RÓWNIEŻ NA BLOGU:

Bardzo wiele firm w Polsce, szczególnie tych uczestniczących w jednym z największych projektów infrastrukturalnych w naszym kraju doświadcza skutków udziału w obligatoryjnych, cotygodniowych, wielogodzinnych telekonferencjach. Spotkania zespołowe są powszechnie uznawane za jeden z podstawowych instrumentów zarządzania projektami. W wielu konserwatywnych organizacjach stanowią nieodzowny element wymiany informacji, podejmowania decyzji oraz koordynacji działań. Jednakże w literaturze naukowej z zakresu organizacji i zarządzania coraz częściej podkreśla się, że nadmiar spotkań oraz ich niewłaściwa organizacja mogą prowadzić do licznych negatywnych następstw, między innymi znacznego spadku efektywności operacyjnej oraz wzrostu kosztów pośrednich projektów.

Czynnikiem jednoznacznie niepożądanym w zespołach projektowych jest zjawisko nadmiernego obciążenia spotkaniami, określane w badaniach jako „meeting overload”. Nie każde spotkanie, ale właśnie przeciążenie zespołów spotkaniami, nazywane często „spotkaniozą” jest poważnym zaburzeniem, które niesie ze sobą szereg negatywnych konsekwencji. Należą do nich m.in. fragmentacja czasu pracy, spadek produktywności poznawczej, zmniejszenie zaangażowania pracowników oraz przesunięcie realizacji zadań merytorycznych poza standardowe godziny pracy. Z badań przeprowadzonych przez Harvard Business Review wynika, że menedżerowie średniego szczebla spędzają średnio 23 godziny tygodniowo na spotkaniach, a niemal 70% z nich uważa je za nieefektywne. Te dane nie tylko wskazują na skalę problemu, ale również podkreślają jego potencjalne przełożenie na wyniki projektowe i finansowe.

Kontekst zarządzania projektami inżynieryjnymi oraz badawczo-rozwojowymi, w którym koszty osobowe stanowią istotny składnik całkowitego budżetu projektu, sprawia, że szczególnie ważna staje się precyzyjna analiza alokacji czasu pracy. Dedykowane dla sektora projektowo inżynierskiego narzędzia klasy ERP, takie jak system Wayman, umożliwiają nie tylko planowanie i kontrolę zasobów, ale także ewidencję i analizę czasu poświęcanego na konkretne aktywności – w tym spotkania. Dzięki funkcjonalnościom umożliwiającym kategoryzację aktywności oraz tworzenie raportów przekrojowych, organizacje zyskują narzędzie do identyfikacji obszarów nieproduktywności oraz potencjalnych źródeł strat czasowych. Bardzo często spotkania stanowią istotny element strat i niekontrolowanej, nieniosącej z sobą żadnej istotnej wartości dla projektu, konsumpcji budżetu godzinowego.

Zastosowanie metodyki opartej na dowodach (evidence-based management) pozwala na sformułowanie i weryfikację hipotez dotyczących wpływu liczby i czasu trwania spotkań na wskaźniki projektowe – takie jak terminowość realizacji zadań, poziom wykorzystania zasobów czy rentowność projektów. Przykładowo, wykonana przez Wayman analiza danych z jednego z przedsiębiorstw sektora inżynieryjnego wykazała, że zespoły o najwyższym wskaźniku spotkań w tygodniu charakteryzowały się również najwyższym poziomem przekroczeń budżetowych oraz najniższym poziomem realizacji zadań w terminie.

Wdrożenie systemowego podejścia do zarządzania czasem spotkań może obejmować kilka etapów: identyfikację i klasyfikację spotkań w ewidencji czasu pracy, analizę ilościową i jakościową danych, wdrożenie wytycznych dotyczących zasad organizacji spotkań (np. czas trwania, maksymalna liczba uczestników, obligatoryjna agenda), oraz monitorowanie efektów zmian w sposób ciągły przy użyciu zintegrowanych narzędzi raportowych.

Oczywistym jest, że świadome zarządzanie czasem poświęcanym na spotkania powinno stanowić integralny element kultury zarządzania projektami opartej na danych. Redukcja nadmiarowych interakcji synchronicznych nie oznacza rezygnacji z komunikacji – przeciwnie, umożliwia jej lepsze dopasowanie do realnych potrzeb zespołów projektowych oraz zwiększa efektywność wykorzystania zasobów intelektualnych. Warto się jednak zastanowić nad przyczynami stale rosnącej ilości spotkań i telekonferencji. Zapewne łatwość tworzenia i uczestniczenia w spotkania online jest jedną z przyczyn takiego stanu rzeczy. To może  być wyjaśnienie, jednak zdarzenia z ostatnich dni skłoniły mnie do nieco głębszych rozważań. Może jest tak, że dla dużej części społeczności spotkania są lubianym, wygodnym, może łatwym elementem dnia. Przecież zupełnie normalne w życiu są sytuacje, w których nawet dwie bliskie sobie osoby postrzegają to samo zdarzenie w zupełnie inny sposób. Dla jednej osoby może być ono pełnią szczęścia, a dla drugiej najgorszym, spędzającym sen z powiek koszmarem i bez względu na to jak bardzo jest to szokujące, to w życiu należy to po prostu zrozumieć i uszanować, w firmie jednak możemy oczekiwać określonych postaw i działań.  Skoro nie możemy wykluczyć, że postrzeganie spotkań w firmie nie jest jednorodne, to być może dla niektórych osób możliwość biernego udziału w telekonferencjach i brak konieczności angażowania jest po prostu powszechnie dopuszczalną formą spędzania czasu w pracy bez nadmiernego wysiłku do której się przyzwyczaili. To smutne, ale jeśli tak jest, to argumentacja oparta o dane, będzie świetnym argumentem do użycia w procesie kształtowania świadomości pracowników i co o wiele ważniejsze w procesie budowania dobrych praktyk i wewnętrznych procedur dotyczących organizowania spotkań. System Wayman, dzięki swojej zdolności do integracji informacji o czasie pracy, strukturze projektowej i kosztach, stanowi kluczowe narzędzie wspierające ten proces.

Jak co tydzień zachęcam do kontaktu z Wayman i sprawdzenia w jaki sposób system zarządzania dedykowany dla sektora projektowo-inżynierskiego może usprawnić funkcjonowanie firmy i zwiększyć efektywność pracy zespołu oraz poprawić rentowność firmy.

autor: Piotr Bilon

Projekt i realizacja Spectrum Marketing | 2023 Wszelkie prawa zastrzeżone.

Poznaj system Wayman

Social media

Kontakt

email: contact@wayman.pl

telefon: +48 882 907 648

Wayman Sp. z o.o.

ul. Piotra Skargi 14/2, Gdynia

ul. Pawia 9, piętro 1, Kraków (Biurowiec High5ive)