RÓWNIEŻ NA BLOGU:
Jak zadbać o zgodność z RODO w firmie projektowej — czy robisz to właściwie?
Bardzo intensywny okres w Wayman spowodował, że nawet majówka minęła szybko i pracowicie, tak szybko, że pierwszy wpis majowy nie został opublikowany. Dzieje się tak wiele, że trudno mi wybrać z bieżących zdarzeń te, które będzie najlepszym tematem na kolejny wpis. Po krótkich rozważaniach zdecydowałem się na RODO, to dla niektórych osób temat kontrowersyjny, a skoro na naszym blogu jeszcze o RODO nie pisaliśmy to najwyższy czas by uzupełnić tą drobną lukę.
Cała Europa jest zobowiązana przestrzegać ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO) od momentu jego wejścia w życie w 2018 roku. Ma ono znaczący wpływ na funkcjonowanie wszystkich przedsiębiorstw, w tym także na firmy projektowe. W przypadku firm wielobranżowych, gdzie realizowane są złożone projekty wymagające współpracy wielu zespołów i często także podmiotów zewnętrznych, zgodność z RODO staje się nie tylko obowiązkiem prawnym, ale i wyzwaniem organizacyjnym. W artykule omówimy, jak RODO wpływa na proces realizacji prac projektowych oraz przedstawimy najlepsze praktyki pomagające zapewnić zgodność i sprawność działania.
Każda firma projektowa przetwarza dane osobowe klientów, inwestorów, podwykonawców oraz pracowników. W ramach realizacji projektu mogą pojawić się dane kontaktowe klientów, dane osobowe uczestników projektów oraz informacje finansowe i płatnicze. RODO wymaga, by takie dane były przetwarzane zgodnie z zasadami minimalizacji, celowości i przejrzystości. Projekty wielobranżowe często angażują wiele podmiotów zewnętrznych – od podwykonawców po dostawców oprogramowania. Każda współpraca wymaga odpowiednich umów powierzenia przetwarzania danych osobowych i jasnego określenia odpowiedzialności stron. W firmach projektowych stosowane są zaawansowane systemy do zarządzania projektami, takie jak ERP, CRM czy platformy do współpracy, Wayman jest jednym z nich i jednocześnie najpopularniejszym rozwianiem dla sektora projektowego w Polsce. Systemy takie jak Wayman muszą spełniać wysokie standardy bezpieczeństwa, w tym zapewniać szyfrowanie danych, kontrolę dostępu oraz regularne audyty i testy bezpieczeństwa. RODO przyznaje osobom fizycznym szereg praw, takich jak prawo do dostępu do danych, ich poprawiania czy usunięcia. Firmy projektowe muszą mieć procedury umożliwiające sprawne reagowanie na takie żądania. Naruszenie przepisów RODO może prowadzić do wysokich kar finansowych oraz utraty reputacji. Dlatego zarządzanie ryzykiem związanym z ochroną danych stało się jednym z kluczowych elementów strategii firm projektowych.
Regularne przeglądy sposobów przetwarzania danych pozwalają zidentyfikować potencjalne zagrożenia i luki w zgodności. Personel powinien być świadomy zasad RODO i wiedzieć, jak je stosować w codziennej pracy projektowej. Firmy powinny posiadać spisane polityki dotyczące ochrony danych osobowych, w tym procedury reagowania na incydenty i obsługi żądań osób fizycznych. Umowy z podwykonawcami muszą zawierać zapisy o ochronie danych i odpowiedzialności za ich przetwarzanie. Korzystanie z narzędzi spełniających wymogi RODO, takich jak narzędzia do anonimizacji danych czy zarządzania zgodami, minimalizuje ryzyko naruszeń.
RODO wprowadziło nowe standardy ochrony danych, które mają istotny wpływ na sposób realizacji prac projektowych w firmach wielobranżowych. Wdrożenie odpowiednich procedur, technologii oraz edukacja zespołów projektowych nie tylko zapewnia zgodność z przepisami, ale także buduje zaufanie klientów i partnerów biznesowych. Dla firm projektowych, które chcą działać efektywnie i zgodnie z prawem, świadome zarządzanie danymi osobowymi staje się kluczowym elementem sukcesu.
Funkcjonowanie systemu Wayman uwzględniającego wymagania RODO w firmie projektowej jest harmonijnym połączeniem technologii, procedur i kultury organizacyjnej, która stawia ochronę danych osobowych na równi z efektywnością operacyjną. Przede wszystkim zdroworozsądkowe stosowanie Wayman zaczyna się od precyzyjnej identyfikacji procesów, w których dane osobowe są zbierane, przetwarzane lub przechowywane. Każdy dział firmy — od sprzedaży, przez projektowanie, po dział kadr — ma jasno zdefiniowane role i obowiązki w zakresie ochrony danych. Już na etapie projektowania usług i produktów (zasada privacy by design) uwzględnia się minimalizację przetwarzanych danych oraz mechanizmy ochrony prywatności.
System Wayman stosowany w wiodących polskich firmach projektowych zapewnia pełną transparentność działań. Oznacza to, że firma posiada aktualną dokumentację opisującą procesy przetwarzania danych, cele ich wykorzystania oraz okresy przechowywania. Każda osoba, której dane dotyczą, może łatwo uzyskać informacje o tym, jakie dane są przetwarzane i w jakim celu. Procedury zgłaszania i obsługi żądań dostępu do danych, ich sprostowania czy usunięcia są nie tylko formalnie przyjęte, ale i sprawnie funkcjonujące w praktyce.
Technologie wspierające zarządzanie muszą spełniać najwyższe standardy bezpieczeństwa. Dostępy do systemów są ściśle kontrolowane, a dane — zarówno w spoczynku, jak i w trakcie przesyłania — szyfrowane. Regularne testy penetracyjne i audyty bezpieczeństwa pozwalają identyfikować i usuwać ewentualne luki. Ważnym elementem jest także zarządzanie incydentami — system powinien umożliwiać szybkie wykrywanie naruszeń ochrony danych i ich zgłaszanie odpowiednim organom oraz osobom, których dane dotyczą, zgodnie z wymogami RODO.
Kluczową rolę odgrywa polityka współpracy z podmiotami zewnętrznymi. Każdy kontrahent lub podwykonawca mający dostęp do danych osobowych działa na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych, w której określone są standardy bezpieczeństwa oraz odpowiedzialność stron. Proces wyboru dostawców usług uwzględnia ich zgodność z RODO i praktyki w zakresie ochrony danych.
W rozważaniach dotyczących RODO nie do przecenienia jest kultura organizacyjna. Pracownicy powinni być regularnie szkoleni z zakresu ochrony danych osobowych tak by rozumieli, że bezpieczeństwo informacji to nie tylko obowiązek prawny, ale i element budowania zaufania klientów oraz przewagi konkurencyjnej. Kadra zarządzająca powinna promować postawę odpowiedzialności i dbałości o dane na wszystkich szczeblach organizacji.
Wayman nie jest strukturą statyczną. Jest to mechanizm elastyczny, gotowy do dostosowania się do zmieniających się przepisów, technologii i oczekiwań klientów. Regularne przeglądy i doskonalenie polityk oraz procedur zapewniają, że firma nie tylko spełnia obecne wymogi prawne, ale też jest przygotowana na przyszłe wyzwania w zakresie ochrony danych osobowych.
Wszystko to co robimy w Wayman jest mocno ugruntowane w zdrowym rozsądku, oparte na wieloletnim doświadczeniu i wolne od wpływu przejściowych trendów czy koncepcji nie skażonych świadomością istoty procesów zachodzących w wielobranżowych firmach projektowych.
autor: Piotr Bilon
Projekt i realizacja Spectrum Marketing | 2023 Wszelkie prawa zastrzeżone.
Poznaj system Wayman
Social media
Wayman Sp. z o.o.
ul. Piotra Skargi 14/2, Gdynia
ul. Pawia 9, piętro 1, Kraków (Biurowiec High5ive)