Jak właściwie zarządzać statusami w firmie projektowej?

Biuro projektowe realizując cykl Deminga w naturalny sposób posługuje się statusami, realizowane, sprawdzone, zakończone to tylko przykłady naturalnych statusów dla zadań. System wspierający zarządzanie firmą projektową pozwala na praktycznie dowolne kształtowanie statusów i jednocześnie w swojej wersji bazowej powinien udostępniać szereg statusów systemowych. Jest tak dlatego, że bardzo często zmiana statusu implikuje rozpoczęcie nowych czynności w uniwersalnym procesie projektowym i na przykład zmieniając status zadania z „Wykonywane” na „Do sprawdzenia” automatycznie inicjujemy systemowy proces sprawdzania. Zestaw statusów udostępnianych użytkownikowi w dniu uruchomienia systemu Wayman pozwala na natychmiastowe rozpoczęcie użycia systemu i realizację procesu projektowego przy jego wsparciu. Statusy zadań w Wayman dzielimy na 2 grupy statusów systemowych: wymagające interakcji użytkownika i niewymagające interakcji użytkownika z systemem. Przykładem statusu niewymagającego interakcji z systemem jest status „Nierozpoczęte w terminie”, w tym przypadku wyraźnie widać, że brak działania użytkownika powoduje automatyczną zmianę statusu w momencie upłynięcia planowanego terminu rozpoczęcia realizacji zadania. Przykładem statusu wymagającego interakcji jest status „Zakończone”, jego osiągnięcie jest możliwe tylko i wyłącznie gdy osoba uprawniona uzna zadanie za zakończone, analogicznie status „wykonywane” wymaga rozpoczęcia od użytkownika raportowania godzin lub ręcznej zmiany statusu. Można zatem przyjąć, że system i udostępnione użytkownikom środowisko jest gotowe do rozpoczęcia pracy i wystarczające dla udokumentowania procesu projektowego.

Czasami występują sytuacje, w których niezbędne są dodatkowe statusy. Może to wynikać z nietypowych wymagań klienta, który oczekuje dokumentowania procesu akceptacji dokumentów przez kilka reprezentujących go podmiotów, może to być także wielostopniowa weryfikacja przez Inżyniera Kontraktu, inwestora i klienta, albo w przypadku projektów realizowanych dla wojska proces opiniowania przez RPW (Regionalne Przedstawicielstwo Wojskowe) i innych interesariuszy po stronie wojska. Bez względu na to jakie są powody powstania zapotrzebowania na dodatkowe statusy w systemie musi istnieć możliwość ich dodania. W Wayman użytkownicy mogą w dowolnym momencie dodawać/usuwać statusy, przy czym nie jest możliwe usuwanie statusów systemowych. Narzędzie pozwalające na edycję słownika statusów zawiera także dodatkowe funkcjonalności.

 

 

Statusy zadań w systemie Wayman

Każdy status może spowodować zablokowanie zadania, które oznacza brak możliwości raportowania godzin i zmian zaawansowania procentowego. Statusy systemowe posiadające tą cechę to status „Zakończone” oraz „Wstrzymane”, oczywiście użytkownik dla dodawanych przez siebie statusów może dołączyć tą cechę o ile to uzasadnione. Statusy mogą powodować automatyczną zmianę zaawansowania procentowego. Często w umowach na prace projektowe zapisywane jest, że osiągnięcie jakiegoś statusu np.: przekazanie dokumentacji do opiniowania przez inwestora oznacza określony proces zaawansowania, który z kolei przekłada się na fakturowanie. Należy jednak pamiętać, że statusy w Wayman tworzone są jako statusy ogólne i jeśli różne projekty wymagają różnych wartości zaawansowania procentowego, to należy utworzyć na ogólnej liście statusów statusy dedykowane poszczególnym projektom.

Na koniec chciałbym odpowiedzieć na pytanie, które postawiliśmy w tytule tego wpisu. Użytkownicy Wayman powinni oczywiście kierować się zdrowym rozsądkiem i w pierwszej kolejności spróbować zaadoptować dostępne statusy systemowe do swoich projektów. Sytuacje, w których tworzone są statusy dodatkowe powinny być traktowane jako wyjątkowe i powinno być wyraźne uzasadnienie dla tworzenia nowych statusów, absolutnie niezalecane jest tworzenie statusów, które zdaniem użytkowników brzmią lepiej np.: status „Do sprawdzenia” zastępujemy statusem „Sprawdzany” bo brzmi lepiej. To nie jest akceptowalne uzasadnienie i koszt utraty funkcjonalności systemowych jest nieporównywalny z oczekiwanym brzmieniem statusu.