RÓWNIEŻ NA BLOGU:
Czy to prawda, że im mniej powiadomień tym lepiej?
„Boję się sprawdzić pocztę panie Piotrze” – z wymalowaną na twarzy mieszanką trwogi, bezradności i rezygnacji powiedział manager firmy projektowej, który zaprosił mnie na rozmowę o powrocie do rozmów o wdrożeniu systemu Wayman, który kilka miesięcy wcześniej przekazał mi, że wybrał inne narzędzie jako system wspierający zarzadzanie firmą projektową. E-mail jest nadal podstawowym narzędziem komunikacji między osobami uczestniczącymi w procesie projektowania i utopią jest zakładanie, że można projektować i przekazywać informacje z całkowitym pominięciem maila. Na pewno ktoś w cyklu życiu projektu się wyłamie z ustalonych zasad, jest to tylko kwestią czasu. Nie można także tworzyć systemów informatycznych bez doświadczenia w projektowaniu, zrozumienia rzeczywistości projektantów lub poprzez bezrefleksyjne zaspokajanie potrzeb przyszłych użytkowników. Twórcy systemu, na który zdecydował się cytowany na wstępie nieszczęśnik urzekli go tym, że obiecali zapewnić powiadomienia mailowe o wszelkich zmianach istotnych elementów zarządzanych w systemie, powodując zalew wiadomości mail przychodzących na skrzynkę pocztową właściciela. Skutki takiego rozwiązania można było przewidzieć. Nie byłem zaskoczony rezultatem tych działań, powrót do rozmów był zaskakujący pozytywnie, ale prawdziwym szokiem była konkluzja twórców rozwiązania konkurencyjnego, którzy stwierdzili, że zarząd powinien zredukować ilość monitorowanych obiektów w systemie.
Częściowe ograniczenie ilości monitorowanych parametrów firmy w systemie nazwanych przez programistę obiektami, a w rzeczywistości na przykład terminów przekazania danych wejściowych, terminów zakończenia zadań, terminów płatności, budżetów projektów, zaawansowania merytorycznego itd. Itp. doprowadzi do znaczącego obniżenia poziomu zaspokojenia potrzeb osób zarządzających firmą projektową. Dobrą praktyka przy tworzeniu systemu zarządzania biurem projektowym jest dążenie do pakietowania informacji w taki sposób, że jeśli są przekazywane mailem tworzą uporządkowaną, usystematyzowaną i syntetyczną pigułkę informacyjną, która pozwala na szybkie zorientowanie się w sytuacji i stanie firmy oraz łatwe dojście do przyczyn i źródeł ewentualnych zaburzeń. Nie możemy dążyć do ograniczenia ilość wiadomości przychodzących przez ograniczenie systemu monitorowania firmy, możemy jednak zaprojektować system tak, by przysyłał mniej maili ale zawierających kompleksowe zestawy danych. To prosty pomysł i sam w sobie nie jest niczym odkrywczym, bo najważniejszy jest oparty na know-how i zrozumieniu rzeczywistości projektantów, sposób strukturyzowania i kompilowania interaktywnych wiadomości mail tak, by były przydatne dla projektantów i umożliwiały łatwe reagowanie na przekazywane mailem informacje.
Kolejną wartą poruszenia sprawą jest wykorzystanie innych kanałów komunikacyjnych, równorzędnie do wiadomości mail. Powiadomienia systemowe, automatycznie tworzone listy „czynności do zrobienia” (tzw. „to do” ), automatycznie tworzone raporty interaktywne oraz tablice dashboard to tylko niektóre z rozwiązań, które dzięki prawidłowemu zdefiniowaniu procesów zachodzących w firmach projektowych w łatwy sposób mogą zwiększyć efektywność pracy biura projektowego.
Odpowiadając na postawione w tytule pytanie można powiedzieć, że tak o ile nie oznacza to ograniczenia ilości niezbędnych do zarządzania informacji. Prawidłowy wybór i dostosowanie narzędzi komunikacyjnych są kluczem do efektywnego zarządzania firmą projektową. Zamiast zmniejszać ilość przekazywanych informacji, warto skoncentrować się na ich jakości, strukturze i znaczeniu, aby zapewnić efektywne i skuteczne zarządzanie projektami, a rozważając wybór dostawcy systemu wspierającego zarządzanie warto kierować się także doświadczeniem i know-how dostawcy, które gwarantuje zrozumienie potrzeb oraz uchroni projektantów przed skutkami implementacji rozwiązań, które nie są dedykowane dla firm projektowych.
Projekt i realizacja Spectrum Marketing | 2023 Wszelkie prawa zastrzeżone.
Poznaj system Wayman
Social media
Wayman Sp. z o.o.
ul. Piotra Skargi 14/2, Gdynia
ul. Pawia 9, piętro 1, Kraków (Biurowiec High5ive)