RÓWNIEŻ NA BLOGU:
Co jest elementem kluczowym we wdrożeniu systemu wspomagającego proces projektowania w firmie inżynierskiej z perspektywy kontrolingowej?
Bardzo często zadając w trakcie wdrożeń pytanie będące tytułem dzisiejszego wpisu od razu słyszymy „dokładnie takie jak chcemy raporty” , to jest oczywiście błędna odpowiedź. Wprowadzenie nowego systemu wspierającego procesy projektowe w firmie to złożone przedsięwzięcie, które wymaga staranności i uwagi na wielu płaszczyznach. Z perspektywy kontrolingowej kluczowym elementem tego procesu jest nie tylko tworzenie raportów, ale przede wszystkim jakość danych, które stanowią fundament wszelkich analiz i decyzji. W tym wpisie przyjrzymy się, jakie czynniki wpływają na zapewnienie wysokiej jakości danych oraz jak można je skutecznie wprowadzać do systemu.
Czynnikiem decydującym o efektywnym funkcjonowaniu każdego systemu informatycznego jest zapewnienie wysokiej jakości danych. W kontekście firm projektowych, gdzie każdy projekt generuje ogromne ilości informacji, niezbędne jest, aby dane były wiarygodne i aktualne. Wysoka jakość danych zapewnia nie tylko lepszą analizę, ale także poprawia podejmowanie decyzji, minimalizując ryzyko błędów.
Kluczowe dla zapewnienia wiarygodności danych działania to skrupulatne, zgodne ze stanem faktycznym dokumentowanie wprowadzanych danych. Przemyślany system zatwierdzeń i rozsądny, ukierunkowany na budowanie świadomości istotności wprowadzonych danych i ich wpływu na sukces bądź porażkę firmy. Każda informacja wprowadzana do systemu powinna być opatrzona informacjami o tym, kto i kiedy ją wprowadził. Dzięki temu możliwe jest śledzenie źródła danych oraz identyfikacja potencjalnych błędów. Wprowadzenie systemu zatwierdzeń pozwala na dodatkową weryfikację danych przed ich finalnym zatwierdzeniem. Pracownicy odpowiedzialni za dane powinni mieć możliwość przeglądania i zatwierdzania informacji wprowadzonych przez innych, co zwiększa ogólną wiarygodność systemu. Niezwykle ważne jest, aby pracownicy byli świadomi znaczenia wprowadzania wysokiej jakości danych. Regularne szkolenia i warsztaty mogą pomóc w zrozumieniu, jak ważne są dokładne i rzetelne informacje.
Kolejnym ważnym aspektem jest terminowość, z jaką dane są wprowadzane do systemu. Nawet najbardziej wiarygodne dane mogą stracić na wartości, jeśli są opóźnione. Aby zapewnić terminowe wprowadzanie danych, warto zainwestować w kilka rozwiązań. Automatyczne przypomnienia mogą pomóc pracownikom w regularnym aktualizowaniu danych. Alerty wysyłane w określonych interwałach czasowych przypominają o konieczności wprowadzenia lub zatwierdzenia danych. Zachęcanie pracowników do terminowego uzupełniania informacji w systemie może przyczynić się do poprawy jakości danych. Może to być realizowane poprzez wprowadzenie systemów nagród lub innych form motywacji.
Ostatecznie kluczowym elementem wdrożenia systemu jest stworzenie narzędzia, które będzie dostarczało wiarygodnych danych w czasie rzeczywistym. Takie narzędzie powinno zapewnić skuteczne pozyskanie informacji z systemów źródłowych, współpraca z innymi systemami używanymi w firmie, to funkcjonalność pozwalająca uniknąć dublowania pracy i zapewnić ciągły przepływ informacji. Istotny jest także intuicyjny i przyjazny dla użytkownika interfejs, który ułatwia pracownikom wprowadzanie danych oraz przeglądanie i analizowanie informacji. Pomimo że raporty nie są kluczowym elementem procesu, to jednak dobry system powinien umożliwiać generowanie różnorodnych raportów, które mogą pomóc w monitorowaniu efektywności projektów oraz analizie danych.
Wdrożenie systemu wspomagającego proces projektowania w firmie projektowej to złożony proces, który wymaga zwrócenia uwagi na wiele aspektów. Kluczowym elementem z perspektywy kontrolingowej są dane — ich jakość, wiarygodność i terminowość wprowadzania. Przez odpowiednie dokumentowanie, wprowadzenie systemów zatwierdzeń oraz motywację pracowników, można osiągnąć wysoką jakość danych, co w konsekwencji przyczyni się do sukcesu całego przedsięwzięcia. Warto zainwestować w narzędzia, które ułatwią ten proces i będą podstawą prawidłowego funkcjonowania działu kontrolingu. Wdrożenie systemu to nie tylko kwestia technologii, ale także ludzi i procesów, które go wspierają. Zrozumienie znaczenia jakości danych i ich roli w podejmowaniu decyzji to fundament skutecznego zarządzania w każdej firmie projektowej.
autor: Piotr Bilon
Projekt i realizacja Spectrum Marketing | 2023 Wszelkie prawa zastrzeżone.
Poznaj system Wayman
Social media
Wayman Sp. z o.o.
ul. Piotra Skargi 14/2, Gdynia
ul. Pawia 9, piętro 1, Kraków (Biurowiec High5ive)