RÓWNIEŻ NA BLOGU:
Filozofia porównywania planu do realizacji w zarządzaniu projektami inżynierskimi
Bardzo dynamiczny świat inżynierii to obszar, w którym zarządzanie projektami odgrywa kluczową rolę w zapewnianiu, że ambitne cele technologiczne stają się rzeczywistością. Jednym z fundamentalnych aspektów efektywnego zarządzania projektami jest filozofia porównywania planu do realizacji, która pozwala na monitorowanie i kontrolowanie przebiegu projektów w sposób precyzyjny i systematyczny. W artykule tym przyjrzymy się, jak ta filozofia znajduje zastosowanie w zarządzaniu i monitorowaniu projektów inżynierskich, ze szczególnym uwzględnieniem pracy zespołów projektowych i dokumentacji.
Często projektanci dochodzą do wniosku, że sama filozofia porównywania planu do realizacji opiera się na podstawowych i całkowicie naturalnych krokach realizacji projektów, na które składa się planowanie, realizacja, kontrola (powyższe trzy czynności wykonywane są w sposób ciągły w okresie realizacji projektu) i finalnie zakończenie projektu. Na etapie planowania określane są cele projektu, harmonogramy, zasoby oraz budżety. Etap realizacji obejmuje faktyczne wykonywanie prac zgodnie z wcześniej ustalonym planem. Monitoring jest istotnym i integralnym elementem realizacji projektu, przy czym sprowadza się do porównania rzeczywistych wyników z zaplanowanymi celami. Identyfikowane są odchylenia, które wymagają korekt, oraz podejmowane są działania naprawcze. Po zakończeniu realizacji projektu następuje jego zamknięcie, które obejmuje ocenę osiągniętych wyników, analizę odchyleń oraz dokumentowanie zdobytych doświadczeń.
Kluczowe dla realizacji całego przedsięwzięcia jest praca zespołowa zespołów projektowych. Filozofia porównywania planu do realizacji pozwala na efektywne zarządzanie pracą zespołów poprzez precyzyjne określenie celów projektowych oraz zadań dla poszczególnych członków zespołu. Dzięki temu każdy wie, za co jest odpowiedzialny i jakie są oczekiwania. Częste spotkania zespołowe pozwalają na bieżąco monitorować postępy, identyfikować problemy i podejmować działania korygujące. Racjonalne wykorzystanie dostępnych zasobów, takich jak czas, budżet i materiały, jest kluczowe dla utrzymania projektu na właściwym torze. Systematyczne porównywanie wyników z planem oraz jasne komunikowanie osiągnięć i wyzwań sprzyja utrzymaniu wysokiego poziomu motywacji wśród członków zespołu.
Dane przetwarzane przez system Wayman odgrywają kluczową rolę w procesie porównywania planu do realizacji. Baza danych zawiera wszystkie niezbędne informacje dotyczące projektu, szczegółowy opis celów, harmonogramów, zasobów i budżetów, regularnie aktualizowane dokumenty przedstawiające stan realizacji projektu, raporty identyfikujące różnice między planem a rzeczywistymi wynikami oraz proponowane działania naprawcze, szczegółowe opisy techniczne, specyfikacje oraz instrukcje, które są niezbędne dla prawidłowej realizacji projektu.
Plan versus realizacja to dobry sposób na monitorowanie pracy projektowej, należy jednak pamiętać, że generalnie prace projektowe bardzo rzadko przebiegają zgodnie z planem. To jednak nie oznacza, że należy zaprzestać monitorowania stanu wierzchołków równowagi projektu. Wręcz przeciwnie, zagrożenie zmianami i zaburzeniami oraz następstwami błędów ludzkich jest ważną przesłanką przemawiającą za tym, żeby prowadzić kontrolę i w ustalonych interwałach nadzorować przebieg projektu w obszarze kontroli budżetu godzinowego.
Osoba odpowiedzialna za projekt, którego realizacja w większości polega na wykonywaniu usług przez zespoły inżynierskie, musi mieć możliwość kontrolowania tego, w jaki sposób budżet projektu jest kontrolowany. Stosując na przykład uśrednione stawki godzinowe, możemy przeliczyć dostępny budżet finansowy na projektowanie i uzyskać dostępną ilość godzin. Godziny, czyli czas pracy potrzebny na wykonanie pracy, to istotny element na etapie wyceny prac projektowych oraz jeden z parametrów niezbędnych do określenia przewidywanego terminu zakończenia pracy.
Proces raportowania godzin może być zaburzony z następujących powodów:
- Pracownicy nie raportują codziennie, więc raportowanie jest obarczone słabą pamięcią.
- Pracownicy intencjonalnie raportują inne prace niż rzeczywiście wykonywali, ponieważ niektóre zadania są przeszacowane, inne niedoszacowane, a w innych popełnili błędy i muszą zużyć więcej godzin niż mieli do dyspozycji.
- Możliwe są też pomyłki ludzkie, błędy ludzkie przy raportowaniu.
Sposobem na wyeliminowanie skutków błędów jest cotygodniowe zatwierdzanie kart pracy przez przełożonych i codzienne raportowanie. Pracownicy nie powinni poświęcać na wszystkie czynności związane z raportowaniem więcej niż 15 minut dziennie.
Weźmy na przykład budowę nowego mostu. Na etapie planowania określono dokładny harmonogram prac, budżet oraz zasoby. W trakcie realizacji monitorowane są postępy, a rzeczywiste wyniki porównywane są z planem. Jeśli okaże się, że prace fundamentowe trwają dłużej niż przewidywano, podejmowane są działania korygujące, takie jak zwiększenie liczby pracowników czy zastosowanie nowoczesnych technologii. Regularne raporty postępów oraz analiza odchyleń pozwalają na utrzymanie projektu na właściwym torze i jego terminowe zakończenie.
Filozofia porównywania planu do realizacji jest nieodzownym narzędziem w zarządzaniu projektami inżynierskimi.
Dzięki precyzyjnemu planowaniu, systematycznemu monitorowaniu oraz skutecznemu zarządzaniu zespołami projektowymi i dokumentacją, możliwe jest osiągnięcie założonych celów i realizacja nawet najbardziej ambitnych przedsięwzięć. Zastosowanie tej filozofii pozwala na minimalizację ryzyka, optymalne wykorzystanie zasobów oraz zwiększenie szans na sukces każdego projektu.
Autor: Piotr Bilon
Projekt i realizacja Spectrum Marketing | 2023 Wszelkie prawa zastrzeżone.
Poznaj system Wayman
Social media
Wayman Sp. z o.o.
ul. Piotra Skargi 14/2, Gdynia
ul. Pawia 9, piętro 1, Kraków (Biurowiec High5ive)