RÓWNIEŻ NA BLOGU:

Blokada możliwości zaraportowania większej ilości godzin niż budżet zadania to najczęstsze ograniczenie nakładane na użytkowników w powszechnie stosowanych aplikacjach. Bardzo często jest to ustawienie bazowe, od którego można na drodze dodatkowej konfiguracji odstąpić. Stąd też zapewne biorą się historie inwestorów opisujących współpracę z amerykańskimi i zachodnioeuropejskimi firmami, w których często pojawia się przykład anegdotyczny projektanta, który nie może wykonać prac projektowych „bo nie ma godzin”. Ograniczenia na funkcjonalności można nakładać właściwie w dowolny sposób w każdej aplikacji, wystarczy stworzyć macierz uprawnień, ja jednak chciałbym się w tym wpisie skoncentrować na blokadach, które niestety są dostępne także jako opcje w systemie Wayman. Poza wspomnianą wcześniej funkcjonalnością blokowania możliwości przekraczania budżetu zadania, dysponujemy także możliwościami zablokowania definiowania zadań, których suma budżetów przekracza dostępną dla danej pracowni projektowej/branży ilość godzin w etapie oraz blokadą możliwości tworzenia większej ilości zadań niż precyzyjnie określona w WBS. Są to ograniczenia nakładane na kierowników projektów, a w rzeczywistości na projektantów prowadzących poszczególne branże. Kolejnym ograniczeniem nakładanym na projektantów jest blokada możliwości raportowania godzin wstecz, dopuszczalne jest najczęściej zaraportowanie dwóch, maksymalnie trzech dni wstecz, co ma przyzwyczaić projektantów do codziennego i rzetelnego raportowania w systemie, gdyż tylko taki sposób raportowania zapewni wysoką jakość danych i możliwość monitorowania sytuacji na projektach w sposób ciągły. Kolejną blokadą dotyczącą raportowania przez pracowników jest wyłączenie możliwości raportowania zaawansowania procentowego projektantom realizującym zadania grupowe i delegowanie tego uprawnienia do wybranej osoby odpowiedzialnej za realizację zadania. Przykładem stosowania tej funkcjonalności jest wstępny etap opracowania koncepcji architektonicznej realizowanej przez zespół składający się z architekta i kilku asystentów. Oczywiście asystenci realizujący wycinek koncepcji nie mogą być w stanie ocenić stopnia zaawansowania całej koncepcji, dlatego właśnie ta funkcjonalność ma swoje uzasadnienie w tych konkretnych okolicznościach. Dla mnie jednak wspólną cechą wszystkich blokad stosowanych w każdym narzędziu informatycznym dla inżynierów jest to, że praktycznie żadna z nich nie jest niezbędna.

Często gdy dzielę się tym spostrzeżeniem z użytkownikami nie spotykam się ze zrozumieniem. Użytkownicy, w szczególności managerowie wyższego szczebla, często domagają się wprowadzania blokad i postrzegają je jako rozwiązanie wszelkich wyzwań i kłopotów. Zdarzyło się także, że zewnętrzni konsultanci wspierający naszych użytkowników w procesie wdrożenia żalili się, że system Wayman nie jest „idioto odporny”. System Wayman był od początku projektowany dla inżynierów więc nigdy „idioto odporność” nie była naszym priorytetem i doskonale zdawaliśmy sobie sprawę, że mało kto, lepiej niż inżynierowie i projektanci, znajduje kreatywne obejścia każdej blokady jakie może napotkać na swojej drodze. Wprowadzenie blokad w sposób nieunikniony prowadzi zazwyczaj do tych samych efektów w każdym biurze projektowym. Jeśli ograniczymy możliwość raportowania godzin w ilości przekraczającej budżet to albo projektanci będą ustawiać się do przełożonego w kolejce w celu zwiększenia budżetu, albo zaczną raportować wykonywanie czynności na zadaniach, na których blokady ich nie ograniczają mimo, ze jest to niezgodne z rzeczywistością. Stosowanie blokad w dłuższej perspektywie jest pozbawione głębszego sensu natomiast same blokady mogą spełnić bardzo pomocną rolę w procesie wypracowywania właściwych nawyków w zespołach projektowych i budowy świadomości projektantów. Mogą być swego rodzaju uszczelnieniem systemu, które jest niezbędne do tego, by dobre idee nie zostały wypaczone przez słabości ludzi, takie jak lenistwo, obojętność, niezrozumienie, złośliwość itp. Moim zdaniem o wiele lepszym rozwiązaniem niż blokady są mądrze zaprojektowane systemy powiadomień i automatycznych alertów. Wyobraźmy sobie sytuację, w której pracownik z jakiegoś powodu zapomniał zaraportować godziny, możliwość raportowania została zablokowania i pracownik nadal nie raportuje. Oczywiście prędzej czy później ta sytuacja zostanie wykryta, w czasie zatwierdzania alokacji, przeglądu projektu, zamykania miesiąca lub w ostateczności w czasie przygotowania listy płac. Jeśli raportowanie godzin jest elementem zarządzania procesowego firmą to na pewno zostanie to wykryte i najczęściej skończy się to jakąś reprymendą, odblokowaniem godzin i zaraportowaniem wstecz przez pracownika lub uzupełnieniem godzin za pracownika przez personel administracyjny co jest chyba najgorszą z możliwych opcji. Wyobraźmy sobie jednak, że w tej samej sytuacji, bez zakładania blokad i przy działającym systemie powiadomień projektant otrzymuje przypomnienie o konieczności codziennego raportowania, a gdy je ignoruje, to kolejne powiadomienie otrzymuje także, na przykład w postaci zbiorczego raportu, bezpośredni przełożony. Dzięki temu można podjąć działania w kierunku identyfikacji źródła problemu w chwili, w której konsekwencje nie są jeszcze znaczące.

Koncepcja alternatywna dla stosowania ograniczeń i blokad, które nadal pozostają w gotowości do uruchomienia w systemie Wayman, to świadome i konsekwentne stosowanie narzędzi zgodnie z filozofią PDCA, która w Wayman jest wspierana przez konfigurowalne alerty i powiadomienia. Zamiast inwestować w „idioto-odporność” poświęcamy czas na budowanie świadomości i zaangażowania zespołu używając systemu alertów do wykrywanie sytuacji i zdarzeń wymagających naszej uwagi. Podoba mi się koncepcja wsparcia pozytywnego, budowania świadomości w miejsce systemu zakazów i blokad. Przypomnienia sprawiają, że zmniejsza się prawdopodobieństwo tego, że pracownik po prostu w „ferworze walki” zapomni o raportowaniu, blokady w konsekwencji prowadzą do uruchomienia kreatywności inżynierskiej w obszarach, w których w firmie może w jej wyniku powstać tyko chaos i straty.

Odpowiadając na pytanie postawione w tytule tego wpisu mogę podsumować, że w dłuższej perspektywie stosowanie blokad jest nieopłacalne. Warto je stosować w kilku przypadkach i mogą one przynieść wymierne zyski, szczególnie wtedy, gdy genezy problemów z przekroczeniami budżetów należy upatrywać w niedoszacowanych wycenach i zbyt optymistycznych założeniach. Blokady pozwalają także w okresie wdrażania rozwiązań sprawozdawczych zabezpieczyć organizację i użytkowników przed błędami związanymi z brakiem doświadczenia w użyciu oprogramowania oraz wspomagają wypracowanie właściwych nawyków, w których raportowanie staje się częścią pracy.

Na koniec chciałbym przekazać pigułkę zaleceń dotyczących stosowania blokad i ograniczeń w firmach projektowych. Poniższe dziesięć punktów to esencja moich zaleceń w tym temacie oparta na wieloletnich doświadczeniach. Sam przeżyłem okres naiwnej wiary w moc sprawczą systemów zarządzania, oraz przesadnych nadziei pokładanych w funkcjonalnościach blokad i ograniczeń. Dziś, bogatszy o doświadczenia dzielę się nimi z czytelnikami tego bloga mając nadzieję, że okażą się one przydatne i inspirujące.

1. Odpowiednie ograniczenia: Starannie dostosuj ograniczenia w systemie do specyfiki firmy.
2. Alternatywne powiadomienia: Zastąp surowe blokady powiadomieniami i alertami.
3. Budowanie nawyków: Koncentruj się na edukacji i przypominaniu o codziennym raportowaniu.
4. Strategiczne blokady: Używaj blokad tam, gdzie naprawdę są potrzebne.
5. Unikaj nadmiernych blokad: Otwartość na innowacje jest ważniejsza niż sztywne ograniczenia.
6. Monitorowanie i adaptacja: Regularnie oceniaj efektywność zastosowanych rozwiązań.
7. Skup się na zaangażowaniu: Buduj świadomość i zaangażowanie zespołu, wspierając się narzędziami powiadomień.
8. Celowe ograniczenia: Wybieraj ograniczenia w oparciu o cele firmy i zespołu.
9. Kreatywność zamiast blokad: Zachęcaj do kreatywnego rozwiązywania problemów zamiast stosowania surowych blokad.
10. Elastyczność i rozwój: Dąż do elastyczności w pracy i rozwoju firmy, unikając zbytnich ograniczeń.

Na koniec pomyśl o blokadach w kontekście zaufania, o tym będzie mój kolejny wpis. Zapraszam do komentowania, chętnie poznam zdanie czytelników tego bloga, a jeśli jest jakiś temat o którym powinienem napisać, to najlepsze miejsce na tego typu sugestie znajduje się w komentarzach pod moimi wpisami.

Projekt i realizacja Spectrum Marketing | 2023 Wszelkie prawa zastrzeżone.

Poznaj system Wayman

Social media

Kontakt

email: contact@wayman.pl

telefon: +48 882 907 648

Wayman Sp. z o.o.

ul. Piotra Skargi 14/2, Gdynia

ul. Pawia 9, piętro 1, Kraków (Biurowiec High5ive)