Jak zgodnie z dobrymi praktykami usprawnić zarządzanie projektami w firmie inżynierskiej?

Pierwszym krokiem w procesie implementacji jest rozpoznanie potrzeb i specyfiki organizacji lub jej części. Wynika to z tego, że nie ma na świecie dwóch identycznych projektów i nie ma dwóch identycznych firm, w których procesy przebiegają dokładnie tak samo. W ramach jednej firmy, w różnych pracowniach, branżach a nawet w jednym zespole projektowym mogą być stosowane różne praktyki zarządzania projektami, powinniśmy unikać narzucania rozwiązań. Oczywiście organizacja ma prawo do określania ram i wymagań, zazwyczaj wynikają one z chęci budowy przewidywalnej przeszłości, utrzymania transparentności realizacji prac i sprawozdawczości. Szczegółowe wymagania organizacji są zazwyczaj unikalne można jednak określić elementy wspólne i są to zazwyczaj:

• planowanie terminu realizacji prac, kamieni milowych, terminów płatności

• delegowania budżetu poprzez przydzielania zasobów do zadań

• kontrola jakości

• raportowanie czasu pracy i kosztów na projektach

• uwzględnienie planów i zdarzeń związanych z nieobecnością pracownika

Powyższa lista może i powinna być uzupełniona o specyficzne dla danej organizacji dane, jednak niezmienne jest to, że zazwyczaj ilość informacji jakimi dysponujemy na początku projektu jest często ograniczona do HRF. Kierownik projektu często opierając się na HRF deleguje do projektantów prowadzących w branżach przygotowanie WBS oraz definicję jakościowych list kontrolnych. Już w tym obszarze mogą pojawiać się rozbieżności dotyczące poziomu szczegółowości definicji zadań i zasadności podejmowania niektórych kroków związanych z planowaniem.

Dlatego też bardzo ważne jest, aby w celu dokładniejszego zrozumienia sposobu w jaki oprogramowanie może pomóc w realizacji procesu zarządzania firmą, przeprowadzić warsztaty na których :

• zespół przedstawi swoje potrzeby

• przedstawione zostaną możliwe warianty rozwiązań

• zespół będzie miał czas by omówić rezultaty i podjąć decyzję

Niezwykle ważne jest by cykl realizowany był w taki sposób, czy użytkownicy mieli możliwość przedstawienia potrzeb, a osoba wdrażająca rozwiązanie czas na przedstawienie rozwiązania.

Celem warsztatów nie powinno być opracowania procedury, lecz przygotowania opartego na zdrowym rozsądku wachlarzu rozwiązań, które mogą być stosowane w firmie w zależności od potrzeb i sytuacji.

Najgorszym z możliwych rozwiązań i niestety często powtarzanym błędem w trakcie wdrożeń systemów ERP wspomagających zarządzanie wielobranżowymi firmami inżynierskimi jest koncentrowanie się na funkcjonalnościach, próbowanie przeniesienia nawyków z programów służących do zarządzania projektem do systemów zarządzania firmą. Metaforycznie można to porównać do prób implementacji lejcy do kierowania samochodem w sytuacji, w której woźnica decyduje się przesiąść z zaprzęgu na pojazd mechaniczny.

Warto stosować w praktyce zasadę, że wdrożenie systemu ERP może bardzo mocno poprawić osiągane wcześniej wyniki, podzarzdzanie że czynności będą wykonywane w firmie inaczej niż robiono to wcześnie.