RÓWNIEŻ NA BLOGU:
Czy Twoje Biuro Projektowe Rzeczywiście Żyje ISO 9001, czy Tylko Udaje?
Biuro projektowe z wdrożonym systemem ISO 9001 działa w sposób uporządkowany i transparentny, gdzie każdy proces jest jasno zdefiniowany, a zadania poszczególnych zespołów dobrze skoordynowane. Kluczowym elementem takiego systemu jest skuteczne zarządzanie dokumentacją – śledzenie wersji projektów, szybki dostęp do danych oraz minimalizacja ryzyka błędów powinny być standardem. Kontrola jakości jest integralną częścią każdego etapu realizacji projektu, od weryfikacji koncepcji po finalne przekazanie dokumentacji klientowi. Organizacja powinna także systematycznie identyfikować ryzyka i wdrażać działania zapobiegawcze, co gwarantuje terminowość i zgodność z wymaganiami klientów. Dzięki regularnym audytom wewnętrznym, uwzględnianiu opinii klientów oraz inwestowaniu w rozwój pracowników, system ISO 9001 przekształca się w narzędzie ciągłego doskonalenia procesów. Takie podejście pozwala na zapewnienie wysokiej jakości usług, sprawną współpracę między zespołami oraz satysfakcję klientów, co bezpośrednio przekłada się na konkurencyjność firmy.
Cykliczne audyty są jednym z kluczowych wymagań ISO 9001, oceniają one zgodność procesów z przyjętymi standardami i identyfikują obszary do poprawy. W dobrze zorganizowanej firmie przygotowania do audytów są integralną częścią codziennej pracy – procedury i dokumentacja są stale aktualizowane, a zespoły odpowiedzialne za realizację projektów odpowiednio przeszkolone. Przed audytami zewnętrznymi warto przeprowadzać wewnętrzne przeglądy, które pomagają wykryć potencjalne niezgodności i wprowadzić korekty. Kluczowe jest również zaangażowanie pracowników, którzy powinni rozumieć cele jakościowe firmy oraz wiedzieć, jak ich działania wpływają na spełnienie wymagań normy. Dzięki takiemu podejściu audyty nie stają się stresującym obowiązkiem, lecz naturalnym elementem codziennego funkcjonowania organizacji.
Kreowanie rzeczywistości przed audytem, to zbiór patologicznych działań, których zupełnie nie przewidziano w procedurach ISO. Mam na myśli to, że często przed audytem następuje intensywny okres przygotowawczy, podczas którego "dorabiane" są dowody na stosowanie procedur, wypełnianie formularzy czy list kontrolnych – działania te często istnieją tylko na papierze, a nie w rzeczywistej praktyce. ISO bywa w takich przypadkach traktowane jako element dodatkowy, oderwany od codziennej pracy. Aby temu zapobiec, warto zastosować systemy zarządzania, które wspierają realizację wymagań norm ISO w sposób automatyczny i naturalnie wpleciony w codzienną działalność firmy.
Systemy ERP, takie jak Wayman, pomagają wdrożyć podejście, w którym każde istotne zdarzenie dla realizacji projektu jest dokumentowane w czasie rzeczywistym. Tworzenie projektów, przydzielanie zadań, ustalanie terminów, budżetów czy wykonawców, wypełnianie list kontrolnych oraz nanoszenie uwag – wszystkie te czynności są automatycznie rejestrowane w systemie, tworząc pełną historię realizacji projektów. Takie narzędzia nie tylko odzwierciedlają procesy zgodne z ISO, ale również wymuszają ich rzeczywiste stosowanie poprzez system przypomnień, powiadomień i weryfikacji. Dzięki temu działania są podejmowane na czas, a raporty audytowe mogą być generowane automatycznie, potwierdzając, że dokumentacja powstała w momencie realizacji zdarzeń, co eliminuje konieczność intensywnych przygotowań przed audytami.
ISO 9001 to koncepcja, która w teorii wygląda doskonale, ale jej skuteczna implementacja zależy od narzędzi wspierających procesy. Dedykowane firmom projektowym systemy ERP, takie jak Wayman, pozwalają nie tylko na efektywną realizację założeń ISO, ale także na poprawę organizacji pracy i generowanie wymiernych korzyści finansowych. Jeżeli zastanawiasz się, jak takie rozwiązanie mogłoby wpłynąć na działanie Twojej firmy, skontaktuj się z ekspertami Wayman. Dzięki szczegółowej analizie specyfiki Twojej organizacji pokażą, jak zintegrować zarządzanie projektami z wymaganiami ISO, czyniąc normę 9001 naturalnym elementem codziennej działalności, a nie tylko formalnym obowiązkiem.
autor: Piotr Bilon
Projekt i realizacja Spectrum Marketing | 2023 Wszelkie prawa zastrzeżone.
Poznaj system Wayman
Social media
Wayman Sp. z o.o.
ul. Piotra Skargi 14/2, Gdynia
ul. Pawia 9, piętro 1, Kraków (Biurowiec High5ive)