RÓWNIEŻ NA BLOGU:
Jakie KPI naprawdę mówią, czy Twój portfel projektów jest zdrowy?
„Brakuje nam trochę „gęstego” na blogu o zarządzaniu”, „Proszę o więcej merytoryki”, takie wiadomości dostałem w zeszłym tygodniu. Skoro czytelnicy się domagają to nie pozostaje mi nic innego jak tylko przychylić się do apeli i wezwań w dzisiejszym wpisie. Ostatnio sporo pracowałem nad „dashboardami” dla klientów, dochodzę do wniosku, że w znakomitej większości managerowie potrzebują po prostu danych, które chcą analizować od ogółu do szczegółu. Też lubię tak pracować, ale w zarządzaniu portfelem warto wziąć pod uwagę kilka wskaźników, które są zrozumiałe dla zarządu, kierowników i zespołów.
Ciekawi mnie czy dzisiejszy wpis spełni oczekiwania, postaram się by był on wyczerpujący i bogaty nie tylko w rozważania akademickie, ale także praktyczne przykłady, wartości referencyjne i wzory, które pozwolą stworzyć podwaliny KPI dla firmy projektowej.
KPI to skrót od Key Performance Indicator — po polsku: kluczowy wskaźnik efektywności. To konkretna miara (liczba lub procent) powiązana z celem firmy/projektu, która ma jasną definicję, źródło danych, częstotliwość pomiaru, próg docelowy oraz właściciela. Zaproponowany przez nas w tym wpisie zestaw KPI równoważy finansowe „co”, operacyjne „jak” i egzekucyjne „czy na czas”. Daje sygnał wczesnego ostrzegania: zanim marża „zniknie”, zanim harmonogram „ucieknie”, zanim zespół „spłonie”. Wszystkie wskaźniki są mierzalne z danych, które i tak już zbierasz: czas pracy, harmonogram, koszty, faktury i płatności, rejestr zmian.
| KPI |
Definicja |
|
|
|
Komentarz |
| GM% |
Marża brutto ze wszystkich aktywnych projektów w danym miesiącu/kwartale: (Przychód – Koszt bezpośredni) / Przychód. |
≥ 35%; |
30–34% |
< 30%. |
Gdy czerwone. Stop‑lista kosztów „miękkich”, przegląd stawek i ról, renegocjacje zakresu ceny, wstrzymanie pracy nad nierentownymi wątkami do decyzji. Tip: Śledź też GM% vs Plan (odchylenie w p.p.). |
| On-Time Milestones |
Udział kamieni milowych zrealizowanych w terminie w danym okresie. |
≥ 90%; |
80–89% |
< 80%. |
Gdy czerwone. Re‑plan tygodniowy, odblokowanie decyzji u klienta, zamiana zadań między rolami, doprecyzowanie priorytetów portfela. Tip: Mierz „on‑time” w sztukach, nie w dniach opóźnień. |
| Billable Utilization |
Procent dostępnych godzin, które trafiły na projekty komercyjne: Godziny zafakturowalne / Godziny dostępne. |
≥ 75%; |
65–74%; |
< 65%. |
Gdy czerwone. „Pull” z backlogu, cross‑staffing między projektami, ograniczenie prac wewnętrznych „nice‑to‑have”. Patrz tygodniowo, ale optymalizuj trend 4‑tygodniowy.
|
| Backlog |
Ile miesięcy pracy/przychodu gwarantuje aktualny portfel i wygrane kontrakty w pipeline (tylko z prawdopodobieństwem ≥ 80%). |
≥ 4 mies |
2–3 mies |
< 2 mies |
Gdy czerwone. Fokus na oferty z krótkim cyklem decyzyjnym, upsell w aktywnych projektach, cotygodniowe przeglądy szans T‑0/T‑30 z działem handlowym. Tip. Nie mieszaj „wish‑listy” z realnym backlogiem — stosuj progi prawdopodobieństwa.
|
| Rework Rate |
Procent roboczogodzin przepracowanych na poprawki/błędy w stosunku do całości czasu produkcyjnego. |
≤ 6% |
7–10% |
> 10%. |
Gdy czerwone. Analiza przyczyny źródłowej (RCA) i standardyzacja, checklisty QA/peer review przed wydaniem, klarowna definicja DONE. Tip. Rozdziel poprawki merytoryczne od zmian życzeniowych klienta. |
| Dokładność prognozy |
Błąd prognozy przychodu/kosztu na horyzoncie 1–2 miesięcy: |Prognoza – Rzeczywistość| / Rzeczywistość. |
≤ 10%; |
11–15%; |
> 15%. |
Gdy czerwone. Ujednolicenie metody (EAC = AC + ETC), cotygodniowe aktualizacje ETC na poziomie zadań, przegląd kalibracji PM‑ów. Tip. Utrzymuj jedno źródło prawdy — forecast w systemie, nie w arkuszach ad‑hoc. |
| Hot-Spots Capacity |
Definicja. Udział ról/kompetencji, których obłożenie w horyzoncie 4 tygodni przekracza 110% dostępności.
|
≤ 10% |
11–20% |
> 20%. |
Gdy czerwone. Rebalans zadań, szybki upskilling/mentoring i praca w parach, krótkoterminowy podwykonawca. Tip. Patrz na role, nie osoby — inaczej problem wróci przy każdej absencji.
|
Pracując z KPI należy oczywiście trzymać się zasad. Podstawowe reguły gry są proste: utrzymuj rytm przeglądów KPI w poniedziałek o 9:00 (maksymalnie 20 minut i tylko odchylenia), przypisuj osobę odpowiedzialną dla każdego „czerwonego” wskaźnika (Owner i termin — due date), trzymaj się zasady „T-48” czyli podejmuj decyzję w ciągu 48 godzin od wejścia w czerwone, zapewnij transparentność poprzez dostępność dashboardu dla PM-ów i liderów ról oraz regularnie reguluj, aktualizuj i poprawiaj progi i definicje (co kwartał). Uważaj na typowe pułapki: zbyt wiele KPI (usuń te, które nie prowadzą do decyzji), brak jednoznacznych definicji (spisz słownik w sposób jasny i jednoznaczny), ręczne zasilanie danych (automatyzuj, inaczej KPI „umrze” po miesiącu) oraz brak reakcji (czerwone bez decyzji podkopuje wiarygodność dashboardu). Na start przygotuj wersję 0.1 w swoim systemie PPM/ERP i włącz cotygodniowe przeglądy — po 6–8 tygodniach decyzje będą szybsze, a portfel bardziej przewidywalny.
Jeśli dzisiejszy wpis brzmi ciekawie i chciałbym dysponować narzędziem wyposażonym w KPI przygotowane dla Twojej firmy, to najszybciej osiągniesz to kontaktując się z naszymi ekspertami, chętnie przygotujemy rozwiązanie najlepiej pasujące do specyficznych potrzeb Twojej firmy, gotowe do natychmiastowego użycia w systemie Wayman ERP.
autor: Piotr Bilon
Projekt i realizacja Spectrum Marketing | 2023 Wszelkie prawa zastrzeżone.
Poznaj system Wayman
Social media
Wayman Sp. z o.o.
ul. Piotra Skargi 14/2, Gdynia
ul. Pawia 9, piętro 1, Kraków (Biurowiec High5ive)