RÓWNIEŻ NA BLOGU:

Brak sztywnych struktur, swobodny styl pracy, duża autonomia to elementy, które w dużym stopniu mogą pozytywnie wpływać na wzrost innowacyjności kreatywnych zespołów projektowych i badawczo rozwojowych. Dotyczy to także firm działających w sektorze technologii militarnych w krajach NATO, należy jednak mieć na uwadze to, że  funkcjonowanie takich zespołów napotyka na istotne wyzwania związane z wymaganiami sprawozdawczymi klientów militarnych, z oczywistych względów w tym wpisie skoncentrujemy się na realiach firm pracujących dla podmiotów będących częścią NATO.

Całkowite i kompleksowe spełnienie wymagań wynikających z konieczności ochrony informacji niejawnych nie jest polem, na którym dopuszczalne są kompromisy, nawet w zespołach kreatywnych, pominiemy więc ten aspekt w naszym dzisiejszym wpisie. Warto mieć jednak na uwadze to, że zasady bezpieczeństwa mogą wymagać ograniczenia komunikacji zewnętrznej i dostępu do informacji, co może ograniczać naturalną współpracę i wymianę pomysłów, które są fundamentem pracy "garażowych" zespołów. Dlatego też, warto jest szukać elementów wspierających innowacyjność wszędzie tam gdzie to jest możliwe.

Kreatywność często wymaga swobody w podejmowaniu decyzji i eksperymentowania, co może być ograniczane przez formalne procedury zatwierdzania i weryfikacji wymagane przez klientów wojskowych. W tym zakresie, patrząc na problematykę przez pryzmat rozwiązań wspierających procesy projektowania można wskazać, że nowoczesne systemy informatyczne mogą i powinny opierać się definiowanych w zgodzie ze zdrowym rozsądkiem syntetycznych i prostych narzędziach, które mogą w sposób zautomatyzowany gromadzić informacje o przebiegu procesu i w całości lub w części obsługiwać proces pozyskiwania decyzji, zgód i zatwierdzeń.

Największe wyzwania dla autonomicznych zespołów inżynierskich w projektach militarnych wynikają głównie z wysokiego poziomu złożoności dokumentacji. Klienci militarni wymagają precyzyjnej dokumentacji technicznej, w tym opisów funkcjonalnych, specyfikacji zgodnych z normami NATO (np. STANAG), wyników testów, analiz ryzyka i raportów z walidacji technologii. Zespoły zorientowane na elastyczne i niesformalizowane dążenie do celu mogą traktować wymogi szczegółowego dokumentowania jako przerost formy nad treścią, dlatego też systemu wspierające sprawozdawczość udostępniają kreatory, zapewniając tworzenie nawet skomplikowanych raportów w toku prostych czynności zorganizowanych w naturalny workflow. To duże ułatwienie, szczególnie jeśli inżynierowie nie muszą szukać za każdym razem wzorców, danych historycznych i innych informacji wymaganych przez specyfikę sektora militarnego. Sprawozdawczości nie można ignorować, ale można ją przy użyciu systemu zorganizować w taki sposób, że inżynierowie poświęcają na nią minimum czasu. Bardzo przydatne w tym kontekście są także listy kontrolne, dzięki którym zwiększa się prawdopodobieństwo wykonania wszystkich niezbędnych czynności i pewność tego faktu na etapie przekazywania dokumentacji.

Kolejnym kłopotem dla „garażowych” zespołów projektowych, jest wymaganie regularnego i zgodnego z harmonogramem raportowania. NATO wymaga cyklicznej sprawozdawczości (np. miesięcznych raportów technicznych i finansowych), co może być trudne dla zespołów kreatywnych, które preferują iteracyjny i eksperymentalny sposób pracy. Po pierwsze łatwo jest zapomnieć o raporcie, po drugie zbieranie danych niezbędnych do przygotowania raportu nie jest w żadnej mierze czynnością kreatywną i w końcu po trzecie, gdy brak doświadczenia w systematycznym raportowaniu doprowadzi do opóźnień i problemów z jakością dostarczanych danych, może zrobić się naprawdę nieprzyjemnie. Systemy wspierające procesowe zarządzania mogą zostać skonfigurowane w taki sposób, że przypominają użytkownikom o konieczności dokonywania cyklicznych zapisów i co najważniejsze, mogą aktywować się z przypomnieniami w preferowanym przez użytkowników momencie i najbardziej zgodny ze zdrowym rozsądkiem i oczekiwaniami zespołu sposób. W Wayman mamy swoje rozwiązania, łatwo konfigurowalne, natomiast ich przydatność jest pochodną subiektywnych potrzeb użytkowników, więc zawsze chętnie porozmawiamy o nich w kontekście specyficznych zespołów i przypadków.

Ostatnim elementem, który chciałbym wskazać jako źródło wyzwań dla zespołów kreatywnych pracujących w sektorze militarnym jest konieczność zapewnienia bardzo wysokiego poziomu transparentności procesów. Klienci militarni oczekują bardzo często szczegółowych informacji na temat podejmowanych działań, w tym metodologii badawczej, źródeł danych i wyników testów. Zespoły kreatywne mogą mieć trudności z formalnym udokumentowaniem procesu twórczego, który często jest intuicyjny i nieustrukturyzowany. Digitalizacja procesu poprzez użycie narzędzia, które przy minimalnym zaangażowaniu pracowników, będzie w sposób zautomatyzowany dokumentowało proces, zbierało dane, podpowiadało jest rozwiązanie, które sprawdza się w wielu firmach z sektora militarnego, także w Polsce. To już jest wystarczającym argumentem, by przyjrzeć się uważnie dostępnym na rynku rozwiązaniom i rozważyć, przy zachowaniu zdrowego rozsądku, implementację odpowiednich narzędzi w celu wsparcia pracy autonomicznych zespołów kreatywnych.

W podsumowaniu wpisu na blogu Wayman powinienem teraz napisać, że najlepszy, optymalnym, perfekcyjnym rozwiązaniem dla zespołów kreatywnych z sektora militarnego jest Wayman. Nic podobnego szanowni czytelnicy. Każdy, kto wygłasza tego typu ogólne tezy, prawdopodobnie nie ma pojęcia o czym mówi i to bez względu na to za promocję jakiego rozwiązania informatycznego pobiera wynagrodzenie. Wayman to program niszowy, dedykowany do kompleksowej obsługi wielobranżowych firm projektowych, technologia i architektura systemu pozwala w łatwy sposób wypełnić wymagania ochrony informacji narzucane np.: przez ABW i SKW i może być on z powodzeniem używany także przez zespoły kreatywne. Jednak to w jakim zakresie, po co, w jakim celu, przy jakich nakładach i w jakiej perspektywie zwrotu i wygenerowania zysków organizacja powinna wdrożyć rozwiązanie takie jak Wayman można określić dopiero na drodze analizy przedwdrożeniowej, w szczególności dla przedsiębiorstw większych, działających w bardziej wymagających sektorach inżynierii. Oczywiście Wayman to także rozwiązania typu „Plug and Play”, które nie wymagają ani analiz ani procesu wdrożenia i są dostępne od ręki w konfiguracji ułatwiającej pracę np.: architektom, jednak stosowanie Wayman przez zespoły kreatywne, będące częścią większej organizacji, często używającej korporacyjnych systemów ERP jak np.: SAP itp. dodatkowo świadczących usługi i tworzących produkty dla klientów militarnych powinny przed podjęciem decyzji dokonać dokładnej analizy przedwdrożeniowej, z wielu powodów, a z perspektywy zespołów kreatywnych, w celu przygotowania rozwiązania minimalizującego destrukcyjny wpływ aspektów formalno-sprawozdawczych w celu zachowania należytego poziomu innowacyjności i kreatywności.

autor: Piotr Bilon

Projekt i realizacja Spectrum Marketing | 2023 Wszelkie prawa zastrzeżone.

Poznaj system Wayman

Social media

Kontakt

email: contact@wayman.pl

telefon: +48 882 907 648

Wayman Sp. z o.o.

ul. Piotra Skargi 14/2, Gdynia

ul. Pawia 9, piętro 1, Kraków (Biurowiec High5ive)