RÓWNIEŻ NA BLOGU:
Nie każda broda ma ten sam kształt – dlaczego scenariusze i studia przypadków robią różnicę?
Blog Wayman – choć powstał w konkretnym celu – okazał się miejscem, na które zaglądają także przedstawiciele świata akademickiego. Dowiedziałem się o tym kilka dni temu, w czasie mojej ostatniej wizyty na Politechnice Gdańskiej. Zupełnie niespodziewanie, rozpoznał mnie jeden z profesorów, przekazał że jest czytelnikiem bloga i w ciepłych słowach zachęcił do dalszego, konsekwentnego publikowania wartościowych materiałów. To było miłe zaskoczenie, zaskoczeniem nie powinno być natomiast to, że największym źródłem inspiracji są dla nas zawsze nasi użytkownicy. Codzienne spotkania i współpraca z użytkownikami systemu Wayman budują więcej niż tylko bazę wiedzy, tworzą kapitał doświadczenia, z którego czerpiemy, rozwijając narzędzia i procesy. O jednym z takich narzędzi dziś opowiemy – niezwykle praktycznym, szczególnie na etapie wdrożenia: scenariuszach i studiach przypadku. To one pozwalają zobaczyć system w działaniu – nie w teorii, ale w realiach konkretnego biura, konkretnego zespołu, konkretnego projektu.
Często jest tak, że użytkownicy wchodząc w detale niektórych funkcjonalności z niecierpliwością myślą o obszarach, które są dla nich osobiście lub dla ich zespołów największym wyzwaniem. Pojawia się obawa, czy wysiłek wkładany na przykład w budowę słowników, import danych, konfigurację systemów powiadomień się opłaci. Użytkownicy zastanawiają się nad tym czy i jak ich potrzeby zostaną zaspokojone. Wierząc i ufając osobom odpowiedzialnym za wdrożenie z naszej strony mogą się być może zadowolić deklaracją spełnienia oczekiwań i zapewnieniem, że „będzie dobrze”. W mojej opinii, zapewnienie i nadzieja na przyszłość nie wystarczy. Wdrożenie systemu i jego późniejsze używanie ma sens tylko wtedy, gdy potrzeby użytkowników są zaspokojone, a ich zaspokojenie wiąże się z poziomem inwestycji czasu lub kapitału dużo mniejszym, niże zyski wynikające działania systemu.
Każdy scenariusz wdrożeniowy – a także tworzone w odpowiedzi na niego studium przypadku – warto przygotowywać niezwłocznie, póki sytuacja jest świeża, a potrzeba jasno zarysowana. Kluczem do skutecznego scenariusza są trzy elementy: opis konkretnej sytuacji (na przykład fragmentu projektu lub zestawu projektów), precyzyjne zdefiniowanie wyzwania – zazwyczaj w formie pytania użytkownika, np.: „w opisanej sytuacji chcę dowiedzieć się, o ile dni opóźni się projekt?”, „czy możliwa jest kompensacja opóźnienia dzięki intensyfikacji pracy na innych zadaniach?” – oraz, opcjonalnie, pokazanie obecnego sposobu radzenia sobie z tym problemem, najlepiej za pomocą krótkiego nagrania z ekranu. Takie nagrania pomagają oszacować zarówno wiarygodność danych, jak i wysiłek, jaki użytkownicy muszą obecnie włożyć, by uzyskać potrzebne informacje. Warto przy tym koncentrować się na scenariuszach istotnych z punktu widzenia organizacji – takich, które dotykają jej realnych słabości lub strategicznych możliwości. Nie trzeba tworzyć rozbudowanych dokumentów – wystarczy krótkie spotkanie online, podczas którego omawiamy dany przypadek, definiujemy problem i przekazujemy istotne konteksty. Resztą zajmujemy się my – odwzorowując sytuację w systemie. To podejście jest nie tylko efektywne, ale i poznawczo wartościowe – pomaga budować wzajemne zrozumienie i umożliwia opracowanie rozwiązań, które są albo znacząco lepsze od obecnych, albo jasno pokazują, że dane wdrożenie w danym obszarze nie przyniosłoby wartości. Taka klarowność – choć bywa trudna – jest najcenniejszym efektem pracy na scenariuszach.
Na podstawie przedstawionych scenariuszy tworzymy studia przypadków, które odzwierciedlają dokładnie przedstawione zagadnienie i pokazują krok po kroku w jaki sposób użytkownik systemu Wayman może pozyskać odpowiedzi na postawione pytania. To świetne narzędzie, dzięki któremu użytkownik może przekonać się na własne oczy jak będzie w przyszłości wyglądała jego praca w systemie, wyrazić swoją opinię i wziąć udział w procesie racjonalizacji i maksymalizacji efektywności użycia systemu poprzez jego doskonalenie i dostosowanie do potrzeb użytkowników.
To właśnie dzięki scenariuszom i studiom przypadku użytkownicy mogą z wyprzedzeniem zobaczyć nie tylko jak będzie działał system, ale – co ważniejsze – jak będzie się im w nim pracowało. To różnica fundamentalna. Bo Wayman w wersji Pro i Enterprise nie jest rozwiązaniem „dla firm projektowych” w ogóle. Wayman jest uszyty na miarę konkretnej firmy projektowej, prowadzącej wdrożenie, z jej specyfiką, złożonością, rytmem i wyzwaniami. Tego nie potrafią gotowe apki, pseudo „uniwersalne” narzędzia, które usiłują sprawiać wrażenie nowoczesnych . lub są takie w ustach sprzedawców, dopóki nie zetkną się z realnymi wyzwaniami wymagającymi elastyczności, doświadczenia. Programy, które mam na myśli, są jak automatyczna maszynka do golenia – gładko i szybko działają tylko wtedy, gdy twarz ma kształt zgodny z fabrycznym wzorcem. Gdy nie pasuje – nie dostosowują się. Próbują dostosować do siebie użytkownika. Docinają. Upraszczają. Pomijają kontekst, albo przymuszają do użycia tych rozwiązań, które są dostępne, w „jeden słuszny sposób”.
My idziemy inną drogą. Każdy przypadek traktujemy indywidualnie – z szacunkiem do czasu oraz potrzeb zespołu oraz ze zrozumieniem procesów. Jeśli chcesz się przekonać, jak może wyglądać współpraca z zespołem, który nie tylko zna system, ale i zna realia firm projektowych – porozmawiajmy. Zaproponuj scenariusz, który naprawdę ma dla Ciebie znaczenie. Resztą zajmiemy się my.
autor: Piotr Bilon
Projekt i realizacja Spectrum Marketing | 2023 Wszelkie prawa zastrzeżone.
Poznaj system Wayman
Social media
Wayman Sp. z o.o.
ul. Piotra Skargi 14/2, Gdynia
ul. Pawia 9, piętro 1, Kraków (Biurowiec High5ive)