RÓWNIEŻ NA BLOGU:
Jak firmy projektowe marnują potencjał?
Branżę projektową cechuje szybko rosnąca świadomość właścicieli i menedżerów firm projektowych, którzy coraz częściej dostrzegają, że mimo rosnącego doświadczenia i kompetencji zespołu, realizacja projektów wciąż odbywa się pod presją terminów, przy ograniczonej kontroli nad kosztami oraz rosnącym chaosie organizacyjnym. Dzieje się tak nie z powodu braku wiedzy czy zaangażowania, ale dlatego, że niektóre firmy – często nieświadomie – marnują potencjał swoich zasobów i procesów. Zarządzanie firmą projektową to dziś znacznie więcej niż tylko pilnowanie harmonogramów. Współczesne organizacje projektowe, działające w środowisku wielobranżowym, potrzebują narzędzi i praktyk, które pozwolą efektywnie łączyć ludzi, zadania, informacje i budżety. Różnice między firmami przeciętnymi a tymi, które osiągają ponadprzeciętne wyniki, zaczynają się właśnie w sposobie organizacji pracy.
Częstym błędem popełnianym przez firmy jest utrzymywanie struktur i metod, które nie przystają do skali realizowanych projektów. Brak dedykowanego systemu zarządzania, nieczytelne raportowanie, nieuporządkowana komunikacja międzybranżowa czy niekontrolowane przeciążenia zespołów – to zjawiska, które kumulują się i skutkują obniżeniem efektywności operacyjnej. W analizach realizowanych przez Wayman w ramach wdrożeń systemów w firmach projektowo-inżynierskich, powtarzają się te same wnioski: firmy, które nie inwestują w strukturę zarządzania, mają niższą rentowność projektów, wyższy poziom przekroczeń budżetowych i większe trudności z dotrzymywaniem terminów.
Konsekwentne i świadome użycie systemów klasy ERP w firmach projektowych, szczególnie dedykowanego dla wielobranżowych organizacji systemu Wayman, pozwalają nie tylko planować i raportować realizację zadań, ale również analizować zjawiska zachodzące w tle – te, które trudno uchwycić bez precyzyjnych danych. Z zestawień dostępnych w systemie wynika m.in., że firmy, które zarządzają swoimi działaniami za pomocą arkuszy kalkulacyjnych i oddzielnych dokumentów, poświęcają średnio o 25–30% więcej czasu na działania nieproduktywne. Z kolei zespoły działające w silosach branżowych częściej doświadczają opóźnień wynikających z braku komunikacji międzywydziałowej. Natomiast w organizacjach, które nie monitorują obciążenia pracowników, częściej dochodzi do zjawiska „przegrzania” kluczowych specjalistów, co skutkuje rotacją i wypaleniem.
W przeciwieństwie do opisanych powyżej przypadków firmy, które stosują najlepsze praktyki zarządzania, osiągają wyraźnie lepsze wyniki w zakresie terminowości, rentowności i wykorzystania zasobów. Dane te pozwalają na formułowanie konkretnych zaleceń opartych na dowodach, a nie intuicji. Skoro wspomniałem o intuicji, która mimo, że nie jest emocją to jest z emocjami mocno powiązana, to nie oprę się chęci delikatnego rozwinięcia tego tematu. Bardzo często intuicja jest często wzmacniana przez emocje, typowym przykładem może być stwierdzenie „mam złe przeczucie”. Tego typu sformułowania wynikają zazwyczaj z doświadczenia, mogą być dobrą wskazówką, należy jednak pamiętać, że emocje mogą wpływać na to jak interpretujemy intuicyjne sygnały i czasem trudno rozróżnić intuicję od emocji w codziennym życiu. Piszę o tym bo sam, w przeciwieństwie do ChataGPT przeżywam emocje i zdarza się, ze intuicja mi coś podpowiada. Często emocje blokują podpowiadane przez intuicję działania, w życiu, gdy takie sytuacje się dzieją, nie ma złotego środka i recepty, a nawet jeśli jest, to ten blog nie jest miejscem, w którym piszemy o tym jak radzić sobie ze smutkiem lub tęsknotą, może sami nie mamy na to dość dobrego sposobu, rozumiemy jednak, że są one częścią życia. W firmach projektowych i w obszarze zarządzania należy pamiętać jednak, że nawet jeśli intuicja nam coś podpowiada, a emocje zaczynają wpływać na nasze decyzje, to zawsze należy sięgnąć do twardych danych, dostępnych i skrupulatnie gromadzonych w systemie wspomagającym zarzadzanie.
Liderzy branży projektowej różnią się od przeciętnych firm nie tyle wielkością czy budżetami, co dyscypliną operacyjną. Stosują zasady zarządzania oparte na danych i korzystają z systemów, które dostarczają aktualnych informacji o projektach, zespołach i kosztach. Wiodące firmy projektowe cechuje centralizacja danych, dysponują one jednym źródłem prawdy, które jest aktualizowane na bieżąco. Nadzór nad budżetem w tych firmach jest ciągły i obuje on nie tylko ewidencję kosztów, ale także prognozowanie i analizę odchyleń. Funkcjonowanie firmy w ramach cyklu PDCA w zakresie planowania oraz monitorowania realizacji i obciążenia jest realizowane w oparciu o realne możliwości czasowe. Już na etapie wdrożenia podejmowane są działania prowadzące do usprawnienie procesu definicji projektów i zwiększania ergonomii użycia aplikacji w specyficznych dla użytkowników okolicznościach i działania te są kontynuowane i rozwijane do wspólnych harmonogramów wielobranżowych, wieloprojektowych uzupełnionych o cyfrową dokumentację i spójne cele. Poza stosowaniem profesjonalnych systemów zarządzania wielobranżowe firmy projektowe cechuje specyficzna kultura analizy i doskonalenia obejmująca zawsze przeglądy projektów, analizę przyczyn opóźnień i uczenie się na błędach.
Wdrożenie systemowego podejścia do zarządzania projektami nie wymaga rewolucji. Najczęściej pierwszy krok to uświadomienie sobie, gdzie obecnie „ucieka” potencjał. Może to być brak planowania pracy, nieczytelne raportowanie, niedopasowane obciążenie specjalistów albo brak informacji zwrotnej po zakończeniu projektów. System Wayman umożliwia pełną analizę projektów w czasie rzeczywistym – zarówno z perspektywy finansowej, jak i organizacyjnej. Dzięki zintegrowanym funkcjom raportowania, planowania i ewidencji czasu pracy, użytkownicy Wayman bardzo szybko zyskują narzędzie nie tylko do monitorowania, ale również do budowania kultury odpowiedzialności i efektywności.
Czasami warto zadać sobie niewygodne pytanie: czy nie jest tak, że część zespołu – przyzwyczajona do braku jasnych reguł i rozmytej odpowiedzialności – po prostu dobrze się czuje w środowisku, gdzie można „prześlizgnąć się” przez projekt? Może dla niektórych chaos organizacyjny jest wygodniejszy niż system, który mierzy czas, koszty i efekty? To niepopularna refleksja, ale niezwykle potrzebna. Jeśli chcemy budować nowoczesne organizacje projektowe, nie możemy unikać mierzenia efektywności. Dane nie oceniają – one pokazują prawdę. I dają szansę na realną zmianę. Jak co tydzień zachęcamy do kontaktu z zespołem Wayman. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak wdrożenie systemu zarządzania projektami może poprawić efektywność Twojej firmy projektowo-inżynierskiej, umów się na prezentację. Zobacz, jak dane mogą wspierać Twoje decyzje – i jak odzyskać kontrolę nad potencjałem, który już masz.
autor: Piotr Bilon
Projekt i realizacja Spectrum Marketing | 2023 Wszelkie prawa zastrzeżone.
Poznaj system Wayman
Social media
Wayman Sp. z o.o.
ul. Piotra Skargi 14/2, Gdynia
ul. Pawia 9, piętro 1, Kraków (Biurowiec High5ive)