RÓWNIEŻ NA BLOGU:
Czy nie wszyscy projektanci tak samo postrzegają i dlaczego warto się nad tym zastanowić?
Bardzo wiele razy podróżowałem pociągiem z Gdańska na południe Polski, ale jedna z tych podróży, którą miałem przyjemność odbywać z moim wspólnikiem Łukaszem, pozostała na długo w mojej pamięci. Wyruszyliśmy w jeden z pierwszych, bardzo zimnych i nieprzyjemnych dni końca jesieni. Padał śnieg z deszczem, wiał wiatr, niebo było zachmurzone i obrazy przesuwające się za oknami pociągu były dla mnie przygnębiające. Właśnie miałem podzielić się moimi spostrzeżeniami z Łukaszem, który także patrzył przez okno, jednak uprzedził mnie on wypowiedzianym ze szczerym uśmiechem stwierdzeniem: 'ależ Polska jest piękna'. Znamy się, więc wiedziałem, że Łukasz nie żartuje, a jego stwierdzenie było zupełnie szczere i bardzo szokujące. Obaj patrzyliśmy na to samo, w tym samym czasie, ale mieliśmy zupełnie inny odbiór tej samej sytuacji, zupełnie inne wnioski. Dlaczego o tym piszę? Chodzi mi o indywidualny i skrajnie odmienny odbiór tej samej rzeczywistości przez różne osoby.
Codzienna sytuacja, którą opisałem znajduje swoje liczne analogie w różnych sferach życia i to zjawisko odnosi się również do zarządzania firmą projektową. W firmach realizujących wielobranżowe projekty inżynierskie, takie jak te, które wspieramy wdrożeniem systemu Wayman, różnice w postrzeganiu rzeczywistości przez poszczególnych pracowników mogą mieć kluczowy wpływ na skuteczność działań. Każdy uczestnik procesu projektowego, od projektantów, przez kierowników projektów, po członków zespołów wykonawczych, oraz szerokie grono osób zajmujących się wsparciem biznesu, administracją, księgowością, ofertowaniem itp. itd. postrzega swoje zadania oraz wyzwania inaczej. To, co dla jednego może wydawać się oczywistym rozwiązaniem, dla drugiego może budzić wątpliwości lub wywoływać problemy. Z tego względu, tak istotne jest właściwe umieszczanie proponowanych rozwiązań technologicznych w kontekście realnych potrzeb i oczekiwań przyszłych użytkowników.
Kontrast w percepcji jednej sytuacji przez dwie osoby może wydawać się anegdotyczny, ale w rzeczywistości niesie za sobą ważną lekcję. W firmach projektowych, gdzie wiele osób musi współpracować nad złożonymi zadaniami, różnice w postrzeganiu rzeczywistości mogą prowadzić do zupełnie innych podejść do realizacji projektu. Na przykład, kiedy zespół inżynierów pracuje nad projektem budowlanym, architekt może postrzegać pewne rozwiązania jako idealne pod względem estetycznym, podczas gdy inżynier budowlany może dostrzegać trudności techniczne lub logistyczne, które nie były oczywiste na etapie projektowania. Co więcej, kierownik projektu, który zarządza wieloma zadaniami naraz, może odczuwać presję czasu, co sprawia, że szybkie, choć niekoniecznie najdokładniejsze rozwiązania wydają się dla niego bardziej korzystne, a kierownik pracowni mając przed sobą perspektywę braku obciążenia dla swojej branży może dążyć do wykorzystania całego dostępnego budżetu i przeciągania realizacji pracy, by nie budzić obaw wśród swojego zespołu jakie mogą wynikać z przejściowego braku zleceń.
Z tego względu w firmach realizujących wielobranżowe projekty inżynierskie, takie jak te, które wspieramy wdrożeniem systemu Wayman, różnice w postrzeganiu rzeczywistości przez poszczególnych pracowników mogą mieć kluczowy wpływ na skuteczność działań. Każdy uczestnik procesu, od projektantów, przez kierowników projektów, po członków zespołów wykonawczych, widzi swoje zadania oraz wyzwania z różnych perspektyw. To, co dla jednego może wydawać się oczywistym i bezproblemowym rozwiązaniem, dla innego może stanowić trudność lub wręcz blokadę w realizacji. Odpowiednie zrozumienie tych różnic jest kluczowe do skutecznego zarządzania projektem.
Dlatego przykładamy tak wielką wagę do fazy analizy przedwdrożeniowej, szczególnie w większych firmach. To właśnie wtedy mamy okazję poznać rzeczywiste potrzeby poszczególnych działów oraz zrozumieć, jak pracownicy postrzegają swoje zadania, procesy i wyzwania, z którymi się mierzą. Bez tego etapu ryzykujemy, że zaproponowane rozwiązanie technologiczne, zamiast ułatwiać pracę, stanie się kolejnym wyzwaniem, które trzeba będzie obejść.
Różnice w postrzeganiu tej samej rzeczywistości przez różnych ludzi – czy to podczas podróży pociągiem, czy w zarządzaniu firmą projektową – podkreślają znaczenie odpowiedniego zrozumienia potrzeb i kontekstu działania. W firmach realizujących wielobranżowe projekty, gdzie współpracują osoby o różnych doświadczeniach i podejściu do pracy, jedynie dzięki wnikliwej analizie przedwdrożeniowej możemy dostosować system Wayman do specyficznych potrzeb użytkowników.
Co więcej, proces analizy przedwdrożeniowej nie jest tylko okazją do dostosowania systemu do potrzeb firmy, ale również stanowi cenne źródło informacji dla zarządu i całego zespołu. Zespół zarządzający często funkcjonuje na poziomie strategicznym, co oznacza, że nie zawsze ma pełny wgląd w codzienne operacje i wyzwania, z jakimi mierzą się poszczególne działy. Analiza przedwdrożeniowa może więc odkryć ukryte problemy, zatory komunikacyjne, czy nieefektywności, które nie były widoczne na poziomie zarządczym, lub nie były precyzyjnie zdefiniowane, mimo, że zarząd jest świadomy, ze występują. To pozwala zarządowi na lepsze zrozumienie, jak rzeczywiście funkcjonuje firma i daje możliwość wprowadzenia szerszych usprawnień operacyjnych oraz organizacyjnych. Dzięki temu system Wayman nie tylko wspiera bieżącą pracę zespołów, ale również przyczynia się do długoterminowego wzrostu efektywności firmy jako całości.
autor: Piotr Bilon
Projekt i realizacja Spectrum Marketing | 2023 Wszelkie prawa zastrzeżone.
Poznaj system Wayman
Social media
Wayman Sp. z o.o.
ul. Piotra Skargi 14/2, Gdynia
ul. Pawia 9, piętro 1, Kraków (Biurowiec High5ive)