RÓWNIEŻ NA BLOGU:
Dwustopniowe zatwierdzanie w Wayman
Dualizm organizacyjny w firmie projektowej
Macierzowa struktura organizacyjna firmy projektowej, w której projektant jednocześnie jest podwładnym osoby kierującej pracownią branżową i należy do jednego lub kilku zespołów projektowych. Ten dualizm organizacyjny ułatwia realizację wielu projektów jednocześnie, usprawnia przepływ informacji i pozwala w bardziej efektywny sposób zarządzać zasobami, jednak bez odpowiednich procedur i narzędzi realizacja prozaicznych czynności, takich jak akceptacja wniosków urlopowych, może powodować zaburzenia w realizacji projektów i być sama w sobie pracochłonna.
Zatwierdzanie dwuetapowe
W Wayman użytkownicy dysponują rozbudowanym modułem dwustopniowego zatwierdzania wniosków urlopowych. Narzędzie to jest w pełni konfigurowalne. Jedną z możliwych konfiguracji jest skierowanie w pierwszym kroku akceptacji wniosku urlopowego do osób zarządzających projektami, w które zaangażowany jest projektant występujący o urlop, następnie wniosek urlopowy może finalnie zatwierdzić kierownik pracowni lub inny przełożony pracownika, mając pewność, że urlop nie spowoduje zagrożenia dla realizacji żadnego projektu.
Jednostopniowe zatwierdzanie
Jednostopniowe zatwierdzanie jest także opcją i jeśli takie są potrzeby to może być stosowane zgodnie z oczekiwaniami użytkownika. Zatwierdzanie wniosków urlopowych to nie jedyny obszar, w którym firmy projektowe stosują wielostopniowe zatwierdzenia. Dobrą praktyką jest weryfikacja i potwierdzanie przez przełożonych projektanta prawidłowości zaraportowanych godzin. W tym przypadku także macierzowa struktura organizacyjna nieznacznie komplikuje odpowiedź na pytanie kto jest właściwą osobą do potwierdzania alokacji. Można przyjąć, że rozsądne rozwiązanie to takie, w którym godziny alokowane na poszczególne projekty potwierdzają w pierwszej kolejności osoby odpowiedzialne za realizację projektów np.: kierownicy projektów, a finalnie, w drugim kroku zaraportowane godziny potwierdza przełożony, na przykład szef pracowni branżowej. To oczywiście jeden z możliwych scenariuszy, ale warto wiedzieć, że możliwości konfiguracji i dostosowania procesu do potrzeb użytkownika są ważną częścią Wayman.
Zalety konfigurowalnego zatwierdzania dwustopniowego:
-
zwiększenie jakości danych
-
skrócenie procesu zatwierdzania
-
ograniczenie czasu poświęcanego na komunikacją związaną z zatwierdzaniem
-
właściwe osoby zatwierdzają właściwe obszary raportu
-
ograniczenie możliwości raportowania godzin na niewłaściwe projekty (utrudnione raportowanie na obiekty z dostępnym budżetem, a nie na te, na które rzeczywiście wykonano prace)
Projekt i realizacja Spectrum Marketing | 2023 Wszelkie prawa zastrzeżone.
Poznaj system Wayman
Social media
Wayman Sp. z o.o.
ul. Piotra Skargi 14/2, Gdynia
ul. Pawia 9, piętro 1, Kraków (Biurowiec High5ive)