RÓWNIEŻ NA BLOGU:

Brak płynności finansowej to niezwykle trudna sytuacja dla każdej firmy, nawet jeśli jest to sytuacja przejściowa. Szczególnie w sektorach usługowych, gdzie wynagrodzenia świadczących usługi pracowników stanowią istotną część kosztów stałych firmy, a pracownicy są głównym źródłem przychodów, utrata płynności bardzo negatywnie wpływa na sytuację firmy, gdyż często niesie z sobą zagrożenie opóźnienia terminu wypłaty wynagrodzeń. Firmy projektowe nalezą do zbioru firm szczególnie podatnych na negatywne skutki zatorów płatniczych. Zapewne istnieje zbiór dobrych rad i zasad, uniwersalnych praktyk, których przestrzeganie uchroni każdą firmę przed wystąpieniem ryzyka utraty płynności finansowej. Pozostawię przytaczanie tych zasad innym autorom, a sam przypomnę główne typy firm projektowych, oraz różnicujące je elementy otoczenia biznesowego takie jak  strumienie przychodów i kosztów.

Często firmy projektowe traktowane są jak jednorodny zbiór przedsiębiorstw, które funkcjonują dokładnie w taki sam sposób, nijak ma się to do rzeczywistości i podział firm projektowych w rozumieniu ich rzeczywistości biznesowej jest bardzo szeroki. Pierwsza kwestia dotyczy stosunku ilości osób traktowanych jako pracownicy do podwykonawców. Im większa ilość osób uznawanych za pracowników tym większe jest zagrożenie negatywnego wpływu zatorów płatniczych na firmę. Nieprzypadkowo też napisałem o osobach uważanych za pracowników, bo często do tego grona należą w firmach projektowych osoby samozatrudnione, osoby współpracujące w oparciu o umowy o dzieło i umowy zlecenie. Struktura kosztów wprost przekłada  się na poziom bezpieczeństwa finansowego firmy i wrażliwość na zaburzenia w obszarze płynności finansowej.

Kolejny element otoczenia biznesowego firmy kluczowy dla bezpieczeństwa finansowego to struktura przychodów i ich dywersyfikacja. Firmy projektowe osiągające przychody tylko ze świadczenia usług projektowych są bardziej podatne na zaburzenia przepływów pieniężnych niż te, które zarabiają na wielokrotnej sprzedaży wartości intelektualnych, pobieraniu opłat licencyjnych na wykorzystanie wytworzonych wcześniej projektów, czerpiących dodatkowe zyski z wynajmu własnych nieruchomości lub otrzymujące wynagrodzenie prowizyjne od producentów wyspecyfikowanych w projektach urządzeń i materiałów, a na mniejszą skalę, na przykład w przypadku firm zajmujących się projektowaniem wnętrz, wykonawców prac budowlanych. Oczywiście ograniczam się tylko do samodzielnych firm projektowych, pomijam zespoły projektowe będące częścią dużych przedsiębiorstw lub pracujące jako centra badawczo-rozwojowe korporacji i koncentruję się na firmach zarejestrowanych w Polsce. Im mniejsza dywersyfikacja źródeł przychodów i im więcej przychodów pochodzących z tytułu świadczenia usług projektowych tym większe ryzyko utraty płynności.

Następny istotnie wpływający na podatność firmy na zagrożenia utratą rentowności oraz płynności finansowej jest rodzaj zawieranych kontraktów na usługi projektowe. Największe ryzyko i to bez względu na wysokość marży niosą z sobą umowy ryczałtowe. Marżowość prac projektowych jest oczywiście różna w zależności od poziomu zaawansowania prac projektowych, jednak na tym blogu mogę spokojnie napisać, że marże na pracy projektowej są zbyt niskie i nikt z czytelników tego wpisu nie powinien czuć potrzeby polemiki z tym stwierdzeniem. Jeśli chodzi natomiast o firmy realizujące prace projektowe na podstawie raportów godzinowych przesyłanych cyklicznie, co tydzień, dwa tygodnie lub co miesiąc, to oczywiście są one o wiele bezpieczniejsze i tym samym poziom kompetencji w zakresie zarządzania finansami jest o wiele niższy niż w firmach realizujących umowy ryczałtowe.

Ambicje inżynierów kierujących firmami nakazujące dążenie do wytworzenia własnego produktu, projektu autorskiego, który będzie można wielokrotnie sprzedać, powodują powstanie kolejnej podgrupy firm projektowych w Polsce. Firmy dążące do wytworzenia własnych projektów/produktów podejmują znaczące ryzyko, muszą być gotowe na inwestowanie własnych środków i delegowanie zasobów do realizacji projektów wewnętrznych. Pomimo iż w Polsce niewiele jest inżynierskich firm projektowych, które osiągnęły sukces w postaci wytworzenia własnego projektu-produktu, szczególnie eksportowego i jeszcze mniej było w stanie powtórzyć ten sukces, to stale widoczna jest tendencja do podejmowania tego typu ryzyka przez managerów firm projektowych. O ile w przypadku zarejestrowanych w Polsce firm projektowych należących do zagranicznych firm projektowych tego typu działania są zazwyczaj traktowane jako akceptowalne fanaberie najętych przez obcokrajowców lokalnych managerów nadzorujących wykonywanie zadań inżynierskich przez tanie zasoby ludzkie lub świadome działania pozorujące mające przekonać inżynierów zatrudnionych w tych firmach do możliwości wykonywania zaawansowanych prac projektowych. Jednakże dla przedsiębiorców lokalnych, właścicieli firm projektowych  rozwijających je organicznie nie są to działania podyktowane strategią lub cynizmem, bezpiecznie wkalkulowane w koszty i pozostające bez wpływu na wypracowanie marży, ale mogą nieść z sobą szereg różnorodnych czynników ryzyka, także w obszarze zagrożenia utratą płynności finansowej.

Poprzedni akapit pozwala na wyodrębnienie dwóch kolejnych kategorii firm projektowych w Polsce. Prywatnych przedsiębiorstw projektowych posiadających polski kapitał właścicielski, są to albo rozwijane organicznie firmy projektowe o kilku lub kilkunastoletniej historii istnienia, albo sprywatyzowane duże firmy projektowe lub istniejące nadal jako przedsiębiorstwa należące do skarbu państwa firmy projektowe lub instytuty świadczące usługi projektowe. Akcjonariat tych ostatnich jest często mieszany, ale o przynależności do poszczególnych kategorii decyduje większość. Drugą kategorią są zarejestrowane w Polsce oddziały zagranicznych firm projektowych. Z uwagi na bardzo wysoką marżę wypracowywaną dzięki sprzedaży usług lokalnych inżynierów sprzedawanych przez spółki matki na globalnym rynku zagrożenie utratą płynności finansowej w tych firmach jest tym mniejsze im większa jest ilość prac świadczonych przez firmę dla właściciela. Kontrakty realizowane na rynku lokalnym zawsze podnoszą ryzyko i powodują zwiększenie poziomu skomplikowania procesu zarządzania, w rzeczywistości są najczęściej także niemile widziane przez właścicieli, którzy w znakomitej większości przypadków zakładają firmy projektowe w Polsce by sprzedawać po stawkach zachodnioeuropejskich godziny przepracowane w Polsce, opakowane w całkowicie bezpodstawne stwierdzenia o gwarantowanej przez firmy zagraniczne jakości, metodologii, procedurach, technologiach lub bijących wszelkie rekordy absurdu stwierdzenia o mitycznym know-how. Polscy inżynierowie mogą ustępować swoim zagranicznym kolegom w zakresie pewności siebie i arogancji, ale kompetencje i know-how oraz doświadczenie nie są w żadnym wypadku powodem do powstawania kompleksów u Polaków. Oczywiście nie mamy wpływu na to, że na wolnym rynku klient końcowy preferuje zawierać umowę na usługi projektowe ze swoimi rodakami i nie musi nawet wiedzieć kto faktycznie angażuje swój intelekt i kompetencje w wytworzenie projektu. W tym wpisie nie koncentruję się jednak na zagrożeniach wynikających ze stereotypowych lub narodowościowych działań klientów końcowych, mimo że coraz częściej cieszą mnie nadal jednak nieliczne przykłady odnoszących sukcesy eksportowe firm polskich, to chciałbym wrócić do kwestii zagrożenia utratą płynności.

Opisana wcześniej różnorodność firm projektowych w Polsce prowadzi do wniosku, że zarówno poziom zagrożenia utratą płynności finansowej jak i sposoby adresowania zagrożeń są zróżnicowane. Nie ma jednego rozwiązania, tematu nie rozwiąże tez żadna aplikacja ani poradnik o tym jak w pięciu krokach uniknąć ryzyka utraty płynności finansowej w biurze projektowym. Oczywiście rozumiem dlaczego takie pseudorozwiązania się pojawiają i są promowane, ale zarządzanie firmą projektową to skomplikowane i bardzo złożone zagadnienie, a analizowanie cashflow jest istotnym elementem tego procesu. Niezwykle istotne jest zrozumienie, że analiza płynności finansowej w firmie projektowej to proces ciągły, który musi uwzględniać specyfikę realizowanych projektów, w których często niektóre ze składowych wynagrodzenia są zatrzymywane na poczet należytego wykonania, a same prace projektowe, z uwagi na swoją naturę, realizowane są w sposób iteracyjny i są niemożliwe do pełnego zaplanowania i przewidzenia. Brak przewidywalności oznacza bardzo niskie prawdopodobieństwo tego, że projekt przebiegnie zgodnie z planem, celem firmy projektowej jest jednak zawsze zrealizowanie projektów terminowo, w ustalonym budżecie i jakości.

Przedstawione w tym wpisie fakty powodują, że w firmach projektowych istnieje bardzo duża potrzeba stosowania elastycznego i dedykowanego firmom projektowym systemu wspierającego zarządzanie, który będzie łatwo dostosowywalny do różnorodnych potrzeb firm projektowych, wynikających z niezwykle zróżnicowanego otoczenia biznesowego tych firm. Takim właśnie systemem jest Wayman, narzędzie dedykowane firmom projektowym, które efektywnie wspiera zarządzanie finansami i projektami. Dzięki Wayman, przedsiębiorstwa mogą znacząco usprawnić zarządzanie płynnością finansową, identyfikować i minimalizować ryzyko zatorów płatniczych, a także optymalizować koszty i przychody. Elastyczna struktura systemu pozwala na dostosowanie go do specyficznych potrzeb każdej firmy, a jego intuicyjny interfejs sprawia, że jest on łatwy w obsłudze. Inwestycja w Wayman to inwestycja w stabilność i rozwój firmy projektowej. Zachęcamy do podjęcia decyzji, która może znacząco wpłynąć na przyszłość i bezpieczeństwo finansowe Państwa przedsiębiorstwa. Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się więcej i zacząć korzystać z zalet systemu Wayman już dziś.

Na koniec przedstawiamy zalecenia dla managerów firm projektowych, które mogą pomóc w uniknięciu utraty płynności finansowej:

1. Monitorowanie przepływów finansowych: Regularnie analizuj przepływy pieniężne, aby móc szybko reagować na ewentualne negatywne zmiany. Używaj narzędzi do prognozowania i planowania budżetowego.
2. Dywersyfikacja źródeł przychodów: Nie polegaj tylko na jednym typie projektów lub klientach. Poszerzanie portfolio może pomóc zrównoważyć ryzyko i zapewnić stabilniejsze przychody.
3. Zarządzanie należnościami: Ustalaj jasne warunki płatności z klientami i regularnie monitoruj terminowość wpłat. Rozważ stosowanie zaliczek i wprowadzenie systemu kar za opóźnienia.
4. Optymalizacja kosztów: Regularnie przeglądaj i analizuj koszty stałe i zmienne. Szukaj możliwości oszczędności, ale nie kosztem jakości usług.
5. Zarządzanie kontraktami: Dokładnie analizuj każdy kontrakt pod kątem ryzyka finansowego. Preferuj umowy, które zapewniają regularny przepływ środków.
6. Rezerwy finansowe: Buduj rezerwy na nieprzewidziane wydatki i spadki przychodów. Staraj się utrzymać odpowiedni poziom środków, który zabezpieczy firmę w trudnych okresach.
7. Zarządzanie zasobami ludzkimi: Optymalizuj zatrudnienie i korzystaj z elastycznych form współpracy, dostosowując poziom zasobów do bieżących potrzeb projektów.
8. Inwestycje w technologie: Wykorzystuj nowoczesne narzędzia wspierające zarządzanie projektami i finansami, takie jak system Wayman, które usprawniają procesy i pomagają w efektywnym zarządzaniu.
9. Szkolenia i rozwój: Inwestuj w rozwój kompetencji zarządczych i finansowych swojego zespołu. Wiedza i umiejętności są kluczowe w efektywnym zarządzaniu firmą.
10. Stała komunikacja z interesariuszami: Utrzymuj otwarte i regularne linie komunikacji z klientami, dostawcami i pracownikami. Dobra relacja może pomóc w negocjacjach i szybkim rozwiązywaniu problemów.

Pamiętaj, że każda firma jest inna i te zalecenia mogą wymagać dostosowania do konkretnego kontekstu i specyfiki działalności Twojej firmy. Regularne przeglądy sytuacji finansowej oraz elastyczność w podejmowaniu decyzji są kluczem do utrzymania płynności finansowej. Istotną rolę w zakresie budowy skutecznego systemu zarządzania firmą projektową jest możliwość konsultacji z doświadczonym zespołem wdrożeniowym posiadającym doświadczenia z własnej pracy w firmie projektowej i licznych wdrożeń systemu w firmach projektowych.

Projekt i realizacja Spectrum Marketing | 2023 Wszelkie prawa zastrzeżone.

Poznaj system Wayman

Social media

Kontakt

email: contact@wayman.pl

telefon: +48 882 907 648

Wayman Sp. z o.o.

ul. Piotra Skargi 14/2, Gdynia

ul. Pawia 9, piętro 1, Kraków (Biurowiec High5ive)