RÓWNIEŻ NA BLOGU:
Czy czas to istotny składnik kapitału? – o kulturze planowania w firmach projektowych
Byłem ostatnio na niezwykle intensywnym warsztacie wdrożeniowym, w którym uczestniczyło szerokie grono pracowników firmy projektowej. Praca domowa została wykonana, a spotkanie zakończyło się sukcesem. Zauważyłem jednak, że było kilku użytkowników, którzy niczego nie przygotowali, ale mieli dużo uwag i komentarzy do opracowanych przez inne osoby rozwiązań i do przebiegu samego procesu. Odniosłem wrażenie, że jedynym skutkiem tych sugestii była strata czasu. W świecie firm projektowych czas to nie tylko zasób – to kapitał. Niewidzialna waluta, którą codziennie inwestujemy w spotkania, harmonogramy, korespondencję, a przede wszystkim – w pracę twórczą. I choć każdy z nas wie, że “czas to pieniądz”, w praktyce często traktujemy go z niepokojącą nonszalancją. Dlaczego tak się dzieje? I co możemy zrobić, by odzyskać kontrolę nad tym, jak nasze zespoły projektowe nim dysponują?
Czynnikiem wspólnym dla wielu użytkowników Wayman jest fenomen polegający na tym, że najwięcej czasu nie znika w obszarze samej realizacji projektu, lecz... pomiędzy zadaniami. Przestoje decyzyjne, nieczytelna odpowiedzialność, ciągłe zmiany priorytetów – to wszystko tworzy szumy, które dekoncentrują zespoły i zaburzają rytm pracy.
Kultura planowania, ugruntowana w użyciu informatycznego systemu wpierającego zarządzaniem firmą projektową, może być rozwiązaniem systemowym, w którym czas przestaje być traktowany jako tło, a staje się jednym z głównych tematów zarządczych. W wielu firmach planowanie nadal kojarzy się z arkuszem kalkulacyjnym i jednorazową czynnością na początku projektu. To poważne uproszczenie. W rzeczywistości planowanie powinno być ciągłym, adaptacyjnym procesem, który toczy się każdego dnia. W systemie Wayman wprowadziliśmy mechanizmy pozwalające na szybkie przeliczenia obciążenia zespołu w czasie rzeczywistym, porównanie planu z realizacją (warianty), prognozowanie przeciążeń lub opóźnień zanim nastąpią, reagowanie na zmiany klientów lub rynku z minimalnym ryzykiem zakłóceń. Planowanie dynamiczne to dziś nie luksus – to konieczność.
Technologia jest bardzo ważna, ale nie wystarczy, bo kultura planowania to także właściwa postawa wszystkich pracowników. Potrzebna jest zmiana myślenia w zespołach. W firmach, które osiągają największą przewagę rynkową, zauważamy wspólne cechy: spotkania planistyczne są regularne, krótkie i oparte na danych, a nie domysłach, zarząd zna realne możliwości zespołu – nie przecenia go w kalkulacjach, projektanci rozumieją, że ich plan to narzędzie strategiczne, a nie tylko “lista rzeczy do zrobienia”.
Wielu menedżerów obawia się, że poświęcanie czasu na planowanie to “strata czasu produkcyjnego”. Nic bardziej mylnego. W rzeczywistości każda minuta dobrze zaplanowanej pracy redukuje liczbę błędów, przestojów oraz konieczności gaszenia pożarów. A to przekłada się na realne oszczędności – nie tylko finansowe, ale też mentalne.
Na koniec chciałbym postawić proste pytanie: Czy Twoja firma traktuje czas jak kapitał? Jeśli nie masz pewności – zapraszamy do kontaktu. Wspólnie sprawdzimy, jak zbudować kulturę planowania opartą na danych, a nie domysłach.
autor: Piotr Bilon
Projekt i realizacja Spectrum Marketing | 2023 Wszelkie prawa zastrzeżone.
Poznaj system Wayman
Social media
Wayman Sp. z o.o.
ul. Piotra Skargi 14/2, Gdynia
ul. Pawia 9, piętro 1, Kraków (Biurowiec High5ive)