RÓWNIEŻ NA BLOGU:
Biuro projektowe realizując cykl Deminga w naturalny sposób posługuje się statusami, realizowane, sprawdzone, zakończone to tylko przykłady naturalnych statusów dla zadań. System wspierający zarządzanie firmą projektową pozwala na praktycznie dowolne kształtowanie statusów i jednocześnie w swojej wersji bazowej powinien udostępniać szereg statusów systemowych. Jest tak dlatego, że bardzo często zmiana statusu implikuje rozpoczęcie nowych czynności w uniwersalnym procesie projektowym i na przykład zmieniając status zadania z „Wykonywane” na „Do sprawdzenia” automatycznie inicjujemy systemowy proces sprawdzania. Zestaw statusów udostępnianych użytkownikowi w dniu uruchomienia systemu Wayman pozwala na natychmiastowe rozpoczęcie użycia systemu i realizację procesu projektowego przy jego wsparciu. Statusy zadań w Wayman dzielimy na 2 grupy statusów systemowych: wymagające interakcji użytkownika i niewymagające interakcji użytkownika z systemem. Przykładem statusu niewymagającego interakcji z systemem jest status „Nierozpoczęte w terminie”, w tym przypadku wyraźnie widać, że brak działania użytkownika powoduje automatyczną zmianę statusu w momencie upłynięcia planowanego terminu rozpoczęcia realizacji zadania. Przykładem statusu wymagającego interakcji jest status „Zakończone”, jego osiągnięcie jest możliwe tylko i wyłącznie gdy osoba uprawniona uzna zadanie za zakończone, analogicznie status „wykonywane” wymaga rozpoczęcia od użytkownika raportowania godzin lub ręcznej zmiany statusu. Można zatem przyjąć, że system i udostępnione użytkownikom środowisko jest gotowe do rozpoczęcia pracy i wystarczające dla udokumentowania procesu projektowego.
Czasami występują sytuacje, w których niezbędne są dodatkowe statusy. Może to wynikać z nietypowych wymagań klienta, który oczekuje dokumentowania procesu akceptacji dokumentów przez kilka reprezentujących go podmiotów, może to być także wielostopniowa weryfikacja przez Inżyniera Kontraktu, inwestora i klienta, albo w przypadku projektów realizowanych dla wojska proces opiniowania przez RPW (Regionalne Przedstawicielstwo Wojskowe) i innych interesariuszy po stronie wojska. Bez względu na to jakie są powody powstania zapotrzebowania na dodatkowe statusy w systemie musi istnieć możliwość ich dodania. W Wayman użytkownicy mogą w dowolnym momencie dodawać/usuwać statusy, przy czym nie jest możliwe usuwanie statusów systemowych. Narzędzie pozwalające na edycję słownika statusów zawiera także dodatkowe funkcjonalności.
Każdy status może spowodować zablokowanie zadania, które oznacza brak możliwości raportowania godzin i zmian zaawansowania procentowego. Statusy systemowe posiadające tą cechę to status „Zakończone” oraz „Wstrzymane”, oczywiście użytkownik dla dodawanych przez siebie statusów może dołączyć tą cechę o ile to uzasadnione. Statusy mogą powodować automatyczną zmianę zaawansowania procentowego. Często w umowach na prace projektowe zapisywane jest, że osiągnięcie jakiegoś statusu np.: przekazanie dokumentacji do opiniowania przez inwestora oznacza określony proces zaawansowania, który z kolei przekłada się na fakturowanie. Należy jednak pamiętać, że statusy w Wayman tworzone są jako statusy ogólne i jeśli różne projekty wymagają różnych wartości zaawansowania procentowego, to należy utworzyć na ogólnej liście statusów statusy dedykowane poszczególnym projektom.
Na koniec chciałbym odpowiedzieć na pytanie, które postawiliśmy w tytule tego wpisu. Użytkownicy Wayman powinni oczywiście kierować się zdrowym rozsądkiem i w pierwszej kolejności spróbować zaadoptować dostępne statusy systemowe do swoich projektów. Sytuacje, w których tworzone są statusy dodatkowe powinny być traktowane jako wyjątkowe i powinno być wyraźne uzasadnienie dla tworzenia nowych statusów, absolutnie niezalecane jest tworzenie statusów, które zdaniem użytkowników brzmią lepiej np.: status „Do sprawdzenia” zastępujemy statusem „Sprawdzany” bo brzmi lepiej. To nie jest akceptowalne uzasadnienie i koszt utraty funkcjonalności systemowych jest nieporównywalny z oczekiwanym brzmieniem statusu.
Projekt i realizacja Spectrum Marketing | 2023 Wszelkie prawa zastrzeżone.
ul. Piotra Skargi 14/2, Gdynia
ul. Pawia 9, piętro 1, Kraków (Biurowiec High5ive)