RÓWNIEŻ NA BLOGU:
O czym warto pamiętać przygotowując budżety w firmach projektowych?
Budżetowanie projektów w wielobranżowych firmach inżynierskich to zadanie kluczowe dla utrzymania rentowności i stabilności finansowej całej organizacji. Tworzenie realistycznych budżetów wymaga uwzględnienia wielu zmiennych, ponieważ te organizacje często współpracują z licznymi branżami i specjalizacjami, takimi jak budownictwo, mechanika, elektryka czy inżynieria środowiskowa. W dzisiejszym artykule przedstawimy najważniejsze kroki oraz wyzwania związane z przygotowaniem budżetów projektowych, które mogą pomóc zarządzającym lepiej planować i realizować projekty.
Czynnością rozpoczynającą proces budżetowania prac projektowych w wielobranżowych firmach inżynierskich zaczyna się od dokładnej analizy projektu. Na tym etapie, kierownik projektu i współpracujący z nim główni specjaliści branżowi powinni określić zakres prac, określając jakie prace i usługi będą wymagane w ramach projektu. Podzielić projekt na główne etapy/fazy, co pozwala zarówno na lepsze planowanie finansów, jak i zdefiniowanie pakietów dokumentacji/tomów, które są przekazywane w toku realizacji projektu i mogą być połączone z harmonogramem płatności. Niezwykle ważną kwestią jest wstępne określenia zapotrzebowania na zasoby, odpowiedź na pytanie jakie będzie zapotrzebowanie na zasoby personalne i materialne. Mimo, że istnieją różne metody tworzenia budżetu, na przykład wskaźnikowe, wynikające z przewidywanego zaangażowania pracowników, oparte na metodach statystycznych, standardach dotyczących kosztów, normach branżowych, dokumentach specyficznych dla poszczególnych sektorów inżynierii to rzeczywistość jest taka, że bez dokładnej analizy omawianych na początku tego akapitu elementów nie można stworzyć realistycznego budżetu.
Koszty realizacji projektu dzieli się zazwyczaj na cztery główne kategorie. Pierwsza grupa kosztów to koszty osobowe, należą do niej wynagrodzenia dla pracowników, w tym wynagrodzenia dla inżynierów, projektantów, konsultantów i pracowników administracyjnych. Warto wskazać, że dla każdej grupy można zdefiniować koszty bezpośrednie projektu jak i koszty ogólnozakładowe. Kolejną grupą są koszty materiałowe, pozornie wydaje się, że w pracy inżynierskiej nie jest to istotny składnik kosztów, ale jeśli uwzględnimy koniczność zakupu np.: oprogramowania wspierającego projektowania potrzebnego do realizacji projektu, np. sprzęt, skanery laserowe, oprogramowanie, licencje itp. to może się okazać, że w skład tej grupy wchodzą pokaźne kwoty. Następny zbiór kosztów to usługi zewnętrzne. Istotność tych kosztów wzrasta zawsze, gdy w projekt zaangażowane są zewnętrzne firmy konsultingowe lub dostawcy specjalistycznych usług. Ostatni składnik kosztów, który obligatoryjnie należy uwzględnić to rezerwy na nieplanowane wydatki, które mogą pojawić się w trakcie realizacji projektu.
Dzisiaj piszemy o budżetowaniu w firmach wielobranżowych, maja one swoją specyfikę o w procesie budżetowania muszą one uwzględniać współpracę między różnymi działami oraz specjalistami. Każda branża może wymagać innych zasobów i specyficznego podejścia, dlatego ważne jest, aby budżet odzwierciedlał unikalne potrzeby każdej specjalizacji.
Następna istotna kwestia to ryzyko, które stanowi stały element każdego projektu, zwłaszcza w wielobranżowych firmach inżynierskich, gdzie istnieje wiele zmiennych i nieprzewidywalnych czynników. Przygotowując budżet, należy przeprowadzić analizę ryzyka, aby ocenić, które elementy mogą wpłynąć na wzrost kosztów. Do najczęściej spotykanych rodzajów ryzyka należą: ryzyko techniczne, ryzyko niedotrzymania terminów i ryzyko rynkowe. Dobre zarządzanie ryzykiem to także umiejętność określenia rezerwy budżetowej, która może zostać przeznaczona na pokrycie dodatkowych kosztów.
W miarę postępu projektu, budżet wymaga monitorowania i kontroli. W przypadku firm wielobranżowych szczególnie ważna jest regularna analiza wydatków, aby możliwie wcześnie identyfikować odchylenia od planu i minimalizować zbędne koszty. Skuteczne narzędzia kontrolne obejmują nierozerwalnie związane z realizacją cyklu PDCA działania kontrolne i sprawne porównywanie planu do realizacji.
Budżetowanie projektów w wielobranżowych firmach inżynierskich jest skomplikowanym procesem, który wymaga skrupulatności, współpracy między działami i umiejętności zarządzania ryzykiem. Kluczowe elementy, takie jak wstępna analiza, precyzyjne szacowanie kosztów, optymalizacja zasobów oraz monitorowanie wydatków, są niezbędne dla zapewnienia rentowności projektów. Firmy, które efektywnie zarządzają swoimi budżetami, zyskują przewagę konkurencyjną i są lepiej przygotowane na zmienne warunki rynkowe oraz rosnące oczekiwania klientów. Myślę, że będziemy na naszym blogu wracać do tematyki budżetów i przyjrzymy się temu w jaki sposób w systemie Wayman wygląda cykl życia budżetu, który funkcjonuje pod wieloma postaciami w trakcie realizacji procesu projektowania.
Na sam koniec chciałbym podkreślić, że budżet ma zawsze swoją stronę kosztową, na którą składają się opisane w tym wpisie składniki kosztów i zawsze musi mieć swoją stronę przychodową, którą także można szacować na wiele różnych sposobów, w zależności od specyfiki realizacji prac projektowych na danym rynku i w danym sektorze inżynierii. Porównanie strony przychodowej i kosztowej pozwala określić przewidywana marżę, jej wypracowanie w ramach każdego projektu, tak samo jak o dotrzymanie terminu i wymagań jakościowych powinno być celem całej firmy.
autor: Piotr Bilon
Projekt i realizacja Spectrum Marketing | 2023 Wszelkie prawa zastrzeżone.
Poznaj system Wayman
Social media
Wayman Sp. z o.o.
ul. Piotra Skargi 14/2, Gdynia
ul. Pawia 9, piętro 1, Kraków (Biurowiec High5ive)