RÓWNIEŻ NA BLOGU:
Do czego jest potrzebny Wayman?
Być może pisałem o tym na blogu wcześniej, prawdopodobnie jest to wyjaśnione w materiałach informacyjnych Wayman, ale mimo to, pracując z klientami, często doświadczam sytuacji, z których jednoznacznie wynika, że nie znają odpowiedzi na to pytanie. A może znają, ale mimo to używają systemu w sposób, do którego nie jest on przeznaczony, któremu nie jest dedykowany. Oczywiście przyczyny takich sytuacji są interesujące, ale dzisiaj chciałbym, być może po raz kolejny, przypomnieć, do czego jest potrzebny Wayman w firmie projektowej.
Centrum każdej firmy projektowej jest proces projektowania – to on jest źródłem zysków i ryzyka. Jeśli realizowanych jest w tym samym czasie równolegle wiele projektów, wielobranżowych, dużych, prototypowych obiektów, to Wayman jest dla Ciebie i na pewno będzie Tobie potrzebny. Jeśli dodatkowo Twoja firma poza „engineeringiem” zajmuje się zakupami i budową, to z pewnością terminowość i jakość dokumentacji stanowią istotny element funkcjonowania firmy. Im większy jest stosunek pracy projektowej wykonywanej własnymi siłami firmy lub zasobami zewnętrznymi zarządzanymi przez menedżerów firmy i opłacanej w oparciu o stawkę godzinową, tym bardziej przydatny będzie system Wayman w codziennej działalności. Jeśli to, co opisałem powyżej, brzmi jak rzeczywistość, która Cię otacza, to z dużym prawdopodobieństwem mogę stwierdzić, że potrzebujesz Wayman. W kolejnym akapicie postaram się wyjaśnić, do czego potrzebujesz Wayman.
Każdy projekt w wielobranżowej firmie projektowej, gdzie najczęściej realizowanych jest ich wiele, można precyzyjnie określić przy użyciu kilku kluczowych wartości. Po pierwsze, można określić zakres pracy, dzieląc projekt na fazy, etapy, zadania i podzadania. Dzięki temu budujemy precyzyjny, łatwo mierzalny i prosty do delegowania zestaw czynności, których wykonanie prowadzi do wytworzenia kompletnego zestawu dokumentacji, podzielonej na odpowiednie tomy, opracowania branżowe lub zestawy dokumentów dla poszczególnych elementów projektowanego obiektu, w zależności od typu projektu i sektora inżynierii, w którym funkcjonuje firma.
Znając zakres, możemy, opierając się na doświadczeniu i statystyce, określić zakładaną pracochłonność niezbędną do wykonania pracy wynikającej z zakresu opracowań. Można także wstępnie określić stanowisko osoby niezbędnej do wykonania pracy lub nawet imię i nazwisko wykonawcy, jeśli dysponujemy tak szczegółowymi informacjami. W niektórych sytuacjach, na przykład w nadzorach czy zakresie inżyniera kontraktu, pracochłonność można określić bez ustalania szczegółowego zakresu, posługując się tylko określeniem zaangażowania pracowników na określonych stanowiskach.
W ten sposób zdefiniowany projekt pozwala określić planowane koszty pracy projektu, gdyż planowaną liczbę godzin można przemnożyć przez odpowiednie stawki, uzyskując sumę kosztów pracy. Dodatkowo, dla projektów, w których określiliśmy wstępnie bardziej lub mniej szczegółowo zakres, po ustaleniu terminów rozpoczęcia i zakończenia poszczególnych zadań uzyskujemy harmonogram, czyli perspektywę czasową realizacji projektu. Dodając do planowanych czynności planowanych wykonawców, uzyskujemy harmonogram rzeczowo-osobowy.
Pracując nad stroną kosztową, należy uwzględnić wszelkie składniki kosztów bezpośrednich projektu, określając ich wielkość i umiejscawiając je w czasie. Niezależnie od tego, czy dotyczą one kosztów podwykonawców, zakupów licencji oprogramowania, czy materiałów, powinny być odwzorowane w planie finansowym projektu. Do kosztów realizacji projektu należy doliczyć wszelkie pozostałe koszty niezwiązane bezpośrednio z realizacją projektów, ale niezbędne do funkcjonowania firmy. Koszty wynagrodzeń zarządu, obsługi księgowej, wynajmu powierzchni biurowej, rachunki za energię elektryczną itp. oraz koszty projektów wewnętrznych czy koszty urlopów stanowią zbiór kosztów, które firma musi ponieść, ale które nie są bezpośrednio związane z realizowanymi projektami.
Istnieją dwie najczęściej stosowane metody uwzględnienia kosztów ogólnych w kosztach projektu. Pierwszy sposób polega na powiększaniu stawek godzinowych o narzuty wynikające z kosztów ogólnych, a drugi polega na doliczeniu kosztów ogólnych przy pomocy klucza rozliczeniowego godzinowego proporcjonalnego. Metody te można stosować zamiennie, szczególnie na etapie planowania kosztów, jako przybliżony model rzeczywistości.
Dla każdego projektu stroną przeciwną do strony kosztowej jest strona przychodowa. Określa się ją przez podzielenie ceny kontraktowej na planowane w czasie transze płatności, najczęściej powiązane z dostawami dokumentacji lub osiągnięciem ustalonego poziomu zaawansowania pracy. Uzyskujemy w ten sposób perspektywę wpływów środków do firmy, która, w zestawieniu z planowanymi kosztami, daje nam planowany obraz przepływów w firmie. Tak przygotowany budżet należy uzupełnić o wartości rezerw, uzyskując planowaną wysokość marży. Opisany powyżej, prosty przepis można na wiele sposobów komplikować, wprowadzając anglojęzyczne terminy, wskaźniki, budżety cząstkowe itp. Zmniejsza to jednak czytelność i rodzi wymaganie zrozumienia stosowanej terminologii, nie zmieniając istoty zagadnienia.
Przystępując do projektu, wiemy, co musimy zrobić, kiedy, kto prawdopodobnie będzie realizował prace, jakie koszty poniesiemy, oraz ile pieniędzy i na jakich warunkach otrzymamy za wykonaną pracę. Ekonomicznym założeniem realizacji projektu powinno być wypracowanie marży poprzez terminową dostawę określonego w umowie zakresu opracowań projektowych w wymaganej jakości. Wayman jest przydatny na etapie wprowadzania i definiowania budżetów, ale jego wartość nie wynika z samej definicji budżetu, lecz z procesów związanych z realizacją projektu.
Wayman wspiera zarządzanie procesem projektowania poprzez skuteczną i kompleksową realizację cyklu Deminga (PDCA: Plan-Do-Check-Act). Pierwszym krytycznym elementem procesu jest porównanie planu do realizacji, czyli krok „Check”. W tym kroku należy sprawdzić, czy plan jest realizowany, co w praktyce oznacza pozyskanie odpowiedzi na szereg pytań: czy zadania rozpoczęto w terminie, czy są realizowane przez właściwe osoby, czy realizujący efektywnie wykorzystują czas, czy prace są zgodne z założeniami i standardami jakościowymi, czy pracownicy wiedzą, co mają robić i kiedy, czy narastające koszty są zgodne z założeniami, czy faktury wystawiane są na czas i opłacane, czy dostępność zasobów nie jest zakłócona itp.
Wayman umożliwia integrowanie danych dotyczących funkcjonowania firmy z różnych systemów i źródeł oraz przedstawianie ich w przejrzysty sposób w różnych kontekstach, takich jak porównanie planu do realizacji, raporty, prognozy i analiza ryzyka. To właśnie do tego wielobranżowym firmom projektowym potrzebny jest Wayman – do natychmiastowego dostępu do danych bez angażowania pracowników.
Wayman pozwala uzyskać informacje o tym, co, kto i kiedy zrobił, umożliwia przegląd dokumentacji w stanie roboczym oraz zapoznanie się z uwagami i istotnymi informacjami w systemie. Dzięki temu dostarcza natychmiastowych odpowiedzi na pytania, które są niezbędne do podejmowania decyzji.
autor: Piotr Bilon
Projekt i realizacja Spectrum Marketing | 2023 Wszelkie prawa zastrzeżone.
Poznaj system Wayman
Social media
Wayman Sp. z o.o.
ul. Piotra Skargi 14/2, Gdynia
ul. Pawia 9, piętro 1, Kraków (Biurowiec High5ive)