RÓWNIEŻ NA BLOGU:
Czy właściwie używamy systemu Wayman? rozterki użytkowników.
Będąc producentem najczęściej wybieranego i najpopularniejszego w Polsce rozwiązania ERP dla wielobranżowych firm projektowych od wielu lat mam kontakt z managerami firm projektowych, projektantami i użytkownikami Wayman odpowiedzialnymi za obszar administracji i finansów. To bardzo różnorodne grono i mimo, że wachlarz potrzeb i przebieg procesu projektowania we wszystkich firmach jest zbliżony, nie zawsze Wayman jest używany w ten sam sposób. Oczywiście naturalną konsekwencją tej sytuacji są dwie wersje naszego systemu, Wayman BASIC i Wayman PRO. Dziś chciałbym skupić się na użytkownikach wersji BASIC, która jest rozwiązaniem spełniającym potrzeby większości podmiotów projektowych i nie ma ona progu wejścia, od którego ilość użytkowników uzasadnia użycie wersji PRO.
Często użytkownicy wersji Wayman BASIC nie tylko potencjalni lub początkujący ale także długoletni i doświadczeni nie używają wszystkich funkcji systemu. Z pozoru może się to wydawać dziwne, bo przecież wersja BASIC powinna być wersją podstawową. W rzeczywistości Wayman Basic to system zarzadzania dla biur projektowych rozwijany od 15 lat, który posiada funkcjonalności pozwalające w sposób prosty obsłużyć wszystkie procesy w wielobranżowej firmie projektowej, szczególnie jeśli biuro nie ma narzuconych zewnętrznych wymagań sprawozdawczości korporacyjnej lub skala biznesu nie czyni z firmy korporacji. Można zatem zadać pytanie dlaczego tak jest, że nie wszystkie firmy używają Wayman BASIC w pełnym zakresie i czy jest to w ogóle konieczne?
Każdy, kto zetkną się z Wayman wie, że zasadność użycia tego rozwiązania wynika z trzech głównych aspektów. Po pierwsze bez względu na to jak ekstensywne jest użycie systemu musi on zawsze przynosić firmie większe korzyści niż nakłady ponoszone przez firmę na utrzymanie systemu, po drugie system musi zaspokajać rzeczywiste, a nie sztucznie wykreowane, potrzeby firmy stając się częścią pracy projektantów, a nie żyjącym obok procesu projektowania narzędziem sprawozdawczym i po trzecie system powinien posiadać dostępne funkcjonalności, które zapewniają możliwość obsłużenia przyszłych potrzeb firmy, wynikających z rozwoju lub zmieniających się okoliczności. Przypomnienie powyższego faktu było konieczne i zanim przejdę do odpowiedzi na postawione wcześniej pytanie poruszę jeszcze jedną kwestię, mianowicie specyficzną sytuację, w której to brak użycia funkcjonalności Wayman powoduje rozważania o poprawności użycia systemu i konieczności kontynuacji procesu wdrożenia.
Najczęściej tego typu rozważania prowadzą szefowie firm, którzy sami nie są użytkownikami Wayman. Codzienne zarządzanie scedowali oni na zaufanego managera lub zespół, a sami zajmują się rozwojem biznesu, strategią lub realizują się w firmie poprzez nadawanie kierunku pracom projektowym przez kreowanie koncepcji i nadzór nad jej realizacją. Jest to szczególnie widoczne w sektorze architektury, gdzie marka osobista architekta i jego relacje z inwestorami często przesądzają o zleceniu.
Jeśli firma nie używa wszystkich funkcjonalności Wayman, przeszła właściwy proces wdrożenia i cyklicznie wykonywane są zewnętrzne audyty bazy danych, które mają wskazać obszary do potencjalnej implementacji nowych funkcjonalności to system Wayman BASIC może zdecydowanie działać poprawnie i z przekonaniem graniczącym z pewnością mogę stwierdzić, że jest używany poprawnie. Perspektywa managera nie używającego na co dzień systemu jest najczęściej obarczona specyficzną perspektywą szefa, który nie ma potrzeby znać szczegółów ręcznego przetwarzania danych i nie zdaje sobie sprawy, że bez systemu informacje które otrzymuje od swojego zespołu byłyby dostarczana o wiele później gdyby nie wspomagano się Wayman BASIC, ich jakość byłaby o wiele niższa, a proces pozyskania informacji byłby o wiele bardziej czasochłonny i tym samym droższy.
Po tym przydługim wstępie przejdźmy zatem do meritum i zastanówmy się dlaczego tak jest, że nie wszystkie firmy używają Wayman BASIC w pełnym zakresie i czy jest to w ogóle konieczne. Jako że w porównaniu do dostępnych na rynku aplikacji do zarządzania projektami Wayman BASIC może jawić się jako dedykowany branży projektowej system ERP, czyli rozwiązanie znacznie obszerniejsze funkcjonalnie od programów do zarzadzania projektami użycie jego wszystkich funkcji nie jest konieczne. Celem wdrożenia Wayman nie jest uruchomienie jego wszystkich funkcjonalności, ale zapewnienie zwiększenia efektywności i konkurencyjności firmy projektowej poprzez zaspokojenie jej potrzeb poprzez wygenerowanie oszczędności przekraczających nakłady na użycie oprogramowania w bardzo krótkim czasie. To jest warunek konieczny i jego spełnienie samo w sobie uzasadnia już użycie systemu. Kolejną sprawą jest poznanie partykularnych potrzeb i przygotowanie planu ich zaadresowania, przy czym nie zawsze istnieje uzasadnienie ekonomiczne lub logiczne dla wdrażania funkcjonalności Wayman BASIC. Zastanówmy się na przykład nad procesem zarządzania dokumentacją, wersjonowaniem plików i szeroko rozumianym PDM. Jest on częścią Wayman, ale w firmie, która posiada inne narzędzie do zarządzania wersjami i rewizjami na przykład narzucone przez klienta, którego i tak firma jest zmuszona używać trudno znaleźć uzasadnienie dla użycia i inwestycji w proces wdrożenia. Podobnie jest z dokumentami księgowymi, oczywiście można dodawać je jako elementy zarządzane przez wbudowany w Wayman PDM, ale jeśli równie dobrze sprawdza się funkcja dodawania prostych załączników to PDM nigdy nie będzie potrzebny. Jeśli z kolei procesy zarzadzania w firmie zbudowane są w ten sposób, że osoby zarządzające projektami nie mają dostępu do informacji o finansach to nawet dodawanie dokumentów finansowych do projektów jako załączników nie jest potrzebne.
Ten przykład pokazuje, że niektóre funkcjonalności systemu Wayman są zdublowane, występują w prostej odsłonie i w wyskalowanej, w bardziej zaawansowanej odsłonie i są możliwe do uruchomienia zawsze wtedy, gdy okażą się przydatne. Można zatem powiedzieć, że już nawet na poziomie Wayman BASIC użycie równoległe absolutnie wszystkich funkcjonalności Wayman nie jest uzasadnione, gdyż duplikują one czasami rozwiązania tych samych wyzwań w bardziej lub mniej zaawansowany sposób. Jeśli jako manager odnosisz wrażenie, że nie używasz wszystkich funkcjonalności Wayman BASIC, to prawdopodobnie nie masz powodu do zmartwienia. Jeśli jednak nie wykonywałeś zewnętrznego audytu zawartości bazy danych to może jest to zasadny krok, gdyż w ten sposób będzie można określić czy dostępne w systemie dane umożliwiają użycie narzędzi procesowych lub analitycznych co zagwarantuje zaspokojenie kolejnych potrzeb i wygenerowanie kolejnych zysków dla firmy.
Polecam kontakt do Wayman, potencjalni użytkownicy mogą zaplanować dołączenie do grona użytkowników systemu, a obecni mogą zaplanować audyt bazy danych i zweryfikować potencjał na kolejne usprawnienia i ciągły rozwój.
Autor: Piotr Bilon
Projekt i realizacja Spectrum Marketing | 2023 Wszelkie prawa zastrzeżone.
Poznaj system Wayman
Social media
Wayman Sp. z o.o.
ul. Piotra Skargi 14/2, Gdynia
ul. Pawia 9, piętro 1, Kraków (Biurowiec High5ive)