też, jak tylko ilość subskrybentów naszego bloga wzrośnie do 2000 udostępnimy w podstawowej wersji Wayman niezwykle przydatną funkcjonalność z wersji PRO, czyli funkcjonalność “Rejestr zmian”. Stosowanie tego raportu pozwala na bardzo szybkie i przekrojowe gromadzenie na osi czasu informacji o zmianach w realizacji poszczególnych zadań, ich przyczynach, pracochłonności i powiązanych z nimi komentarzach, linkach do dokumentów jak i prowadzonej na bieżąco w systemie dyskusji. Każdy kto kiedykolwiek próbował analizować historię realizacji projektu, gromadzić dane niezbędne dla określenia roszczeń i dodatkowej pracochłonności z pewnością stwierdzi, że jest to funkcjonalność uszyta na miarę potrzeb projektantów i osób zarządzających firmami projektowymi.
Wszystko w Waszych rękach, my mamy nadzieję, że nie będziemy musieli ani chwili zwlekać i funkcjonalność pojawi się już w najbliższej aktualizacji podstawowej wersji Wayman. Zapraszamy do komentowania i zgłaszania swoich pomysłów na tematy artykułów, przypominamy także, że ten blog to miejsce dla Was, nie tylko jako czytelników, ale także autorów publikowanych tekstów. Zapraszamy do dzielenia się swoimi doświadczeniami i nadsyłania propozycji treści wpisów lub artykułów oraz pomysłów na tematy do poruszenia na blogu na adres pb@wayman.software.
Projekt i realizacja Spectrum Marketing | 2023 Wszelkie prawa zastrzeżone.
Poznaj system Wayman
Social media
Wayman Sp. z o.o.
ul. Piotra Skargi 14/2, Gdynia
ul. Pawia 9, piętro 1, Kraków (Biurowiec High5ive)