RÓWNIEŻ NA BLOGU:

Jakość jest jednym z kluczowych elementów procesu projektowego. Jak wiemy zaniedbania w tym obszarze, czyli projekty wykonywane “jakoś” prowadzą do problemów w trakcie budowy lub wytwarzania obiektu, roszczeń klienta a w konsekwencji do bezpośrednich strat finansowych wynikających z konieczności wykonywania poprawek czy zmian, nie mówiąc już o uszczerbku na renomie biura projektowego.

Zanim przejdziemy do omówienia mechanizmów bezpośrednio dotyczących kontroli oraz zapewnienia jakości, należy najpierw przywołać trójkąt równowagi projektu i uzasadnić na konkretnym przykładzie w jaki pośredni sposób zarządzanie przy użyciu Wayman lub podobnego narzędzia wpływa na polepszenie jakości tworzonej dokumentacji oraz innych elementów procesu projektowego.

 

Jako przykład weźmy realia wielu pracowni projektowych; ciągłe “gaszenie pożarów”, związane z tym gorączkowe redefiniowanie priorytetów oraz delegowanie zadań “na wczoraj”. W sytuacji gdy zespół projektowy w ostatnich dniach poprzedzających bezwzględnie obowiązujący termin wydania dokumentacji, nieustannie czując na plecach oddech kierownika projektu, wykorzystuje nadgodziny aby dopiąć projekt, mówienie o zadowalającej jakości dokumentacji jest w większości przypadków mrzonką.

W rzeczywistości zaburzając jeden z elementów trójkąta równowagi projektu nieuchronnie naruszamy pozostałe obszary - w szczególności drenujemy budżet finansowy na wykonywanie poprawek oraz przekraczamy terminy.

Rozsądne planowanie i wyłapywanie zagrożeń realizacji zanim takowe wystąpią, a zwłaszcza idąca za tym przewidywalność pracy dla projektanta jest czynnikiem niezbędnym do zapewnienia równowagi projektu, jakości wykonywanej pracy oraz jej efektów końcowych w postaci dokumentacji. Oprócz wymienionych elementów, Wayman umożliwia także analizę statystyk dotyczących realizacji historycznych projektów, pracochłonności i powodów wykonywania zmian a w konsekwencji na bardziej realistyczne planowanie harmonogramu oraz budżetu godzinowego dla pracowników.

Przejdźmy zatem do konkretnych elementów zapewnienia jakości w ramach systemu Wayman. Są nimi checklisty jakościowe występujące jako element zadania i mogą być traktowane na kilka sposobów:

• Jako narzędzie służące wymuszeniu rejestracji danych czynności lub procedur związanej z jakością dokumentacji, w tym zgodności z wewnętrznymi standardami.

• Jako checklisty wspomagające pracę projektanta, które mogę też być tworzone oddolnie i być traktowane bardziej jako wytyczne modelowej realizacji zadania.

• Jako szczegółowe, wypunktowane wytyczne dotyczące realizacji zadania, mające określone terminy - np. procedura uzyskania zgody z urzędu gminy w procesie projektowania domu jednorodzinnego.

• Jako odnośnik do przepisów mających zastosowanie dla danego typu projektowanego obiektu/elementu.

Weźmy jako przykład ogólną checklistę QA (z ang. quality assurance) przeznaczoną do weryfikacji wszelkich rysunków technicznych:

 

Jak widzimy są to podstawowe działania, które powinny zostać wykonane w toku wykonywania rysunku 2D. Ktoś zgryźliwie powie, że powyższe czynności są trywialne i oczywiste dla projektanta, jednak w praktyce, są one często pomijane, niekoniecznie celowo, zwłaszcza przez młodych, mniej doświadczonych inżynierów. Konieczność przeprowadzanej w łatwy i szybki sposób rzetelnej sprawozdawczości poprzez elektroniczne “podpisanie się” skłania projektantów do refleksji nad poszczególnymi podpunktami i wzięcia odpowiedzialności za jakość wykonywanej pracy.

Przy okazji warto też na moment odnieść się do 3-ciej pozycji na powyższej liście, a mianowicie do systemie PDM (project document management) będącego częścią systemu Wayman. Umożliwia on porządkowanie, wersjonowanie i wyszukiwanie plików projektowych. Dzięki niemu zawsze mamy pewność, że w przypadku powiązanych zadań zawsze korzystamy z ostatniej, aktualnej wersji dokumentów co ma też bezpośredni wpływ na szeroko pojętą jakość. Niestety w realiach pracy, każdemu projektantowi zdarzyło się przynajmniej raz pracować na nieaktualnej wersji podkładki lub danych wejściowych, niekoniecznie z jego winy.

Raporty dotyczące analizy zakończonych, lub wstępnie zakończonych zadań w Wayman umożliwiają w prosty sposób wychwycenie niekompletnych checklist jakościowych i pozwalają na natychmiastowe sprawdzenie, których elementów i dlaczego nie wykonano, a w konsekwencji na przeprowadzenie działań naprawczych. Przed przesłaniem informacji o zmianie statusu zadania na “do sprawdzenia” lub “zakończone” system dodatkowo zapyta nas czy chcemy jeszcze wykonać czynności sprawdzające:

Wszelkie braki mogą zostać wychwycone w raportach przez kierownika projektu poprzez status określający wykonanie QA:

Po czym można sprawdzić szczegółowe informacje:

 

Jak widzimy, jeżeli zajdzie taka potrzeba to projektant w prosty sposób może odnotować brak zasadności danej pozycji QA w stosunku do wykonywanego zadania.

Przykłady mogą też mieć odniesienia do wymienionych wcześniej procedur, jak na przykład proces uzyskania zgód urzędowych w ramach realizowanej inwestycji. Jak widać na zrzutach ekranu, system odnotowuje także daty, w których dane działanie zostało wykonane, umożliwia zdefiniowanie terminu wykonania (deadline) oraz pozwala na dodanie komentarza. W przypadku gdy wymagany jest bardziej obszerny opis lub pojawiają się pytania, możemy skorzystać z modułu uwag, gdzie dodatkowo możemy także prowadzić komunikację z przełożonym, kierownikiem projektu czy innymi projektantami zaangażowanymi w projekt.

W prawie wszystkich przypadkach inżynierowie muszą w codziennej pracy operować w ramach obowiązujących przepisów oraz norm dotyczących projektowanego typu obiektu. Dlatego też powiązanie zadań zawierających odpowiednie checklisty jakościowe wraz z konkretnymi przepisami odnoszącymi się bezpośrednio do projektowanej pozycji, pozwala na usprawnienie pracy i procedur, oraz uniknięcia kosztownych zmian czy mających daleko idące np. w przypadku wykonanych już konstrukcji, konsekwencje niespełnienie przepisów.

W odniesieniu do powyższych, przydatnym elementem systemu Wayman jest powiązanie checklist jakościowych ze słownikami zadań/dokumentacji w ramach USD (uniwersalnego spisu dokumentacji).

 

Aby korzystać z danego narzędzia, musi ono być łatwe w obsłudze i w minimalnym stopniu angażować czasowo użytkownika. Jak widać powyżej mamy możliwość przypisania czynności w ramach QA do poszczególnych oraz wszystkich zadań w danym etapie. Ułatwia to standaryzację procesów w firmie przy minimalnym nakładzie czasowym. Dane wprowadzone raz do systemu traktujemy jako szablon oraz mamy także możliwość ich sprawnego kopiowania pomiędzy projektami oraz etapami. Ponadto w ramach doskonalenia procesów w firmie, powtarzające się nieprawidłowości powinny zostać odnotowane przez kierowników projektu oraz pracowni, a w efekcie powinna zostać wprowadzona procedura mająca na celu uniknięcie ich ponownego wystąpienia w przyszłości - jest to obszar w którym świetnie sprawdza się moduł QA oraz uwag do etapu. Dodatkową korzyścią wynikającą z systematycznego rozwijania szablonów oraz wytycznych, i wykorzystywania ich w codziennej pracy, jest skuteczne wdrażanie nowych pracowników - mają oni przed sobą łatwo dostępne informacje na co zwrócić szczególną uwagę, co jest wymagane i czego należy przestrzegać aby zadanie zakończyć z sukcesem.

Podsumowując, skuteczne zarządzanie, realistyczne planowanie, prawidłowe procedury, przewidywalna przyszłość oraz wspieranie się dedykowanymi narzędziami umożliwia systematyczne zapewnienie jakości projektów. Podstawą jednak jest rzetelna sprawozdawczość na wszystkich szczeblach oraz zdrowy rozsądek w tworzeniu procedur tak aby zapewnienie jakości czy inne działania nie przerodziły się micromanagement czy nie były zbyt pracochłonne. Na sam koniec warto wspomnieć, że Wayman pozwala na szeroko pojęte uporządkowanie wszelakich elementów i procesów projektowych, automatyzuje procesy aby projektanci skupili się na tym w czym są najlepsi - w projektowaniu, co bezpośrednio przekłada się na lepszą jakość projektów i rozwój firmy.

Mam nadzieję, że ten krótki wpis okazał się przydatny i skłonił do refleksji, zachęcam do budowania systemów wspierających zarządzanie opartych na procesowym podejściu do realizacji projektów. Zapraszam też do kontaktu, komentowania i polemiki we wszystkich sprawach dotyczących zarządzania firmą projektową.

Projekt i realizacja Spectrum Marketing | 2023 Wszelkie prawa zastrzeżone.

Poznaj system Wayman

Social media

Kontakt

email: contact@wayman.pl

telefon: +48 882 907 648

Wayman Sp. z o.o.

ul. Piotra Skargi 14/2, Gdynia

ul. Pawia 9, piętro 1, Kraków (Biurowiec High5ive)