RÓWNIEŻ NA BLOGU:
Na czym polega niestandardowe podejście Wayman do raportowania?
Budowanie relacji z użytkownikami Wayman jest dla nas tak samo ważne, jak dla firm projektowych powinno być budowanie poprawnych relacji z projektantami. Zbyt często spotykam się z firmami, w których użycie systemów wspomagających zarządzanie kojarzy się projektantom z wpisywaniem godzin w jakieś okienko obok przywoływanych z rozwijalnych list numerów projektów, co nazywają eufemistycznie „raportowaniem”. Nic dziwnego, że funkcjonalności Wayman związane z raportowaniem nie kojarzą się większości użytkowników zbyt dobrze, a warsztaty z raportowania nie są zdarzeniami, na które oczekuje się z entuzjazmem. Dlatego właśnie w dzisiejszym wpisie opowiem odrobinę o tym co w Wayman rozumiemy przez raportowanie.
Czym zatem są raporty w Wayman, skoro zasłużyły sobie na osobny wpis i deklarujemy, że rozumiemy je inaczej niż znakomita większość projektantów. Na początek warto wyjaśnić proces wpisywania danych na bieżąco we wspomnianych wcześniej aplikacjach do zbierania godzin, nie jest przez nas klasyfikowany jako proces raportowania, tylko proces sprawozdawczości. Natomiast stanowiące zwieńczenie procesu alokacji godzin zestawienie tabelaryczne nie jest raportem w rozumieniu Wayman, a jedynie obrazem historycznym alokacji. To zbiór informacji, z których możemy wyciągnąć oczywiście wnioski lub które możemy użyć na przykład do przygotowania faktur przychodowych, jednak nie są to narzędzia stanowiące integralny element codziennej pracy kierownika projektu, pracowni lub projektanta.
Klasyfikacja raportów w Wayman jest zbudowana w oparciu o pryncypia wierzchołków równowagi projektu, a także w sposób uproszczony o ich przeznaczenie funkcjonalne, czyli raporty wspierające i raporty podsumowujące. Podział ten umożliwia nie tylko szybsze odnalezienie poszukiwanych danych, ale również lepsze zrozumienie prezentowanych treści. W zależności od charakteru i celu raportu, możemy wyróżnić także kilka głównych kategorii, takich jak raporty finansowe, analityczne, badawcze, czy statystyczne. Każda z nich posiada swoje unikalne cechy i zastosowania, przy czym wszystkie raporty w Wayman są raportami interaktywnymi, użytkownicy mogą je konfigurować indywidualnie w taki sposób, by prezentowane zestawy danych odpowiadały w jak najlepszy sposób na ich partykularne potrzeby i odpowiadały dokładnie na postawione przez użytkowników pytania.
Wayman pozwala na szczegółową analizę pracochłonności projektów, dzieląc je na etapy i umożliwiając agregację danych. To nie tylko upraszcza proces planowania zasobów, ale także daje możliwość dokładnego monitorowania postępów w realizacji poszczególnych etapów projektu. System identyfikuje zadania, które wymagają szczególnej uwagi ze względu na przekroczenie limitów czasowych lub ryzyko opóźnień. Dzięki temu kierownicy projektów mogą proaktywnie zarządzać zasobami i priorytetami, minimalizując ryzyko negatywnych konsekwencji dla całego projektu. Interaktywne raporty Wayman przy użyciu AI wskazują zadania bez przypisanych wykonawców, co jest kluczowe dla zapewnienia ciągłości prac i uniknięcia przestojów. To narzędzie ułatwia zarządzanie zespołem i optymalizację wykorzystania dostępnych zasobów. Dzięki raportom w Wayman możliwe jest bieżące śledzenie postępów w realizacji zadań, co wspiera zarządzanie projektami na każdym etapie. Informacje o procentowym wykonaniu zadań, planowanych datach rozpoczęcia i zakończenia, a także o zaangażowanych zasobach, są nieocenione dla efektywnego planowania i komunikacji w zespole. Wayman oferuje rozwiązanie analityczne wspomagane zaawansowanymi algorytmami ukierunkowane zarówno na zadania, które są planowane do realizacji w zbliżającej się przyszłości, jak i te już zakończone, co umożliwia kompleksową analizę efektywności pracy zespołu oraz sukcesu projektów. Pozwala to na lepsze zrozumienie dynamiki pracy i ułatwia podejmowanie decyzji strategicznych dotyczących przyszłych projektów.
Dodatkowo, warto podkreślić, że system raportowania w Wayman opiera się na pryncypiach PDCA (Plan-Do-Check-Act), co gwarantuje ciągłe doskonalenie procesów i projektów. Warsztaty wprowadzające użytkowników Wayman realizowane są w sposób, który koncentruje się na tym by wyraźnie pokazać, jak kluczowe w projektowaniu i realizacji zadań jest odpowiednie użycie interaktywnych raportów, dokumentowanie i komunikowanie postępu w realizacji, zmian i istotnych zdarzeń. To wszystko składa się na unikalne podejście Wayman do raportowania, które daleko wykracza poza tradycyjne rozumienie tego procesu, czyniąc je integralną częścią zarządzania projektami i zespołami. Wayman reinterpretuje raportowanie, przekształcając je z rutynowego obowiązku w wartościowe narzędzie wspierające zarządzanie projektami. Dzięki zaawansowanym funkcjom i elastyczności, system ten pozwala na dostosowanie raportów do indywidualnych potrzeb użytkowników, co zdecydowanie wyróżnia Wayman na tle innych dostępnych rozwiązań.
Autor: Piotr Bilon
Projekt i realizacja Spectrum Marketing | 2023 Wszelkie prawa zastrzeżone.
Poznaj system Wayman
Social media
Wayman Sp. z o.o.
ul. Piotra Skargi 14/2, Gdynia
ul. Pawia 9, piętro 1, Kraków (Biurowiec High5ive)