RÓWNIEŻ NA BLOGU:
Jak tworzyć strukturę projektu wielobranżowego?
Budowanie struktur wielobranżowego projektu może być wyzwaniem zawsze wtedy, gdy projektowany obiekt jest rozległy geograficznie. Taka sytuacja zawsze ma miejsce w przypadku projektów liniowych (rurociągów, linii kolejowych, dróg itp.). Łatwo jest sobie wyobrazić, że projekt można analizować co najmniej z perspektywy obiektów i z perspektywy zakresów opracowań poszczególnych pracowni, ale łatwo wyobrazić sobie też inny układ.
Często firmy stosujące narzędzia do planowania projektów tworzą jedną strukturę statyczną, która pozwala na stworzenie bardzo rozległych harmonogramów, które łączą w sobie funkcje zestawień tabelarycznych i harmonogramów Gantta. Samo w sobie rozwiązanie tego typu nie jest złe, bo po pierwsze jako produkt stworzony przez człowieka zapewne spełnia jego wszystkie potrzeby i po drugie odpowiada jakiejś spójnej koncepcji uporządkowania projektu. Problemem zazwyczaj jest to, że tworzona w ten sposób struktura nie pozwala na żadną elastyczność i nie jest możliwe dowolne zawężenie ilości prezentowanych w harmonogramie danych lub elastyczne dopasowywanie struktury projektu do bieżących potrzeb. Kolejnym kłopotem jest brak ustandaryzowania, tworzony w sposób dowolny harmonogram może mieć praktycznie dowolną numerację zadań, dowolną liczbę zadań, podzadań, a nawet zróżnicowaną głębokość drzewa rozgałęzień.
Każdy, kto pracuje na kilu projektach jednocześnie zapewne borykał się z trudnością adaptacji i koniecznością nauczenia się struktury projektu. Rzeczywistość jest jednak taka, że długoterminowe projekty wielobranżowe, z racji na długi czas zaangażowania projektantów w projekt, pozwalają na nauczenie się skomplikowanych i rozgałęzionych struktur projektu. Sytuacja przypomina trochę człowieka, który nagle bez mapy, znajduje się w rozległej arabskiej medynie. Z pewnością ogromną trudność przez pierwsze dni sprawi poruszanie się takiej osobie w gąszczu chaotycznie wytyczonych uliczek, jednak po kilku tygodniach mieszkania w takim miejscu, problem zniknie. Problem poziomu skomplikowania i trudności adaptacyjnych nie jest więc istotnym argumentem przemawiającym za strukturyzacją planów poprzez ujednolicenie obrazów w jakich patrzymy na projekty w różnych kontekstach i różnych projektach.
Dlaczego zatem Wayman i wiodące firmy projektowe z różnych sektorów inżynierii stosują normalizację. Odpowiedź jest prosta, chodzi oczywiście o kluczową dla realizacji procesów zarządzania, opartych na danych, możliwość tworzenia jednorodnych i ustrukturyzowanych zbiorów informacji. Tylko takie dane mogą być wykorzystane w ramach stosowania narzędzi statystycznych, systemów eksperckich i rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji. Wdrożenie Wayman jest często impulsem do wprowadzenia standaryzacji w firmie, dlatego też poniżej zamieszczamy osiem podstawowych zaleceń, które są przewodnikiem dla wszystkich, którzy przymierzają się do tego zadania:
- Definicja i standaryzacja nazw zadań:
- Opracuj ujednoliconą listę nazw typowych zadań projektowych dla poszczególnych branż i typów obiektów (np. liniowe projekty infrastrukturalne, budynki kubaturowe).
- Zadbaj, aby nazwy były precyzyjne, jednoznaczne i zrozumiałe dla wszystkich interesariuszy.
- Hierarchiczna struktura zadań:
- Ustal standardową strukturę hierarchiczną zadań, w tym podział na zadania główne, podzadania oraz czynności szczegółowe.
- Określ maksymalną głębokość drzewa zadań, aby zachować czytelność i przejrzystość. Idealnie będzie gdy głębokość dla każdego elementu będzie stała, należy do tego dążyć.
- Klasyfikacja według branż i specjalizacji:
- Twórz słowniki zadań osobno dla każdej branży (np. inżynieria drogowa, kolejowa, sanitarna, elektryczna itp.).
- Wprowadź klasyfikację specjalistyczną, która umożliwi szybkie filtrowanie zadań zgodnie z aktualnymi potrzebami projektowymi.
- Ustalanie numeracji zadań:
- Wprowadź jednolity system numeracji zadań, który umożliwi łatwe poruszanie się po strukturze, np. według formatu branża–typ obiektu–typ zadania–numer kolejny.
- Zapewnij, aby numeracja była logiczna i umożliwiała łatwe rozszerzanie lub redukcję struktury bez utraty przejrzystości oraz łatwe rozpoznanie zadań dla osób znających klucz numeracji.
- Elastyczność i skalowalność:
- Uwzględnij w słowniku mechanizmy umożliwiające adaptację struktury do specyfiki różnych projektów przy jednoczesnym zachowaniu podstawowej spójności strukturalnej.
- Zapewnij możliwość wyboru i filtrowania określonych grup zadań do zastosowania w projektach o różnym stopniu skomplikowania lub zakresie robót.
- Integracja z narzędziami do planowania projektów:
- Opracuj zasady eksportu i importu danych między słownikiem a popularnymi narzędziami do harmonogramowania (Twój klient może potrzebować raportu w postaci harmonogramu Gantta np.: formacie MsProject).
- Stwórz bazę danych umożliwiającą przechowywanie i łatwy dostęp do standardowych słowników zadań.
- Regularne aktualizacje i weryfikacja:
- Zapewnij cykliczną aktualizację słowników na podstawie doświadczeń z realizacji projektów i informacji zwrotnych od użytkowników.
- Wprowadź procedury weryfikacji przydatności zadań oraz możliwość ich adaptacji do zmieniających się technologii i metodyk projektowych.
- Szkolenia i komunikacja:
- Organizuj obowiązkowo instruktarze dla nowych pracowników i cykliczne, regularne szkolenia dotyczące stosowania standardowych słowników zadań dla zespołów projektowych. Słowniki są produktem wewnętrznym w firmie nawet jeśli opierają się one na standardach branżowych, dbaj o ich rozwój i stałe dostosowywanie do potrzeb.
- Zapewnij jasno sformułowane instrukcje użytkowania oraz bieżącą komunikację o zmianach i nowych wdrożeniach.
autor: Piotr Bilon
Projekt i realizacja Spectrum Marketing | 2023 Wszelkie prawa zastrzeżone.
Poznaj system Wayman
Social media
Wayman Sp. z o.o.
ul. Piotra Skargi 14/2, Gdynia
ul. Pawia 9, piętro 1, Kraków (Biurowiec High5ive)