RÓWNIEŻ NA BLOGU:
Co jest najważniejsze dla właściwego funkcjonowania systemu zarządzania w firmie projektowej?
Pytamy o tylko jeden składnik bardzo skomplikowanego systemu, który tworzą rozwiązania organizacyjne, wewnętrzne procedury, kultura organizacji, zaburzenia procesu i zmiany oraz wszystko co może powodować praca i fantazja ludzi. Mimo ogromnego poziomu skomplikowania tematu odpowiedź jest zaskakująco prosta – raportowanie.
Pisząc raportowanie mam na myśli rzetelne, zgodne z prawdą i co bardzo ważne, codzienne wprowadzanie wymaganych informacji. Projektanci powinni raportować każdego dnia, wprowadzać do systemu informacje prawdziwe, zgodne z ich najlepszą wiedzą. Najprostszym sposobem na osiągnięcie tego stanu jest wzięcie przez projektantów odpowiedzialności za dokumentowanie swojej pracy.
Co zrobić, by projektanci raportowali każdego dnia?
Oczekiwanie codziennego raportowania jest prawem każdego managera oraz częścią pracy każdego projektanta i inżyniera. Raportowanie pracy projektanta pozwala na prowadzenie nadzoru nad realizacją projektów i utrzymaniem ich w równowadze.
Codzienne raportowanie zapewnia najwyższą jakość danych. Pamięć ludzka jest zawodna i im więcej zadań na różnych projektach tym trudniej zapamiętać.
Poniżej prezentujemy kartę pracy z systemu Wayman, która służy użytkownikom systemu do codziennego zaraportowania pracy.
Karta pracy w systemie Wayman może również zostać uruchomiona w trybie Time Tracker jak na poniższym obrazu. Zasada raportowania jest taka sama aczkolwiek tryb Time Tracker umożliwia wykorzystanie mechanizmu start/stop do naliczania czasu poświęconego na dane zadanie.
Jakie są skutki braku codziennego raportowania?
Codzienne raportowanie znacznie utrudnia kreatywność sprawozdawczą i raportowanie godzin na zadania, na których pozostał budżet do wykorzystania, zamiast na zadania, na których z różnych powodów budżet został przekroczony. Zaburzanie rzeczywistości w ten sposób to niezwykle destrukcyjny dla biznesu firmy proceder, ma on opłakane skutki, a jedyne czego pozwala uniknąć to prawidłowe wnioski z realizacji projektów.
Większość dóbr materialnych wypracowywanych przez firmy bierze się z marży, w firmach, do których więcej pieniędzy wpływa niż wypływa pracuje się lepiej. Jeśli przez zakłamane raportowanie zarządy niewłaściwie oceniają rentowność projektów i wydajność pracowników, jeśli godziny z niedoszacowanych projektów są raportowane na projekty, na których budżet jest lepszy, to prędzej czy później w firmie zabraknie pracy lub pieniędzy.
Brak codziennego raportowania powoduje szereg zagrożeń i przypomina jazdę samochodem w taki sposób, że tylko od czasu do czasu spoglądamy na drogę. Jeśli mamy wielki samochód i droga jest prosta, to być może uda się nam dojechać z punktu A do B, ale w każdym przypadku jest to ryzykowne.
Codzienne raportowanie to czynność należąca do zbioru dobrych praktyk w firmach inżynierskich, jest to integralny element pracy inżyniera i dowód na to, że projektant bierze odpowiedzialność za swoją pracę. Jest to czynność o wiele łatwiejsza niż pokonanie licznych przeszkód jakie życie stawia nam w drodze do pracy, projektanci łatwo poradzą sobie z obowiązkiem codziennego raportowania, managerowie mają prawo i powinni tego wymagać.
Jakie jest najważniejsze uzasadnienie dla codziennego raportowania?
Najważniejszym uzasadnieniem dla takiego wymogu jest ważny interes firmy i konieczność budowy transparentnego i wiarygodnego obrazu sytuacji firmy. Jeżeli inwestujemy środki w systemy wspomagające zarządzanie i nie wymagamy codziennego raportowania to powinniśmy się liczyć z tym, że naturalną konsekwencją takiej sytuacji będzie niska jakość danych wejściowych i niewielka użyteczność systemów wspomagających zarządzanie.
Projekt i realizacja Spectrum Marketing | 2023 Wszelkie prawa zastrzeżone.
Poznaj system Wayman
Social media
Wayman Sp. z o.o.
ul. Piotra Skargi 14/2, Gdynia
ul. Pawia 9, piętro 1, Kraków (Biurowiec High5ive)