RÓWNIEŻ NA BLOGU:
Czy warto wdrożyć system ERP w biurze projektowym?
Na blogu Wayman piszemy sporo na temat metodologii procesowego zarządzania firmą projektową wspartego dedykowanym systemem informatycznym, opisujemy przydatne funkcjonalności naszego systemu i z jednej strony dzieląc się wiedzą i doświadczeniem staramy się zachęcać osoby zaglądające na blog do wdrażania rozwiązań informatycznych, z drugiej zachęcić do ciągłego doskonalenia swojego systemu zarządzania. Jesteśmy przekonani, że to ma sens i oczywiście będziemy się cieszyć, jeśli firmy projektowe będą stosowały nasze rozwiązania, nie mamy cienia wątpliwości, że ich stosowanie przyniesie szybkie i wymierne zyski, wielokrotnie przekraczające nakłady poniesione na zakup i wdrożenie oprogramowania.
Czy wdrożenie systemów wspierających zarządzanie portfelem projektów jest opłacalne?
Myślę, że dobrze gdy dzieląc się przemyśleniami skłaniamy czytelnika do refleksji, pierwszy akapit tego wpisu ma skłonić nas do refleksji nad tym, czy rzeczywiście inwestycja w system zarządzania biurem projektowym to przepis na gwarantowany sukces. Okazuje się, że nie tylko my szukaliśmy odpowiedzi na to pytanie, w maju 2020 roku w czasopiśmie International Journal of Project Management ukazał się artykuł napisany przez zespół niemieckich naukowców w składzie Dr Alexander Kock, Babette Schultz, Dr Julian Koppman i Dr Hans Georg Gemunden, który opisuje wyniki badań zainspirowanych brakiem empirycznych dowodów na rzeczywiste korzyści wynikające z wdrożeń systemów informatycznych wspierających zarządzanie portfelem projektów oraz brakiem wiedzy na temat warunków, w jakich stosowanie PPMIS jest najbardziej korzystne dla firm projektowych.
Zwiększenie jakości i wzrost efektywności zarządzania portfelem projektów
Konkluzje autorów artykułu są niezwykle interesujące. Najważniejszym wnioskiem jest to, że organizacje dojrzałe, które posiadają sformalizowany i dobrze udokumentowany, a także stosowany w praktyce standard zarządzania pojedynczymi projektami mają znacznie większe szanse na osiągnięcie sukcesu w trakcie wdrożenia sytemu wspomagającego zarządzanie portfolio projektów. Wynik badań niemieckiego zespołu naukowców potwierdzają, że wdrożenie systemów wspierających zarządzanie rzeczywiście ma znaczenie w firmach projektowych. Bardzo budującym wnioskiem jest naukowe potwierdzenie pozytywnego wpływu informatycznych systemów wpierających zarządzanie nie tylko na jakość decyzji podejmowanych przez projekt managerów, ale także efektywność zarządzania portfelem projektów.
Dojrzałość organizacji, ważna przesłanka sukcesu wdrożenia
Wspomniane powyżej dojrzałe organizacje określane są przez naukowców jako posiadające jasne i dobrze funkcjonujące procedury w obszarze analizy ryzyka, zarządzania alokacją zasobów i realizacji pojedynczych projektów. Wnioski z badań dowodzą, że rozwiązania IT poprawiają jakość procesu zarządzania portfelem projektów poprzez podniesienie jakości informacji, poprawę alokacji zasobów i współpracy oraz, bardziej ogólnie, podejmowanie decyzji dotyczących portfela projektów. Wpływ na wydajność jest zatem pośredni, ale mimo to ważny. Ciekawe, że naukowcy skoncentrowali się także na jakości zarządzania, a nie tylko na ostatecznych wynikach, takie podejście jest w pełni zgodne z moim postrzeganiem roli systemu informatycznego w organizacji.
Kilka słów uzupełnienia
Artykuł jest naprawdę ciekawy, a wnioski z niego płynące są budujące nie tylko dla nas, ale dla całego, szeroko rozumianego sektora wielobranżowych, inżynierskich firm projektowych. Jako praktycy możemy jednak pokusić się o kilka słów uzupełnienia, by zbudować bardziej pełny obraz czynników przesądzających o sukcesie wdrożenia.
Wsparcie kadry zarządzającej
Wdrożenia system zarządzania niezbędne jest wsparcie najwyższej kadry zarządzającej firmą, dzięki któremu czynności związane z wdrożeniem będą miały należytą wagę i uwagę całego zespołu. Kolejnym ważnym powodem, dla którego zaangażowanie i dostępność władz firmy jest istotna jest konieczność podejmowania decyzji oraz możliwość wykrycia istotnych nieprawidłowości w firmie już na etapie analizy przedwdrożeniowej.
Zmotywowany lider wdrożenia po stronie klienta
Nasze doświadczenia pokazują, że istnienie w firmie projektowej osoby, która traktuje wdrożenie systemu jako swój osobisty sukces zawsze pomaga. Nie chodzi tylko o to by dostawca rozwiązania miał tak zwany „single point of contact”, ale bardziej o to, by w skład zespołu wdrożeniowego wchodziła osoba, która zna bardzo dobrze realia firmy, jest zmotywowana do wprowadzenia zmian i może w szybki sposób ocenić wymagania i inne informacje płynące od strony firmy projektowej do dostawcy rozwiązania.
Świadomość istnienia potrzeb na wszystkich poziomach w organizacji
Należy rozumieć, że w całej organizacji, w każdym zespole i na każdym stanowisku istnieją potrzeby wynikające z realizacji portfolio projektów w firmie projektowej. Nie zawsze zaspokajanie tych potrzeb ma jednoznaczne uzasadnienie ekonomiczne, należy natomiast zadbać o to, by każdy kto jest odpowiedzialny za wprowadzanie danych do systemów doświadczał benefitów wynikających z użycia systemu. To bardzo ważne i istotnie wpływa zarówno na jakość danych jak i na podejście pracowników do systemu informatycznego.
Użycie systemu ERP to część pracy inżyniera, projektanta
Najsłabszym ogniwem jest człowiek, w firmach inżynierskich, gdy mamy do czynienia z projektantami to na szczęście nie jest problem. W znakomitej większości inżynierowie poważnie traktują swoją pracę i są gotowi na to, by wziąć odpowiedzialność za swoje działania. Z tym ostatnim stwierdzeniem wiąże się „słowo klucz” procesu wdrożenia w biurze projektowym, chodzi oczywiście o zwrot „weź odpowiedzialność”. Inżynier powinien wiedzieć, że oczekuje się od niego by wziął odpowiedzialność za jakość danych wprowadzanych do systemu, który powinien traktować jako część swojej pracy.
Dla każdego inżyniera nauka jest podstawą, więc potwierdzenie naukowe zasadności wdrażania informatycznych systemów wspierających zarządzanie portfelem projektów, takich jak Wayman ERP to na pewno dobre wieści. Cieszy także potwierdzenie tego, że nie jesteśmy odosobnieni i środowisko naukowe dostrzegając istotne elementy rzeczywistości dochodzi do tych samych wniosków co praktycy. Nieoczywistą konkluzją, na którą chcemy zwrócić uwagę, jest to, ze skoro zaczynają się pojawiać opracowania naukowe dotykające tematyki skuteczności wdrożeń systemów informatycznych, to można spodziewać się, że wkrótce posiadanie rozwiązania dobrze dopasowanego do specyfiki firmy może być ważnym elementem przewagi konkurencyjnej. Podobnie było już wcześniej w środowisku firm inżynierskich z szeroko rozumianym BIM, jednak w przeciwieństwie do systemów wspierających projektowanie ERP nie można implementować szybko i przejęcie doświadczonego użytkownika nie skróci w znaczący sposób procesu wdrożenia. Dlatego właśnie warto zainteresować się wdrożeniem odpowiednio wcześnie by zyskać istotną przewagę nad konkurencją w obszarze zarządzania.
Link do artykułu: https://www.sciencedirect.com/journal/international-journal-of-project-management/vol/38/issue/4
Projekt i realizacja Spectrum Marketing | 2023 Wszelkie prawa zastrzeżone.
Poznaj system Wayman
Social media
Wayman Sp. z o.o.
ul. Piotra Skargi 14/2, Gdynia
ul. Pawia 9, piętro 1, Kraków (Biurowiec High5ive)