Komu powierzyć nadzór nad systemem wspierającym zarządzanie firmą projektową?

Zastanawialiśmy się, czy w trakcie majówki można myśleć o problematyce zarządzania firmą projektową. Doszliśmy do wniosku, że tak, ale na pewno nie z samego rana, więc dzisiaj nasz newsletter wychodzi w porze lunchu, mamy nadzieję, że ten tekst zainspiruje czytelników do rozważenia właściwego delegowania obowiązków w firmie.

Zarządzanie firmą projektową to proces wymagający specjalistycznej wiedzy i umiejętności. Współczesny rynek wymaga od firm projektowych coraz większej efektywności i elastyczności, co często wiąże się z koniecznością zastosowania nowych technologii i systemów wspierających zarządzanie. Jednak sam zakup narzędzia, na przykład systemu ERP, nie gwarantuje sukcesu. Bardzo ważne jest, aby odpowiednio wybrać osobę, która będzie administrować takim systemem. W Wayman przez administrowanie systemem, rozumiemy generalnie pełnienie roli osoby kontaktowej pomiędzy firmą projektową, a producentem oprogramowania. Firma używająca systemu Wayman nie musi tworzyć nowego stanowiska pracy, tylko delegować dodatkowe obowiązki właściwej osobie, najczęściej wyłanianej z grona kierowników pracowni projektowych, kierowników projektów lub ścisłego kierownictwa. W tym wpisie postaram się wskazać jakie cechy powinna spełniać właściwa osoba i będę starał się zachęcić do delegowania obowiązków, bo delegowanie zadań do właściwych osób to jeden z filarów sukcesu.

Zrozumienie procesu projektowego to podstawa!

Ekspertem wspierającym zarządzanie w firmie projektowej powinna być osoba posiadająca doświadczenie z zarządzania projektami i rozumiejąca proces projektowania. Takie osoby posiadają wiedzę o procesie projektowania realizowanym w firmie, jego specyfice i niuansach, a także znajomość narzędzi i technologii, które mogą być wykorzystane do usprawnienia pracy firmy oraz które są obecnie stosowane.

Podejście procesowe jest kluczowe!

Kolejnym ważnym czynnikiem jest wewnętrzna potrzeba dążenia do usprawniania działania firmy i organizowania procesów. Administrator systemu musi być osobą, która nie tylko jest w stanie wykorzystać narzędzia do usprawnienia pracy firmy, ale również ma w sobie wewnętrzną potrzebę dążenia do ciągłego doskonalenia i poprawy jakości pracy w firmie.

Osoba komunikatywna będzie administrować lepiej!

Osoba ta powinna być również osobą kontaktową dla dostawcy oprogramowania, która zbiera i rozumie potrzeby użytkowników i potrafi je przekazać do producenta. Dzięki temu firma może mieć pewność, że oprogramowanie spełni jej wymagania i będzie działało w sposób, który jest dla niej najkorzystniejszy.

Znajomość realiów firmy jest cenna!

Kolejnym ważnym elementem jest znajomość struktury firmy przez administratora. Wiedza o organizacji, jej zwyczajach, procedurach wewnętrznych i najzwyklejszych w świecie realiach firmy pozwoli administratorowi na skuteczniejsze wykorzystanie systemu i dostosowanie go do potrzeb poszczególnych działów firmy.

Zaufanie - tak, dostęp do danych wrażliwych – niekoniecznie!

Niezwykle ważne jest również to, aby administrator systemu był osobą zaufaną. Ponieważ administrator będzie miał dostęp do danych wrażliwych, jak np. stawki uśrednione, a jeśli taka będzie wola zarządu i właścicieli to nawet do wynagrodzeń. Powinna być to osoba, obdarzona zaufaniem przez zarząd i właścicieli firmy. W tej kwestii warto jednak podkreślić, że w systemach dedykowanych dla firm inżynierskich, takich jak Wayman istnieje możliwość ukrycia stawek w taki sposób, żeby nawet administrator nie był w stanie ich zobaczyć. To rozwiązanie nietypowe, ale pozwala na powierzenie funkcji administratora osobom, które nie mogą mieć dostępu do danych o wynagrodzeniach, co jest często potrzebne w firmach projektowych.

Ochotnicy są najlepsi!

Warto zwrócić uwagę, że wybór odpowiedniej osoby na stanowisko administratora systemu wspierającego zarządzanie firmą projektową ma kluczowe znaczenie dla skuteczności działania firmy. Administrator powinien nie tylko posiadać odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie, ale także charakteryzować się zaangażowaniem, skrupulatnością i odpowiedzialnością.

Bez umiejętności rozumienia potrzeb może być ciężko!

Zdecydowanie najważniejszą kompetencją administratora jest umiejętność zrozumienia potrzeb kierowników pracowni projektowych, kierowników projektów i projektantów oraz świadomość, że te potrzeby muszą być zaspokajane z uwzględnieniem zasad panujących w firmie, oczekiwań właścicieli i zarządu. Dlatego też wybór odpowiedniej osoby na stanowisko administratora systemu wspierającego zarządzanie firmą projektową jest kluczowy dla efektywnego funkcjonowania firmy.

Delegowanie obowiązków jest dobre!

Delegowanie obowiązków administrowania systemem zarządzania firmą projektową to kluczowe działanie, które może przyczynić się do poprawy jej efektywności i zwiększenia konkurencyjności na rynku. Administrator wspierający zarządzanie powinien być osobą z doświadczeniem w zarządzaniu projektami i wewnętrzną potrzebą usprawniania działań firmy. Powinien również znać jej strukturę, być zaufany i zrozumieć potrzeby kierowników pracowni, projektów i projektantów.

Jak wyłonić właściwą osobę?

Dobrą okazją do wyłonienia właściwej osoby jest szkolenie dla kadry firmy, a osoba wdrażająca oprogramowanie ze strony producenta powinna być w stanie doradzić w wyborze. Warto również rozważyć wyznaczenie dwóch administratorów ze względu na redundancję i sytuacje życiowe.

Nic na siłę!

Jeśli kwestia wyznaczania administratora jawi się jako zadanie komplikujące proces usprawniania działania firmy, to warto zaznaczyć, że wyznaczanie administratora nie jest konieczne i taka potrzeba wynika najczęściej ze skali firmy i jej rozbudowanych potrzeb. W systemie Wayman, który jest jednym z najpopularniejszych systemów wspierających zarządzanie firmami projektowymi, wystarczające jest zazwyczaj wyznaczenie osoby kontaktowej dla dostawcy oprogramowania, która rozumie funkcjonowanie firmy i proces projektowy. W Wayman nie ma potrzeby codziennego administrowanie aplikacją i tworzenia nowego miejsca pracy wynikającego z zakupu systemu zarządzania.

Warto myśleć o zarządzaniu!

Dlatego też, zachęcamy właścicieli i osoby zarządzające firmami inżynierskimi do zastanowienia się nad tym, czy wyznaczenie administratora systemu zarządzania jest dla ich firmy konieczne. Gdy okaże się, że tak, w sytuacji gdy firma ma rozbudowane potrzeby, wyznaczenie osoby do administrowania aplikacją może okazać się kluczowe dla skutecznego zarządzania firmą projektową i wówczas można kierować się zaleceniami opisanymi w tym artykule.

Mamy nadzieję, że nasz majówkowy wpis okazał się przydatny i inspirujący. Za tydzień wracamy do zwykłych godzin publikacji, choć i tak możecie zaglądać na naszego bloga o dowolnej porze. Zapraszamy do dyskusji i kontaktu, nasi specjaliści chętnie pomogą w usprawnieniu procesów zarządzania firmami projektowymi, a jako, że zwiększanie efektywności działania firm projektowych jest naszą pasją to zawsze jesteśmy chętni do rozmowy i współpracy w tym obszarze.