RÓWNIEŻ NA BLOGU:
Jak należy podchodzić do budżetu projektu wg metodologii Wayman?
Budżet projektu to niezwykle istotny element rzeczywistości firmy. Piszemy o tym dzisiaj niejako w kontynuacji poprzedniego wpisu o planowaniu długoterminowym. Budżet w swojej każdej odsłonie jest pochodną planowania długoterminowego, a przynajmniej tak jest to zdefiniowane w metodologii Wayman, która narzuca także obowiązek uwzględnienia zbiorczego obciążenia projektami pracowni projektowych. Nasz blog porusza tematy związane z szeroko rozumianym zarządzaniem procesem projektowania, to niezwykle złożony proces niosący z sobą liczne ryzyka. Jednym z takich ryzyk jest przekroczenie założeń budżetowych. W każdym projekcie powinny być poczynione założenia budżetowe i nawet jeśli należysz do marginalnej grupy szczęśliwców, którzy zajmują się robieniem rysunków lub modeli 3D dla inwestorów posiadających portfele bez dna sprzedając co tydzień przepracowane godziny, powinieneś dalej czytać ten wpis.
Czemu o tym piszę? To proste, jeśli nie znamy objętości godzinowej pracy jaką ma wykonać firma, to nie jesteśmy w żaden inny sposób niż opierając się na doświadczeniu i intuicji ocenić przybliżonych kosztów ani udzielić wiarygodnej odpowiedzi na pytanie, czy jesteśmy jako firma w stanie odpowiedzieć na pytanie, czy możemy podjąć się realizacji kolejnego projektu czy nie. Na pewno znajdzie się czytelnik tego bloga, który obruszy się czytając moje słowa. Im bardziej kreatywne projektowanie im bliżej sztuki znajduje się zadanie projektanta tym mniej chętnie będzie on patrzył na budżet, rozumiem to i zapewniam, że nie widzę żadnej wartości dodanej z wdrożenia Wayman i budżetowania w pracowni wspaniałego Trójmiejskiego artysty Umiastowskiego. Każdemu, kto realizując prace projektowe w ramach umowy z inwestorem radzę jednak zejść na ziemię i zainteresować się bliżej kwestią budżetu, planowania, rentowności. Jeśli nie chcecie zajmować się tym osobiście to użyjcie do tego systemu wspomagającego proces projektowania, będzie więcej czasu na pracę kreatywną, która nie będzie generowała strat dla Waszej firmy.
Każdy budżet stanowi sumę danych pochodzących z wielu branż przygotowanych z określonym poziomem pewności. Tak samo jak w każdej innej sytuacji życiowej, robiąc budżet nie wiemy tego czego nie wiemy. Dlatego właśnie stałym elementem budżetu w metodologii Wayman są rezerwy, które zwykle dzielą się na rezerwy na ryzyka (często wyczerpujące temat), rezerwy handlowe, szczególnie stosowane na wstępnych etapach budżetów ofertowych, rezerwy na wszelkie nieprzewidziane sytuacje losowe. Osobną kwestią jest marża, która powinna być w jasny sposób widoczna w budżecie, a nie ukryta w stawce godzinowej, bo to zachęca tylko do kreatywnej sprawozdawczości.
Kolejną istotną informacją dotyczącą budżetu jest jego aktualizowanie. Powinniśmy tworzyć kolejne wersje budżetu cyklicznie, bo projekty inżynierskie mają niesamowitą tendencję do rozmijania się z założeniami, często tak dużą, że najnowszy harmonogram Gantta wyjeżdżający z drukarki staje się zazwyczaj nieaktualny. Jeśli właśnie spoglądasz na arkusz A0/A1 na ścianie z wydrukiem harmonogramu Gantta to przyjmij moje najszczersze kondolencje… Rewizje budżetów są wymagane od zamierzchłych czasów kiedy to nowością był model SGR, na bilbordach reklamowano Marlboro, a ludzie ścigali się kto pierwszy wyląduje na Księżycu. To ostatnie w sumie brzmi całkiem dobrze, ale dziś mamy inne czasy, walutą dla wielu są lajki na „Brum Brumie”, którymi niestety nie za bardzo można płacić w sklepach, a koszty życia nieubłaganie rosną. W konsekwencji rosną także koszty wynagrodzeń, co szczególnie w perspektywie realizacji projektów długoterminowych może mocno uderzyć w rentowność projektów, obniżając i tak niskie zyski firm projektowych. Monitoring i regularne rewizje budżetu to jedno z narzędzi pozwalających na odpowiednio wczesne rozpoznanie sytuacji i przygotowanie argumentacji do dyskusji o aneksowaniu realizowanych kontraktów.
Myślę, że tym wpisem nie wyczerpałem tematu i jedynie zarysowałem powierzchnię, ale na koniec mogę udzielić bardzo prostej odpowiedzi na postawione w tytule wpisu pytanie. Do budżetu projektowego należy podchodzić poważnie i odpowiedzialnie. Czas poświęcony na przygotowanie i monitorowanie budżetu, to czas zainwestowany w osiągnięcie zamierzeń, celów bez niepotrzebnych niespodzianek i strat. Jeśli temat budżetowania jest interesujący to zapraszam do kontaktu, chętnie sprawimy, żeby metodologia Wayman stała się częścią procesu realizowanego w Waszej firmie także w obszarze budżetowania. Jeśli dotarliście do końca tego luźnego eseju to dziękuję za przeczytanie i serdecznie pozdrawiam.
autor: Piotr Bilon
Projekt i realizacja Spectrum Marketing | 2023 Wszelkie prawa zastrzeżone.
Poznaj system Wayman
Social media
Wayman Sp. z o.o.
ul. Piotra Skargi 14/2, Gdynia
ul. Pawia 9, piętro 1, Kraków (Biurowiec High5ive)