RÓWNIEŻ NA BLOGU:

Bardzo prawdopodobne, że już nigdy się nie przyzwyczaję do tego z jak wielkim, praktycznie graniczącym z pewnością, przekonaniem kierownicy projektów i kierownicy pracowni projektowych, przy pierwszym zetknięciu z systemem Wayman, gwarantują, że pracownicy, którym przydzielają zadania do wykonania,  są obciążani w sposób racjonalny i są w stanie wykonać wszystkie zlecone im prace. Kontrast pomiędzy rzeczywistością, a deklaracjami pogłębia się jeszcze bardziej, gdy zadaję projektantom kilka prostych pytań. Pierwsze pytanie to czy uważają, że przydzielane im zadania są  możliwe do wykonania w terminie, a drugie to czy uważają, że wykonają obecnie realizowane zadania w terminie, kolejne to czy dotychczas wszystkie zadania wykonywali w terminie i założonej ilości godzin i ostatnie, to dlaczego na poprzednie pytanie większość z osób odpowiada, że nie realizowali w terminie i budżecie, mimo, ze na etapie przydziału zadań i ich realizacji pozostają generalnie optymistami. To w sumie zabawna sytuacja, bo wypowiedzi i działania managerów troszkę przypominają bardzo mocno uogólnione teorie i modele zarządzania, z  których może wynikać, że skoro jedna kobieta może w około dziewięć miesięcy urodzić dziecko, to dziewięć kobiet urodzi to samo dziecko w miesiąc. Projektanci natomiast deklarując racjonalność swojego obciążenia i wysokie prawdopodobieństwo zakończenia powierzonych im prac w zakładanym terminie i budżecie przypominają dziecko, które bawiąc się w chowanego wychodzi z założenia, że gdy zakryje rączkami buzie i nie widzi osoby szukającej to analogicznie osoba szukająca nie widzi „schowanego” dziecka.

Częstotliwość występowania takich jak opisana powyżej sytuacji w biurach projektowych, przy pierwszym kontakcie z Wayman jest niesamowicie wysoka. Czasami spotykałem się też z wyniosłymi reakcjami managerów wyższego stopnia, którzy nie widzą w ogóle powodu udzielania odpowiedzi na pytania, uznają sam fakt zadania pytania za duży nietakt z mojej strony, bo przecież w ich firmach funkcjonują procedury „Pi-Em”, „Di-Si-Si”, „czeńdż menedżment” i „portfolio menedżment” każdy „rikłest” jest załatwiany „esap” w dobrym „tajmingu” i na zakładanych „kejpiajach”. Niestety w zbyt wielu biurach wyniosłych managerów  pożółkłe i pokreślone wydruki harmonogramów Gantta smutno wiszące na ścianach nie potwierdzają odważnie wygłaszanych tez. W jakimś stopniu urocze i nie aż tak częste jak opisane powyżej, są sytuacje, w których managerowie i projektanci zapytani o parametry  swoich zadań odpowiadają zupełnie szczerze „nie wiem”. Ile godzin potrzebuje Pan na wykonanie projektu – „nie wiem, ale jak skończę to będę wiedział”. Kiedy skończy Pan pracę projektową, jaki jest termin – „nie wiem, ale jestem w trakcie, no jest już sporo zrobione, ale nie wszystko, no i oczywiście pracuję, cały czas pracuję”, lub moje osobiście ulubiona odpowiedź – jak ocenia Pan na tą chwilę zaawansowanie merytoryczne projektu – „nie wiem, bo nie wiem czy przypadkiem jutro nie pojawią się jakieś zmiany, o których teraz nie mam wiedzy”.

Każdy przypadek szczerej odpowiedzi, nawet jeśli z początku wydaje się absurdalny daje nadzieję i niesie ze sobą potencjał na zmianę rzeczywistości i przyjęcie nowych metod pracy, realizacji projektów i sprawozdawczości. Prezentujący niepoparte kompetencją przekonanie o słuszności swoich tez managerowie są troszkę cięższym przypadkiem, choć jeśli czują odpowiedzialność to gdy staną w prawdzie zaczynają poważnie interesować się rozwiązaniami, natomiast projektanci, którzy widzą rzeczywisty obraz swojego obciążenia zadaniami pochodzącymi z różnych projektów zazwyczaj reagują entuzjastycznie, może dlatego, że okazuje się, że źródło opóźnień nie tkwi w nich, tylko wynika z nieracjonalnego i wykraczającego poza fizyczne możliwości obciążenia pracą. Te utopijne założenia i nakładające się na siebie zadania z wielu różnych projektów przyjmują czasem naprawdę karykaturalną formę, taką jak na przykład na przedstawionym poniżej screenie.

Widoczne na zdjęciu obciążenie zbiorcze zakłada realizację zadań, których zbiorcze budżety, zestawione ze sobą i zsumowane w przedziałach dat przeznaczonych na wykonanie pracy projektowej będą wymagały od projektanta pracy po 80 godzin dziennie. To może być trudne. Szczegółowe obciążenia zadaniami z różnych projektów dwóch najbardziej obciążonych osób wygląda następująco:

Trudno jednoznacznie powiedzieć, dlaczego sytuacje pokazane na powyższym przykładzie się zdarzają, przyczyn jest zapewne wiele, oto niektóre z nich:

1. Nierealistyczne planowanie: Managerowie projektów mogą być pod presją, aby zrealizować projekty szybko i w ramach określonych budżetów, co skłania ich do ustalania nierealistycznych terminów i przeciążania pracowników zadaniami, które fizycznie nie są do wykonania w zakładanym czasie.
2. Brak wystarczającej komunikacji: Nieefektywne przepływy informacji pomiędzy zespołami, managerami a pracownikami mogą prowadzić do błędów w rozumieniu zakresu pracy i dostępnych zasobów.
3. Niedoszacowanie złożoności projektu: Managerowie projektów mogą nie uwzględniać wszystkich aspektów związanych z projektem, w tym potencjalnych problemów i ryzyka, co prowadzi do błędów w planowaniu.
4. Ograniczenia narzędzi zarządzania projektami: Opisywane sytuacje często dotyczącą momentu pierwszego zetknięcia firmy z Wayman, czyli profesjonalnym i dedykowanym dla inżynierskich firm projektowych systemem zarzadzania. Narzędzia inne niż Wayman, dotychczas stosowane w tych firmach, pomimo prestiżowego pochodzenia i heroicznych wysiłków  zespołów marketingu stających na głowie by udowodnić, że ich aplikacje sprawdzą się w inżynierii, najprawdopodobniej nie są w pełni efektywne w uwzględnianiu realnego obciążenia pracowników lub mogą być używane nieprawidłowo.
5. Nacisk na osiągnięcie krótkoterminowych celów: Skupienie się na krótkoterminowych rezultatach często prowadzi do ignorowania długofalowej strategii i zrównoważonego planowania.
6. Brak elastyczności w zarządzaniu zmianami: Projekty często ewoluują, a niektóre firmy mogą nie posiadać procedur skutecznego zarządzania zmianami, co utrudnia adaptację planów i obciążeń do zmieniającej się rzeczywistości.
7. Kultura organizacyjna: W firmie może panować kultura, gdzie otwarta krytyka lub dyskusja na temat problemów jest źle widziana, co prowadzi do ignorowania realnych problemów w zarządzaniu projektami.
8. Niewystarczające zrozumienie i szkolenia: Managerowie projektów oraz pracownicy mogą nie być odpowiednio szkoleni w zakresie efektywnych praktyk zarządzania projektami, co skutkuje błędami w ocenie i realizacji zadań.
9. Presja czasowa i finansowa: Firma może doświadczać zewnętrznej presji ekonomicznej, co skłania do przyjmowania więcej pracy niż jest to możliwe do wykonania przy obecnym zasobie ludzkim i technologicznym.
10. Perspektywa projektu: realizowanie prac projektowych tylko i wyłącznie przez pryzmat jednego projektu. Brak momentu konfrontacji sprzecznych oczekiwań, zestawienia danych w pełny obraz sytuacji w celu umożliwienia wypracowania najbardziej racjonalnego rozwiązania. To niestety nadal bolączka bardzo wielu dużych, wielobranżowych projektowych firm inżynierskich realizujących wiele projektów w tym samym czasie.

Dzisiejszy wpis na bloga prezentuje problematykę zarządzania projektami i różnicę pomiędzy oczekiwaniami a rzeczywistością w kontekście obciążenia zadań. Zdaję sobie sprawę, że styl dzisiejszego wpisu jest dość nieformalny, starałem się zawrzeć elementy humorystyczne, by nieco osłodzić sobie ten cierpki temat, mam nadzieję, że będzie to choć trochę atrakcyjne dla czytelników zainteresowanych zarządzaniem projektami, a może, kto wie, czytelnicy znajdą w moich słowach jakieś analogie to otaczającej ich rzeczywistości. Rozumiem także, że wykorzystanie specyficznych terminów branżowych i ironii może ograniczyć zrozumienie treści dla osób nieobeznanych z tematyką, ale to jest w końcu blog dla osób zainteresowanych tematyką zarządzania, mam nadzieję, ze dziś czytelnicy wybaczą mi miejscami zbyt kolokwialny język, co może nie przystawać do oczekiwanego tonu profesjonalnego bloga biznesowego. Możliwe, że czasami wprowadzam zbyt wiele metafor i analogii, co może zamaskować główny przekaz tekstu. Dlatego też na koniec chciałbym podkreślić, że tym wpisem chcę zwrócić uwagę na istotny problem w zarządzaniu projektami – różnicę między planowaniem a rzeczywistością. Zapewniam, że warto stanąć w prawdzie i zastosować realne podejście do obciążenia pracowników, jest to ważne dla praktyków w zarządzania zespołami projektowymi. Jeśli w swojej organizacji nie posiadacie możliwości analizy obciążenia  w sposób rzeczywisty, natychmiastowy w dowolnej chwili, to oznacza, że albo podejmujecie ogromne ryzyko, albo każdy z Waszych projektantów pracuje tylko nad jednym zadaniem w tym samym czasie, co w rzeczywistości jest bardzo mało prawdopodobne. Dlatego właśnie zachęcam do stosowania Wayman w zespołach projektowych i kontynuowania realizacji procesu ciągłego doskonalenia. Jestem przekonany, że to ma sen, tak samo jak ma sens stosowanie aplikacji komputerowych do wspomagania projektowania, a fakt, że wieżę Eiffla zbudowano nie stosując komputerów, metody elementów skończonych i CAD-a, nie oznacza, że ówcześnie stosowane metody są efektywniejsze.

Autor: Piotr Bilon

Projekt i realizacja Spectrum Marketing | 2023 Wszelkie prawa zastrzeżone.

Poznaj system Wayman

Social media

Kontakt

email: contact@wayman.pl

telefon: +48 882 907 648

Wayman Sp. z o.o.

ul. Piotra Skargi 14/2, Gdynia

ul. Pawia 9, piętro 1, Kraków (Biurowiec High5ive)