RÓWNIEŻ NA BLOGU:
Analiza użycia systemu ERP w biurze projektowym.
Analiza w kontekście systemu ERP
Myśląc o analizie w kontekście systemów wspierających zarzadzanie pierwszą myślą jest analiza przedwdrożeniowa. Działanie poprzedzające rozpoczęcie współpracy z dostawcą oprogramowania jest istotnym elementem zwiększającym szanse na sukces wdrożenia, szczególnie w sytuacji w której wdrażane jest rozwiązanie uniwersalne, w takiej sytuacji przeprowadzanie analizy przedwdrożeniowej jest bezwzględną koniecznością. W przypadku systemów dedykowanych wspieranie zarządzania precyzyjnie określonym rodzajem firmy analiza przedwdrożeniowa może mieć ograniczony charakter lub być przeprowadzona w ograniczonym zakresie, przed uruchomieniem poszczególnych modułów w trakcie wdrażania systemu. Jednak nawet w przypadku systemu takiego jak Wayman, który jest rozwiązaniem dedykowanym firmom projektowo inżynierskim istnieją sytuacje, w których analiza przedwdrożeniowa jest zalecana. Dotyczy to w szczególności większych organizacji o bardziej złożonej strukturze organizacyjnej i rozbudowanej sprawozdawczości.
Analiza użycia systemu ERP
Należy mieć jednak świadomość, że analiza przedwdrożeniowa nie jest jedynym rodzajem analizy realizowanej w firmach używających lub zamierzających używać system ERP. W tym wpisie chcę skoncentrować się na bardzo ważnej i jednocześnie niezwykle często pomijanej analizie sposobu użycia systemu ERP. U podstaw analizy leży zmienność w czasie potrzeb użytkowników i naturalna tendencja do zmniejszania stopnia wykorzystania funkcjonalności pomocniczych, które mogą być stosowane i bardzo pomocne ale tylko w określonych sytuacjach, np.: wystąpienia zmian lub realizacji określonych rodzajów projektów. Dobrym przykładem zmieniających się okoliczności w firmie projektowej może być wejście firmy projektowej, realizującej dotychczas kontrakty polegające na świadczeniu usług inżynierskich rozliczanych w oparciu o raporty godzinowe, w kontrakty o jednoznacznie zdefiniowanym zakresie i ustalonej cenie, które niosą z sobą zupełnie inne obowiązki zarządcze, sprawozdawcze przy zwiększonym ryzyku i potencjalne na wypracowanie większej marży i dodatkowych strumieni przychodu. Przykłady można mnożyć, ale meritum sprowadza się do tego, że warto jest cyklicznie, raz na rok, raz na dwa lata lub w innych interwałach dokonać analizy użycia systemu ERP odnosząc je do aktualnych okoliczności.
Najważniejsze elementy analizy użycia systemu ERP
Przystępując do analizy użycia systemu ERP należy w pierwszej kolejności zaktualizować potrzeby firmy, przeprowadzić wywiad z zarządem i kadrą kierowniczą skierowany na sposoby wykorzystania i przydatność systemu. Równolegle analityk rozpoczyna analizę bazy danych przeglądając zapisy w bazie danych użytkownika. Na tym etapie analizy klient uzyskuje odpowiedź na następujące pytania:
-
Czy podstawowe elementy cyklu PDCA zgodne z zasadami zarzadzania Wayman są stosowane?
-
Jakie z potrzeb firmy są zaspokajane przy pomocy systemu?
-
Czy procesy użycia systemu ERP są efektywne?
-
Jakie z potrzeb nie są zaspokajane przy pomocy systemu ERP?
-
Czy można określić przewidywalne zyski wynikające z wprowadzenia zmian w sposobie użycia systemu?
W kolejnym kroku zarząd otrzymuje propozycję działań prowadzących w opinii analityka do zwiększenia efektywności użycia systemu. W przypadku Wayman wynik analizy stanowi początek działań prowadzących do ustalenia planu działań, które mogą obejmować szkolenia, powtórne wdrożenia porzuconych funkcjonalności, wdrożenie istniejących rozwiązań lub raportów, wytworzenie nowych funkcjonalności i ich implementacja. Jak w każdym projekcie istotne jest określenie priorytetów i zapewnienie by rzeczywiste zyski były wyższe od nakładów inwestycyjnych. Użytkownicy Wayman w wersji Enterprise i Pro mają zapewnione cykliczne analizy użycia systemu Wayman, które są elementem usługi wchodzącej w skład pakiety Support Premium. Poczynając od lutego 2023 udostępniamy możliwość przeprowadzenia analizy użycia systemu Wayman także dla użytkowników Wayman Basic. Zachęcamy do kontaktu i przeprowadzenia analizy użycia sytemu Wayman.
Zalety przeprowadzenia analizy użycia systemu ERP
-
Określenie efektywności użycia systemu
-
Podniesienie motywacji i zaangażowania załogi i personelu zarządzającego
-
Zwiększenie świadomości użytkowników
-
Opracowanie planu zwiększenia efektywności użycia systemu
Projekt i realizacja Spectrum Marketing | 2023 Wszelkie prawa zastrzeżone.
Poznaj system Wayman
Social media
Wayman Sp. z o.o.
ul. Piotra Skargi 14/2, Gdynia
ul. Pawia 9, piętro 1, Kraków (Biurowiec High5ive)