RÓWNIEŻ NA BLOGU:

Być może wiele osób zna historię obsesyjnego dążenia Steva Jobsa do automatyzacji produkcji komputerów w Apple i NexT, wokół tego tematu narosło wiele legend, nie chcę ich przytaczać, ale aby umożliwić czytelnikom zrozumienie kontekstu tego wpisu polecam zobaczyć film marketingowy „The machine to build the machines”. Pomysł implementacji automatyzacji i metodologii JIT na poziomie koncepcyjnym był bezdyskusyjnie dobry, ale zakończył się fiaskiem z uwagi na to, że szczegóły operacji zachodzących na liniach produkcyjnych nie były obszarem zainteresowania zarządu firmy Apple, a w samej firmie NexT mała skala produkcji nie pozwalała na ekonomiczne uzasadnienie zastosowania systemów automatyzacji. Kilka lat później wdrożenie tej samej metodologii zakończyło się sukcesem na Tajwanie i położyło podwaliny pod sukces branży elektronicznej w tym kraju.

Czy można odnaleźć jakąkolwiek analogię pomiędzy doświadczeniami producentów komputerów i rzeczywistością firm projektowych? Gdybym nie widział analogii nie poruszałbym tego tematu w tym wpisie i dostrzegam ogromne podobieństwo pomiędzy zarządem Apple, który przestał interesować się szczegółami produkcji komputerów i porzuciła nadzór nad systemami automatyzacji po odejściu Jobsa z firmy i zarządami firm projektowych, które koncentrują się na analizie finansowej projektu i traktują projekt jako niepodzielny obiekt, który może wygenerować zysk lub stratę. Typowe środowisko, uznawane często za niezwykle szczegółowe z puntu widzenia sprawozdawczości, to subkonta przychodowe i kosztowe dla poszczególnych projektów, oraz narzędzia, najczęściej arkusze kalkulacyjne, pozwalające na planowanie przepływów na projektach, monitoring przychodów i kosztów w trakcie realizacji oraz prognozowanie i przewidywanie przychodów i wydatków. Jest to metoda na swój sposób skuteczna, pozwala także na realizację działań kontrolingowych przez osoby nie mające jakiegokolwiek pojęcia o merytorycznych aspektach projektowania. Często w tej metodzie pojawiają się wskaźniki, które niestety są błędnie interpretowane. Przykładem może być zaawansowanie finansowe projektu, może ono dotyczyć kosztów lub przychodów i zbyt często spotykam się z sytuacjami w których słyszę, od osób nadzorujących realizację projektów, że skoro zafakturowano 50% budżetu to wykonano 50% pracy projektowej, lub wydano 50% środków z budżetu więc jest to tożsame z wykonaniem 50% pracy projektowej. To oczywiście myślenie błędne i prawdopodobieństwo, że zaawansowanie finansowe projektu jest zgodne z zaawansowaniem merytoryczny jest w rzeczywistości bliskie zeru. Oczywiście można dyskutować o tym jak duże jest odchylenie pomiędzy zaawansowaniem merytorycznym i finansowym, w takich dyskusjach lubują się szczególnie przedstawiciele firm, którzy posługują się w niewłaściwy sposób wskaźnikiem zaawansowania finansowego i w zakresie oceny zaawansowania merytorycznego bazują na przekonaniach, wyobraźniach lub urojeniach. Tego typu dyskusje nie mają sensu, gdyż w większości firm rzeczywiste zaawansowanie merytoryczne jest nieznane.

Każdy kto pracował w takim systemie na pewno potwierdzi, że stałym elementem rzeczywistości firm nie monitorujących merytorycznego zaawansowania pracy projektowej lub robiących to na zbyt dużym poziomie ogólności są: opóźnienia, zmiany prognoz i przewidywanych terminów i wymówki uzasadniające brak osiągnięcia deklarowanych założeń, oraz spiętrzenia i intensyfikacja pracy pod koniec projektów i tuż przed planowanym terminem przekazania dokumentacji. Praca projektowa w takich firmach przypomina powstańczą historię Polski, bo projekty także są realizowane od „powstania do powstania”. Nie śpieszmy się jednak z tezą, że rozwiązaniem gwarantującym zwiększenie efektywności i jakości procesu projektowego dla każdej wielobranżowej firmy projektowej jest wdrożenie systemu zarzadzania. Skoro automatyzacja nie zdała egzaminu w Apple to być może zarzadzanie procesowe nie może się sprawdzić w firmach projektowych. Gdyby nie sukces fabryk tajwańskich można by tak myśleć jednak uzasadnianie dobrych rezultatów cechami Azjatów jest kolejnym nieporozumieniem. W rzeczywistości kluczem do sukcesu systemów pozwalających na automatyzację i budowę transparentnego obrazu realizacji prac projektowych jest przekonanie osób zarządzających o zasadności użycia systemów zarzadzania kontrolujących szczegóły procesu, ich stosowanie w praktyce i wnioskowanie na podstawie danych oraz nadzorowanie realizowania przez personel czynności wymaganych do prawidłowego działania systemu, co w firmach projektowych sprowadza się do opartej na zdrowym rozsądku realizacji cyklu Demminga i rzetelnej sprawozdawczości.

Przykład firmy NexT pokazuje inną analogię do sektora projektowego i dowodzi tego, że automatyzacja jest uzasadniona ekonomicznie przy odpowiedniej skali produkcji komputerów. Fabryka o potencjalne 150 tysięcy komputerów miesięcznie nie była rentowna produkując tylko 50 tysięcy urządzań, mimo, że była wzorcowo zautomatyzowana, zorganizowana i zarządzana. W projektowaniu znaczące benefity dla firm projektowych pojawią się w chwili przekroczenia liczby 20 osób zaangażowanych w realizację prac projektowych i dotyczy to zarówno własnych zasobów jak  i podwykonawców. Firma, która realizuje kilka projektów w tym samym czasie i ilość wszystkich zaangażowanych w proces projektowania osób przekracza 20 osób ma bardzo ważny powód by wdrożyć system zarzadzania.

W tym wpisie starałem się odpowiedzieć na pytanie jakie wnioski z działań Apple i Next mogą wyciągnąć managerowie firm projektowych. Brak implementacji systemów wspierających zarządzanie to zawsze jest dodatkowy koszt i dodatkowe czynności do wykonania, zyski z wdrożeń zawsze będą przekraczać poniesione nakłady jeśli implementacja i użycie systemu będzie realizowana z realnym wsparciem i pod nadzorem zarządów firm projektowych. Zarządzanie na zbyt dużym poziomie ogólności jest ryzykowne, nie pozwala „stanąć w prawdzie”  i rodzi szereg patologii, takich jak manipulowanie wynikiem miedzy projektami po to by wykazać ich rentowność (np. lokowanie kosztów na bardziej rentownych projektach by nie wykazywać strat itp.). Na dłuższą metę przekłada się to bardzo negatywnie na funkcjonowanie wszystkich aspektów firmy. Na koniec chciałbym przestrzec przed bezkrytycznym stosowaniem zarzadzania opartego o analizę tylko przepływów finansowych i traktowanie tej metody jako najlepszej tylko dlatego, że pochodzi z „zachodu” i tak to właśnie było zawsze robione w otrzymanych od zagranicznych właścicieli arkuszy kalkulacyjnych. Ignorancja managerów amerykańskich pozwoliła na rozwiniecie potęgi firm azjatyckich i to co nie udało się w USA zostało skutecznie wdrożenie na Tajwanie, gdzie managerowie myśleli samodzielnie i z determinacją wykonywali swoją pracę. Oczywiście modele biznesowe Apple i NexT odpowiednio ewoluowały dopasowując się do nowej rzeczywistości, w projektowaniu, szczególnie w przypadku firm realizujących zlecenia dla podmiotów zagranicznych duża marża pozwala na zatuszowanie negatywnych skutków i zaadresowanie ryzyk, jednak nie zawsze jest to możliwe i z każdym dniem będzie to coraz trudniejsze, bo Polska nie jest już krajem bardzo taniej siły roboczej. Między innymi dlatego polecam rozważenie implementacji systemu Wayman i kontakt z naszymi ekspertami.  

Projekt i realizacja Spectrum Marketing | 2023 Wszelkie prawa zastrzeżone.

Poznaj system Wayman

Social media

Kontakt

email: contact@wayman.pl

telefon: +48 882 907 648

Wayman Sp. z o.o.

ul. Piotra Skargi 14/2, Gdynia

ul. Pawia 9, piętro 1, Kraków (Biurowiec High5ive)