Dlaczego raportowanie w arkuszu kalkulacyjnym jest jak wędrówka po kaszubskich lasach bez mapy?

Bytów i okolice to obszar, który leży nieco na uboczu głównych kaszubskich szlaków turystycznych i nawet w szczycie sezonu letniego można zorganizować długą, całodzienną i niczym niezakłóconą wędrówkę jednym z licznych szlaków przebiegającym wśród jezior lobeliowych. Z różnych powodów te okolice przywołują bardzo przyjemne wspomnienia, ale moja ostania wędrówka przyniosła sporo zaburzeń, konieczności zmiany generalnego planu dnia, dużego opóźnienia i wymiernych strat. Piszę o tym we wpisie dotyczącym raportowania godzin bo często zastanawiam się dlaczego ludzie decydują się na używanie arkusza kalkulacyjnego do zbierania informacji i po co pozwalają pracownikom na raportowanie godzin raz w tygodniu. Przecież ponoszą ogromne ryzyko i znacząco obniżają sprawność zarządzania swoją firmą pozwalając na podejmowanie całkowicie nieracjonalnych działań i akceptując zaniechania. Myślę, że w podobny sposób można zastanawiać się nad tym dlaczego ludzie wyruszają w góry bez przygotowania i potem są ratowani przez TOPR/GOPR, lub błądzą po Kaszubach bez mapy, telefonu i bladego pojęcia gdzie dokładnie są.

Często jest tak, że u podstaw tego typu decyzji leży brak świadomości konsekwencji zaniechań lub zastosowania konkretnego schematu działania, albo zbyt optymistyczne założenia co do zaangażowania, pracowitości i świadomości pracowników. Ja sam byłem wielkim optymistą i założyłem, że skoro ktoś zbudował długą, szeroką drogę prowadzącą przez wiele kilometrów przez lasy parku krajobrazowego to powinien także zbudować na niej most.

Konstruktor i projektanci być może przewidzieli przeprawy w linii nowej drogi, ale do dnia dzisiejszego nie zostały one zbudowane, co było dla mnie bardzo nieprzyjemną niespodzianką, a przeprawa przez z pozoru spokojna i płytka rzekę kosztowała mnie utratę plecaka z całą zawartością i nieplanowaną kąpielą błotną w mulistym dnie rzeki. Moje założenia były zbyt optymistyczne. Podobnie jest z założeniami dotyczącymi raportowania w arkuszu kalkulacyjnym. Managerowie zakładają, że to metoda zadowalająca, kierują się często chęcią użycia znanego projektantom programu także do raportowania, optymistycznie sądzą, że wszystko będzie dobrze, a gdy orientują się, że nie jest dobrze to najczęściej jest już za późno.

Przygotowałem poniżej kilka argumentów, przemawiających za tym, żeby poważnie rozważyć odstąpienie od raportowania w arkuszu kalkulacyjnym i rozpoczęcie używania specjalistycznego systemu wspierającego procesy zachodzące w inżynierskich firmach projektowych. Oto one:

Błędy ludzkie: Raportowanie manualne w arkuszu kalkulacyjnym podatne jest na błędy wprowadzania danych przez ludzi. Może dojść do pomyłek w czasie pracy, wprowadzeniu złych danych, pominięciu godzin, czy przekłamaniu wartości, co może wpłynąć na wiarygodność całego raportu.
Brak aktualności danych: Zgłaszanie godzin raz w miesiącu oznacza, że informacje otrzymywane są z opóźnieniem. W przypadku projektów, gdzie zarządzanie czasem jest kluczowe, posiadanie danych miesięcznych może utrudniać szybką reakcję na zmiany, bieżące problemy lub niestandardowe zdarzenia.
Trudności w analizie: Gromadzenie danych tylko raz w miesiącu, ale także raz w tygodniu, może utrudniać analizę i identyfikację trendów lub wzorców, które mogą być widoczne tylko w bardziej szczegółowych raportach, nie mówiąc już o braku funkcjonalności powiadomień o wykrytych zagrożeniach.
Złożoność projektów: W przypadku dużych i złożonych projektów raportowanie godzin może wymagać dużego nakładu pracy i być czasochłonne, szczególnie jeśli dane muszą być zbierane z wielu zespołów lub różnych lokalizacji.
Problemy z integracją: Jeśli raportowanie odbywa się za pomocą różnych arkuszy kalkulacyjnych i wielu plików w różnych dziedzinach lub dla różnych projektów, może być trudne zintegrowanie danych, co może prowadzić do nie konsystencji i utrudniać analizę globalną.
Ryzyko utraty danych: W arkuszu kalkulacyjnym nie zawsze można zapewnić odpowiednie zabezpieczenia danych. Może istnieć ryzyko utraty danych z powodu awarii sprzętu, przypadkowego usunięcia arkusza lub złośliwych działań.
Brak śledzenia zmian: Arkusze Excel często nie zapewniają zaawansowanych narzędzi do śledzenia zmian i kontroli dostępu. W przypadku pracy wielu osób na jednym arkuszu może być trudno monitorować, kto wprowadzał dane i co zostało zmienione.
Skomplikowane formuły: W miarę wzrostu skali projektu, formuły i skomplikowane obliczenia w arkuszu mogą stawać się bardziej zawiłe i podatne na błędy.
Brak automatyzacji: Manualne raportowanie w arkuszu kalkulacyjnym może wymagać wielokrotnego powielania pracy, co może prowadzić do straty czasu i obniżenia produktywności.

Wystąpienie każdej z opisanych wyżej sytuacji jest praktycznie pewne, zawsze niesie zgubne konsekwencje i niepotrzebne zamieszanie w firmie. Tych konsekwencji można w bardzo łatwy sposób uniknąć, wystarczy zainstalować dedykowane rozwiązanie wspierające zarządzanie firmą projektową jak na przykład Wayman. Więcej o systemie i jego innych ciekawych funkcjonalnościach można dowiedzieć się na stronie www.wayman.software. Dziś właśnie swoją oficjalna premierę miała nowa odsłona strony, pojawiło się na niej sporo nowych, ciekawych informacji odświeżeniu uległa także szata graficzna, która wpisuje się w estetykę naszego nowego rozwiązania Wayman WEB. Zachęcam do stosowania dedykowanych narzędzi, rezygnację z arkuszy kalkulacyjnych i zachęcam do wycieczek pieszych lub rowerowych w parkach krajobrazowych doliny rzeki Słupii, jak widać jest to całkiem inspirujące miejsce.

Nad brzegiem Kleiner Liebesee – stare nazwy jezior są pozostałością po burzliwej historii tego regionu, a w tym wypadku zapewne także emocji ludzi odwiedzających to miejsce.

UMÓW SESJĘ DEMO

Projekt i realizacja Spectrum Marketing | 2023 Wszelkie prawa zastrzeżone.

Poznaj system Wayman

Social media

Kontakt

email: contact@wayman.pl

telefon: +48 882 907 648

Wayman Sp. z o.o.

ul. Piotra Skargi 14/2, Gdynia

ul. Pawia 9, piętro 1, Kraków (Biurowiec High5ive)