RÓWNIEŻ NA BLOGU:

Bezkompromisowe dążenie do utrzymania budżetu projektu jest zarówno ważnym jak trudnym do zrealizowania zadaniem nawet w małych organizacjach projektowych. Cechą wspólną firm projektowych, do których rzeczywistości odnoszę się w tym wpisie, jest podpisywanie kontraktów na wykonanie prac projektowych za ustaloną kwotę całkowitą. Bez względu czy taki sposób współpracy z inwestorem jest dominujący czy nie i bez względu na to czy powoduje on wyzwania w obszarze ekonomicznym dla firmy, managerowie powinni mieć świadomość istnienia ryzyka związanego z realizacją projektów w ten sposób i praktycznych sposobów na zapewnienie transparentności i utrzymania projektu w ryzach zarówno budżetowych jak i terminowych.

Często właśnie w małych zespołach projektowych, gdzie osoba odpowiedzialna za utrzymanie budżetu, jakość i terminowość sama zajmuje się projektowaniem, brakuje czasu na prowadzenie niezbędnych czynności nadzorczych nad pracą innych projektantów. Naturalną konsekwencją braku nadzoru jest ryzyko przekroczenia budżetu i poświęcanie dużej ilości nadgodzin przez osobę prowadząca projekt na zbieranie informacji o projekcie i weryfikację rezultatów pracy projektantów.

Koncepcja wsparcia kierownika projektu przy użyciu zaawansowanych narzędzi informatycznych wynika wprost z opisanej powyżej potrzeby. Szczegóły rozwiązania i sama metodologia jest zależna od specyfiki projektu i powinna być łatwa w modyfikacji na potrzeby poszczególnych projektów. Jednocześnie każdy kierownik projektu decydując się na zastosowanie narzędzia informatycznego powinien mieć świadomość bazowych zasad i kluczowych decyzji do podjęcia w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania systemu wspierającego kierownika projektu. Poniżej przedstawiamy najważniejsze zalecenia Wayman dla kierowników projektów odpowiedzialnych za budżet:

1. Dokładne Planowanie Budżetowe: Przed rozpoczęciem projektu należy dokładnie zaplanować budżet, biorąc pod uwagę wszystkie możliwe koszty. Uwzględnij rezerwę budżetową na nieprzewidziane wydatki.
2. Regularne Monitorowanie Wydatków: Ustal regularne przeglądy budżetu, aby śledzić wydatki i porównywać je z planem. Użyj narzędzi informatycznych do śledzenia i analizy wydatków w czasie rzeczywistym.
3. Elastyczność i Dostosowywanie Planów: Bądź gotów na modyfikację planów budżetowych w odpowiedzi na zmiany w zakresie projektu lub nieoczekiwane wydarzenia. Elastyczność jest kluczowa w zarządzaniu projektami.
4. Efektywne Zarządzanie Zasobami: Optymalizuj wykorzystanie zasobów, unikaj marnotrawstwa i nieefektywnych procesów. Wykorzystaj narzędzia do zarządzania zasobami, aby maksymalizować efektywność.
5. Komunikacja z Zespołem i Interesariuszami: Utrzymuj otwartą i regularną komunikację z zespołem i interesariuszami. Zapewnij, że wszyscy rozumieją ograniczenia budżetowe i ich rolę w przestrzeganiu tych ograniczeń.
6. Przejrzystość i Dokumentacja: Utrzymuj przejrzystość w zarządzaniu budżetem i dokumentuj wszystkie decyzje finansowe. To pomoże w identyfikacji i rozwiązaniu problemów na wczesnym etapie.
7. Szkolenie i Wsparcie dla Zespołu: Zapewnij szkolenia i wsparcie dla zespołu w zakresie zarządzania budżetem. Wiedza i umiejętności zespołu są kluczowe w utrzymaniu projektu w granicach budżetowych.
8. Kontrola Jakości: Regularnie sprawdzaj jakość pracy, aby uniknąć kosztownych poprawek na późniejszym etapie. Wysoka jakość na wczesnych etapach projektu może zaoszczędzić czas i pieniądze.
9. Negocjacje i Zarządzanie Umowami: Skutecznie negocjuj z dostawcami i wykonawcami. Dobre zarządzanie umowami może prowadzić do oszczędności i lepszych warunków finansowych.
10. Analiza Ryzyka i Zarządzanie Nim: Regularnie analizuj potencjalne ryzyka i opracuj plany ich zarządzania. Skuteczne zarządzanie ryzykiem pomoże uniknąć nieprzewidzianych wydatków i opóźnień w projekcie.

Te zalecenia, w połączeniu z zaawansowanymi narzędziami informatycznymi i elastyczną metodologią, pomogą kierownikowi projektu utrzymać kontrolę nad budżetem i zminimalizować ryzyko przekroczenia wydatków. Szczegóły rozwiązań i ich praktyczna implementacja wymaga nieco więcej wysiłku niż przeczytanie wpisu na blogu. Zachęcam do zgłębienia tematu i nawiązania kontaktu z naszymi ekspertami, chętnie przedstawimy w jaki sposób możemy elastycznie dostosować system informatyczny do specyficznych potrzeb firmy projektowej. Wystarczy zarezerwować spotkanie online, na przykład klikając w link: Sesja demo dla systemu ERP Wayman.

Przygotowując cotygodniowe wpisy mam wielką nadzieję, że przyniosą one coś dobrego dla czytelników tego bloga. Może będzie to lepiej ułożony proces projektowania, może więcej czasu i tym samym więcej dni wartych skatalogowania, więcej zapisanych i zrealizowanych marzeń. Wiem, że wytrwałość przynosi efekty i liczę, że będę się mógł przekonać, dlatego zachęcam do kontaktu i dzielenia się swoimi przemyśleniami, mój mail to pb@wayman.software ale nie jest to jedyny sposób w jaki można się ze mną skontaktować, obecnie pracujemy na przyszłorocznym kalendarzem konferencyjnym, chętnie odwiedzimy Państwa także w Waszej siedzibie.

Projekt i realizacja Spectrum Marketing | 2023 Wszelkie prawa zastrzeżone.

Poznaj system Wayman

Social media

Kontakt

email: contact@wayman.pl

telefon: +48 882 907 648

Wayman Sp. z o.o.

ul. Piotra Skargi 14/2, Gdynia

ul. Pawia 9, piętro 1, Kraków (Biurowiec High5ive)