RÓWNIEŻ NA BLOGU:

Bezpieczny/właściwy/odpowiedni moment na rozpoczęcie wdrożenia systemu wspomagającego zarządzanie jest, zdaniem statystycznego managera zajmującego się zarządzaniem wielobranżową firmą projektową, najczęściej odroczony w czasie i występuje w bliżej nieokreślonej przyszłości. Dociekając przyczyn takiego stanu rzeczy najczęściej dowiadujemy się, że zespoły projektowe są zbyt zajęte by uczestniczyć we wdrożeniu i wprowadzać jakiekolwiek zmiany. Nikt nie lubi zmian, więc niechęć w tym obszarze może być zrozumiała, ale jest ona zupełnie nieuzasadniona.  Jeżeli organizacja posiada skalę wykraczającą poza dolną granicę 20 pracowników jest bardzo prawdopodobne, że występują w niej potrzeby, których zaspokojenie w znaczący sposób zwiększy efektywność realizacji prac projektowych.

Często w firmach projektowych występują obawy dotyczące jakości danych. Można je podzielić na dwie grupy lęków. Pierwsza związana jest z tym, że wprowadzenie nowego systemu potencjalnie wiąże się z obniżeniem jakości raportowania. Często powtarzanym panaceum jest pomysł równoległego prowadzenia rejestracji alokacji godzinowej w celu zapewnienia możliwości porównania danych z obu systemów. Czy nie jest jednak przypadkiem tak, że w rzeczywistości sprawdzamy tylko czy pracownicy, którzy są bezapelacyjnie najsłabszym ogniwem każdego systemu, zapisali dane w ten sam sposób w obu programach. Druga grupa lęków jest związana z brakiem niektórych danych. Pracownicy często raportują nie tylko ilość godzin poświęcanych na poszczególne projekty, ale także dodatkowe parametry ułatwiające właściwe zaksięgowanie kosztów jakie niosą z sobą przepracowane godziny i/lub właściwe naliczenie należności za wykonane prace w relacji z klientem lub podwykonawcą. Odwzorowanie wszelkich atrybutów oraz zdefiniowanie przyczyn, dla których są określane, to czynność trywialna, warto jednak pamiętać, żeby dokładnie określić przebieg procesu przetwarzania atrybutów, gdyż mogą z niego wynikać bardzo ciekawe wnioski. Skoro mowa o ciekawych i nietypowych wnioskach, to często okazuje się, że w projektowaniu rzeczywistości nie jest po drodze z oczekiwaniami zarządów firm co do wyniku poszczególnych projektów. Jeśli istnieje odgórna presja na dodatni wynik finansowy, a w portfolio firmy lub dużego pionu branżowego są zarówno projekty bardzo rentowne jak i mniej lukratywne, to przełożeni często wymagają od pracowników raportowania godzin na projekty inne niż rzeczywiście wykonywane. W krótkiej perspektywie dla managerów to bardzo wygodne i jednocześnie ryzykowne rozwiązanie. W długiej perspektywie jest to działalność ogromnie szkodliwa dla całej firmy i im szybciej odejdzie się od ręcznego sterowania wynikiem, pozostawi się „kreatywność księgowość” konkurencji i stanie w prawdzie tym lepiej.

Kolejną obawą managerów jest brak dostępu do danych historycznych. Jeśli przyjmiemy, że wdrażamy system bez prac przedwdrożeniowych to oczywiście wszystko co było realizowane wcześniej w najgorszym razie przepadnie, lub pozostanie osobnym zbiorem danych historycznych niemożliwych do powiązania z bieżącą alokacją. To może oznaczać, że użytkownik nie będzie mógł w prosty sposób zobaczyć zbiorczej alokacji na poszczególnych projektach, fazach, etapach, zadaniach, zmianach, kamieniach milowych lub grupach czynności, bo za każdym razem będzie musiał łączyć dane ze zbioru danych historycznych z danymi gromadzonymi na bieżąco. Oczywiście implementując system wspierający zarzadzanie działanie pozwalające na import danych historycznych do systemu musi być łatwe i szybkie do przeprowadzenia i walidacji. Tak właśnie jest to zrealizowane w Wayman i z łatwością można przenieść historyczne dane numeryczne do bazy danych systemu.

Co jednak w sytuacji, w której wdrożenie systemu łączy się ze zmianą zasad budżetowania. Pojawiają się nowe obiekty i atrybuty, które zastępują lub uzupełniają wcześniej stosowane. Możliwych wariantów prowadzenia wycen jest tak dużo, że ilość kombinacji docelowej konfiguracji jest praktycznie nieskończona. Jeśli uwzględnimy w procesie budżetowania dodatkowo rezerwy związane z ryzykiem, narzuty handlowe, wartości przeliczeniowe i wiele, wiele innych czynników, które mogą stanowić o specyficznym podejściu firmy do tworzenia budżetu i często decydować o przewadze konkurencyjnej lub jej braku, to poziom skomplikowania może być naprawdę duży. Mimo to, w trakcie migracji danych zawsze jest możliwość znalezienia wspólnego mianownika pomiędzy historyczną i obecną strukturą danych i zawsze na jakimś poziomie ogólności uda się odwzorować dane zbierane wcześniej w nowym środowisku. Wynika to oczywiście z tego, że kluczową działalnością firmy przed rozpoczęciem wdrożenia systemu wspomagającego zarzadzanie i po jego wdrożeniu jest realizacja wielobranżowych projektów inżynierskich, w których często podejmuje się duże ryzyko  wynikające chociażby z trudności, a nawet niemożliwości, w przewidzeniu wszystkich potencjalnych zmian i zakłóceń w toku realizacji projektów. Gdy myślę o rzeczywistości firm pracujących w ten sposób to zawsze wracam myślami do czasów, w których można było realizować zlecenia inżynierskie opierając się na rozliczeniach godzinowych. Umowa z klientem sprowadzała się do zebrania godzin, za prace określane co do zakresu na bieżąco przez klienta i wysłania faktur w tygodniowych lub dwutygodniowych interwałach. Takie sytuacje są w Polsce coraz rzadsze i były bardzo popularne gdy klient polskiego biura projektowego mógł sprzedawać godziny kupowane w Polsce za kilkadziesiąt Euro za kilkuset procentową marżą za granicą. Dziś managerowie w Turcji, Libanie, Serbii, Indiach, Ukrainie, Rumunii nadal mogą „odcinać” kupony od takiej rzeczywistości, wypracowywać marże stosując arkusze kalkulacyjne lub aplikacje do zbierania godzin jako wsparcie sprawozdawczości, pozwalając by kontakt dotyczący merytorycznej realizacji projektów odbywał się bezpośrednio między pracownikami firmy i osobami nadzorującymi ze strony klienta, którzy w rzeczywistości zarządzają pracą i realizacją projektu.

Niestety (albo na szczęście) w Polsce powyżej opisany trend jest trendem bardzo szybko zanikającym. Dzieje się tak nie tylko w Polsce, ale w we wszystkich krajach, w których poziom życia i wynagradzania wzrastają. Już słyszę i widzę w swojej wyobraźni głosy wszystkich tych, którzy chcą natychmiast zaprzeczyć moim słowom, bo ich biznes polega na kupowaniu tanio i sprzedawaniu drogo godzin inżynierów. Nie twierdzę, że nadchodzi Armagedon, nie mówię, że już jutro skończą się tego typu zlecenia, na pewno nie tak gwałtownie, bo przecież, po stronie klientów są z pewnością pracownicy, którym tego typu współpraca z biurami projektowymi w Polsce się po prostu opłaca, bo przecież wypracowywane marże pozwalają na różnego rodzaju formy podziękowań dla osób zatrudnionych w firmach klientów i posiadających możliwość podejmowania decyzji. Tak jak jednak powiedziałem jest to trend nieunikniony, poziom życia i koszty pracy zniszczą marżę, a gdy nie będzie marży do podziału to „przyjaźnie” międzynarodowe mogą okazać się bardzo kruche. Nie jest to oczywiście tylko moje zdanie, już jakiś czasie temu nieuniknioność trendów zauważyli i badali naukowcy, jak na przykład Moser, R., Narayanamurthy, G., Kusaba, K., & Kaiser, w swojej pracy z 2018 roku pod tytułem „Performance of low-cost country sourcing projects – Conceptual model & empirical analysis” opublikowanej w  International Journal of Production Economics lub naukowcy Abbasianjahromi, H., & Hosseini, S. w pracy z 2019 roku pod tytułem „A risk-cost management model for selecting human resources in construction projects” opublikowanej w magazynie „SN Applied Sciences”.

Rozsądny manager nie będzie panikował, ani dyskutował z faktami czy też wynikami prac naukowych, tylko spokojnie przeanalizuje rzeczywistość i będzie dążył do wypracowania rozwiązania. Bardzo wartościowe i zaawansowane sugestie w tym obszarze można znaleźć w pracy naukowej panów Ashuri, B., & Tavakolan, pod tytułem: „ Shuffled Frog-Leaping Model for Solving Time-Cost-Resource Management Problems in Construction Project Planning” wydanej w 2015 w „Journal of Computing in Civil Engineering”, ze swojej strony chciałbym zaproponować rozpoczęcie konkretnych działań pozwalających na rzeczywiste prowadzenie, opartego na aktualnych i zbieranych w czasie rzeczywistym danych, zarządzania procesowego, którego integralnym punktem będzie wdrożenie systemu wspierającego zarzadzanie dedykowanego dla wielobranżowych firm projektowych, takiego jak na przykład Wayman. Nasz zespół ekspertów chętnie udzieli profesjonalnego wsparcia w tym zakresie, najprostszym pierwszym krokiem do wzrostu konkurencyjności i efektywnosci realizacji prac projektowych jest po prostu nawiązać kontakt z Wayman.

Autor: Piotr Bilon

Projekt i realizacja Spectrum Marketing | 2023 Wszelkie prawa zastrzeżone.

Poznaj system Wayman

Social media

Kontakt

email: contact@wayman.pl

telefon: +48 882 907 648

Wayman Sp. z o.o.

ul. Piotra Skargi 14/2, Gdynia

ul. Pawia 9, piętro 1, Kraków (Biurowiec High5ive)